Arbeitnehmer online

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Hallo, wir haben über 220 Mitarbeiter und ich würde gerne "Arbeitnehmer online" einführen. Allerdings möchten zum jetzigen Zeitpunkt nur eine Handvoll Arbeitnehmer dieses Angebot nutzen. Diese Arbeitnehmer kann ich einzeln freischalten, aber was ist in den Mandantendaten? Bei Freischaltungsbeginn steht, dass JEDER Arbeitnehmer ab dem eingetragenen Freischaltungsbeginn bis zu zwei Registrierungsbriefe erhält. Was heißt hier JEDER? Alle, die ich freischalte oder wirklich alle?

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Alle, die Sie freischalten. Dass machen Sie ja auch in LODAS in den Stammdaten des AN.

Exakt so, wurde das von uns auch getestet und klappt (seit geraumer Zeit) reibungslos.

Ich persönlich würde es aber nicht mehr über den elektr. Personalausweis (obwohl es sicherer nicht geht).

Viel Spass damit, ich find´s immer noch klasse!

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Guten Morgen Herr Hofmeister,

auch wenn es etwas am Thema vorbeigeht, aber unter der Überschrift passt es ja irgendwie schon. Sie schreiben so schön:

Viel Spass damit, ich find´s immer noch klasse!

Ich möchte mir daher erlauben, dazu einfach mal rückzufragen. Ich könnte mir vorstellen, dass es noch ein paar Interessierte dazu gibt.

Wir setzen Arbeitnehmer online noch nicht ein., So wirklich konnte mich das auch noch nicht überzeugen. Erst nur der Zugriff über den neuen Personalausweis, den kaum jemand hatte und dann das Problem der Portabilität für den Arbeitnehmer, wenn er beim Arbeitgeber ausscheidet.

Bei Mandanten kommt ganz häufig auch die Aussage, dass sich das ja bei den paar Abrechnungen nicht lohnt. Andere sagen, wir verteilen die.

Habe Sie es geschafft, alle Mandanten zu überzeugen?

Worin sehen Sie die Vorteile?

Wie sieht es mit Rückfragen bei technischen Problemen / Bedienungsproblemen aus? Werden diese aus der Kanzlei beantwortet und wenn ja, wie wird dieses in der Honorargestaltung berücksichtigt?

Was sollte man Ihrer Meinung unbedingt bei einer Einführung berücksichtigen?

Es würde mich freuen, wenn Sie ein paar Infos geben könnten.

Vielen Dank.

Mit freundlichen Grüßen

T. Reich

[#4]

Guten Tag Herr Reich,

also, wir nutzen AN-Online bei Mandaten, wenn diese den entsprechenden Wunsch äußern. Da hängt natürlich auch vom Mandantentyp (nicht der DATEV-Mandantentyp)ab.

Vorteile von AN-Online sind nach unserer Meinung einfach die unkomplizierte Zurverfügungstellung der Gehaltsabrechnungspapier. Nicht mehr und nicht weniger. Das Freischalten ist unkompliziert und funktioniert auch selektiv (es nutzen dann nur die Arbeitnehmer, die es wollen).

Was total unpraktikabel war: der elektronische Personalausweis, für den man dann natürlich immer noch ein Lesegerät benötigte. Das hat sich mittlerweile durch PIN-Verfahren geändert.

Was gar nicht geht: Aufbewahrungsfrist der DATEV von nur 2 Jahren. Das ist m.E. das größte Manko dieses Systems. Es kann nicht sein, dass ein Arbeitnehmer sich nach 2 Jahren wiederum Gedanken darüber machen muss, wie er dieses Unterlagen nun archiviert. Da zeigt sich DATEV aber uneinsichtig. Schade. Ich hoffe zumindest dass sich diese engstirnige Haltung irgendwann mal einstellen wird.

Arbeitnehmerwechsel: Da der Zugang ja dem AN zugeordnet ist und nicht dem Arbeitgeber dürfte ein Wechsel zu einem neuen DATEV-abrechnenden Arbeitgeber kein grosses Problem darstellen. Vielleicht äußert sich dazu ja mal ein DATEV-Mitleser hier!

Letztendlich ist AN-Online nur eine weitere Plattform. Ob sie für einen Arbeitnehmer unbedingt nötig ist, muss jeder für sich selbst entscheiden.

[#5]

Guten Tag Herr Hofmeister,

erst einmal vielen Dank für die ausführliche Erläuterung.

Dann ist es also bei Ihnen ein weiteres Angebot an den Mandanten, was dieser nutzen kann. Es wird aber nicht aktiv bei bestehenden Mandanten vermarktet, weil es so große Vorteile für die Kanzlei bringt.

Was gar nicht geht: Aufbewahrungsfrist der DATEV von nur 2 Jahren.

Stimmt, an die zwei Jahre hatte ich nicht mehr gedacht. Das war auch ein Punkt der uns gestört hat.

Letztendlich ist AN-Online nur eine weitere Plattform. Ob sie für einen Arbeitnehmer unbedingt nötig ist, muss jeder für sich selbst entscheiden.

Schade, und ich dachte schon, Sie hätten damit den großen Renner gelandet und alle Arbeitnehmer warten nur auf das Portal.

Ich wünsche noch einen schönen Tag.

Mit freundlichen Grüßen

T. Reich

[#6]

Nein, ein grosser Renner ist es nicht.

M.E. wäre es auch ausreichend, wenn Gehaltsabrechnungen standardisiert per Email und vom AN hinterlegten Passwort versendet werden würden. Wer das dann haben will, braucht dann nicht ein solches Portal, was nur 2 Jahre lang die Unterlagen vorhält. Was Quatsch ist (nur für 2 Jahre die Daten vorzuhalten). So schreckt man eigentlich jeden vor Nutzung des Portals ab.

Immerhin ein Ansatz. Ausbaufähig.

[#7]

Hallo die Herren,

die Auswertungen in Arbeitnehmer Online werden mittlerweile über einen Zeitraum von 10 Jahren gespeichert.

Siehe Dokument 1071222 (letzter Satz im Absatz "Textform nach § 126b BGB").

Viele Grüße

Uwe Lutz

[#8]

Aussage eines DATEV-Mitarbeiters per Servicekontakt pro vom 22.12.2015:

"auf frühere Jahre als das Vorjahr, kann nicht zurückgegriffen werden."

Kontakt-ID etc. kann (noch) belegt werden.

[#9]

https://www.datev.de/web/de/datev-shop/personalwirtschaft/arbeitnehmer-online/

Auch hier wird unter "Leistungen" auf den 10-Jahres-Zeitraum verwiesen.

[#10]

Danke Herr Lutz! Die Frage ist nur, ob man auch 10 Jahre darauf online zugreifen kann. Wie gesagt, laut Aussage der Datev ja nur 2 Jahre......

Ich habe den Kontakt nochmals als Rückfrage an die DATEV weitergegeben......

[#11]

Hallo Community,

zunächst möchte ich gerne die Aussage von Herrn Lutz bestätigen: Die Archivierung der Auswertungen wurde auf 10 Jahre erweitert.

Zu den Freischaltungen einzelner Arbeitnehmer - Im Programm LODAS gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Über die Personaldaten unter Personaldaten | Personaldaten im Register Arbeitnehmer online
   Erfassen Sie hier im Feld Freischaltung den Eintrag ja und außerdem den abweichenden Freischaltungsbeginn für diesen Arbeitnehmer.
2. Über die Mandantendaten unter Mandantendaten | Auswertungssteuerung | Zusatzeinstellungen im Register Arbeitnehmer online (Empfohlen, wenn der Großteil der Arbeitnehmer freigeschalten wird)
   Erfassen Sie hier den Freischaltungsbeginn für die Arbeitnehmer. Zusätzlich ist für die Personalnummern, die nicht für das Verfahren freigeschalten werden, im Feld Freischaltung unter Personaldaten | Personaldaten im Register Arbeitnehmer online ein nein zu hinterlegen.

@T. Reich: Vielleicht hilft Ihnen für die Überzeugung Ihrer Mandanten folgende Seite weiter: https://www.datev.de/web/de/top-themen/steuerberater/weitere-themen/personalwirtschaft/zusammenarbeit-gestalten/nach-der-lohnabrechnung/datev-arbeitnehmer-online/

@Herr Hofmeister: Bei einem Arbeitgeberwechsel kann der Arbeitnehmer deregistriert werden, nachdem er seine Dokumente heruntergeladen hat.

Mehr Informationen finden Sie auch im folgenden Dokument:
1070847 - Informationen zur Nutzung von DATEV Arbeitnehmer online "Meine Abrechnungen"

1070394 - Auswertungen und Hinweise in Arbeitnehmer online bereitstellen

Freundliche Grüße

Monique Schauer
Personalwirtschaft
DATEV eG

[#12]

Vielen Dank noch einmal an alle für die Hinweise.

@ Frau Schauer, vielen Dank für die Informationen , es ging mir hier aber mehr um die Erfahrungen anderer Berater mit der aktiven Ansprache der Mandanten zu diesem Themenkomplex bzw. den Mehraufwand durch Rückfragen seitens Mandanten / Arbeitnehmer.

Ich glaube aber, dass das Problem was Herr Hofmeister schildert, richtig ist. Der Arbeitnehmer muss spätestens bei einem Arbeitgeberwechsel seine Gehaltsabrechnungen doch wieder woanders sichern. Hier wäre glaube ich, der Ansatz zu suchen:

1. Neuer Arbeitgeber nutzt Datev für Gehaltsabrechnungen. Arbeitnehmer kann seinen bisherigen Zugang weiter nutzen, auch mit den alten Abrechnungen.

2. Neuer Arbeitgeber nutzt kein Datev für Gehaltsabrechnungen. Arbeitnehmer kann sein "Postfach" selbst mieten. Ggf. mit der Möglichkeit die neuen Gehaltsabrechnungen dort abzulegen.

Ich glaube erst mit solchen Möglichkeiten würde das System der Renner. Von Möglichkeiten, wie z. Bsp. Kommunikation, Adressänderungen etc. mal abgesehen.

Einen schönen Arbeitstag.

Mit freundlichen Grüßen

T. Reich

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Volle Zustimmung! Alles andere ist auch wirklich nur eine "Testplattform". Aber es gibt durchaus technik-cloud-affine Menschen, die das sicherlich gut finden oder mit anderen Worten "total drauf abfahren würden"....

Zumindest liegen die Daten sicher (aber dann auch nur über den elektr. Personalausweis).

Ich hoffe, dass das zumindest irgendwann noch ausgebaut wird. Beworben wird das Portal ja schon "wie Bolle". Es lassen sich darüber ja auch schon Reisekosten erfassen (oder war das auch nur wieder Werbung).....

Ich schau auf der CEBIT nochmal am entsprechenden Stand vorbei.......

[#14]

Es lassen sich darüber ja auch schon Reisekosten erfassen (oder war das auch nur wieder Werbung).....

So weit mir bekannt ist, ist das im Pilot. Auch eine Erfassung von Anschriftenänderungen u.ä. ist wohl geplant.

Ich schau auf der CEBIT nochmal am entsprechenden Stand vorbei.......

Ja, dort werde ich den halben Freitag am entsprechenden Stand verbringen. Zwei Vorträge und 1 Workshop bzgl. Digitalisierung.

Bin mal gespannt...

[#15]

Ne handvoll pdfs könnte man ja eigentlich auch selber hosten

[#16]

Ja, dort werde ich den halben Freitag am entsprechenden Stand verbringen.

Wollen Sie denn nicht zum Drone-Center?

[#17]

Guten Morgen,

Wollen Sie denn nicht zum Drone-Center?

das hatte ich nicht auf dem Schirm. Wäre mit Sicherheit interessant, aber ich habe leider nur einen Tag. Neben der Arbeit kommt halt als Vergnügen:

Ein halber Freitag Hetze durch die Hallen, um überhaupt noch was zu sehen. So ist das halt beim ersten Besuch auf der Cebit.

Viele Grüße

T. Reich

[#18]

Gute Planung ist alles. Wenn man sich nur 'treiben' lässt, hängt man als Steuerfuzzi doch nur bei den Steuerfuzzis rum u. schafft maximal noch ein c't Abo

[#19]

Hetze auf der CeBit? Na, die Zeiten sind doch schon lange vorbei! Ein halber Tag lohnt sich m.E. aber auch nicht!

Soviel Zeit muss sein. Oder gar nicht.

Und viel neues (bei DATEV) wird es wahrscheinlich auch nicht geben. Jetzt wo die "Pro"-Umstellung doch gelaufen ist. Und bis die nächsten "guten" Neuerungen z.B. in der EO bzw. Pro-Check kommen, wird's wahrscheinlich noch ein wenig dauern....

Trotzdem interessant!

[#20]

•   18.03.2016 von 10:00 - 10:45 Uhr,
    Digitaler Belegaustausch im Lohn und mehr, 1 Teilnehmer
• 
    18.03.2016 von 11:00 - 11:45 Uhr,
    Kanzleiorganisation im digitalen Wandel, 1 Teilnehmer
• 
    18.03.2016 von 13:15 - 14:00 Uhr, Zukunftsperspektiven
    Lohnabrechnung, 1 Teilnehmer

Wie man sieht, strammes Programm. Naja, ich habe mir das selbst so eingebrockt. So bleibt halt nur noch ein halber Tag für den "Rest". Nur 2 Tage Cebit funktioniert leider nicht. Vielleicht beim nächsten Mal. Der Besuch ist nun mal leider nicht nur Freizeit. Vielleicht beim nächsten Mal.

Da ich sonst nichts spezielles auf der Cebit vorhatte, werde ich mich einfach mal treiben lassen. Aber nach den Datev-Terminen nur mit mir als "Steuer-Fuzzi".

Allen viel Spaß auf der Cebit.

[#21]

Ich hab auch noch ein Problem mit Arbeitnehmer online. (Wir arbeiten mit LODAS).

Bei einem Mandanten haben sich etwa die Hälfte für Arbeitnehmer online interessiert und sich auch registriert. Mein Problem ist nun, dass ich von den registrierten Arbeitnehmern in dem Auswertungsprogramm nicht mehr die Gehaltsabrechnung (Gehaltszettel - Auswertung 10) trotz Schlüsselung Rückübertragung (daran wurde nix geändert) sehen kann.

Wie bekomme ich diese "Gehaltszettel" wieder in das Abrechnungsprogramm? (Ich selber arbeite nicht mit Unternehmen online.) Ich kann keine Fragen zu den Abrechnung beantworten, weil ich diese nicht sehe!

Unter Mandantendaten | Auswertungssteuerung | Zusatzeinstellung im Reiter Arbeitnehmer online habe ich unter "Angaben zum Druck" das Häkchen gesetzt, dass ich "Auswertungen gemäß Auswertungssteuerung zusätzlich ausgeben" haben möchte. Ich hab darunter verstanden, dass ich meine fehlenden Gehaltszettel der Teilnehmer von Arbeitnehmer online wieder sehen kann. Leider hat dieses Häkchen nicht den gewünschten Effekt gehabt.

[#22]

Guten Tag DATEV-Community,

wir versuchen seit einiger Zeit das Produkt "AN-Online" bei unseren Mandanten zu platzieren.

Das Interesse ist da, die entscheidende Frage ist aber immer: Inwieweit können Sie uns die Lohnabrechnung dadurch günstiger anbieten? Die Frage der Mandanten ist durchaus berechtigt, denn die Mitarbeiter erhalten keine typischen kuvertierten Umschläge mehr mit Ihren Lohn- Gehaltsabrechnungen, sondern loggen sich papierlos in das AN-Online Portal ein. Im Schnitt sind es 1,5 Seiten gedruckte Seiten pro Arbeitnehmer, die sich die AN jetzt nicht mehr in ausgedruckter Form sondern nur noch im Online-Portal anschauen können.

In der Beantwortung der Preisfragen unserer Mandanten sind wir nicht sicher:

[XXX]*

Geändert von Laura Klaus (DATEV eG) am 19.05.2016 um 10:55 Uhr.

Liegen wir mit unserer Preisvermutung richtig? Gibt es irgendwelche Kosteneinsparungen bei unserer DATEV-Rechnung, wenn wir als Kanzlei unseren Mandanten den Umstieg auf "Arbeitnehmer-Online" nahelegen?
Leider konnte uns da auch keiner von der DATEV so richtig helfen.

Danke an alle

[#23]

*Hallo Community,

aufgrund genossenschaftsrechtlicher Vorschriften sind Preise von DATEV-Produkten nicht immer für die Öffentlichkeit zugänglich. Wir behalten uns daher vor, in der Community genannte Beträge in einzelnen Fällen unkenntlich zu machen. Wenden Sie sich bitte mit Preisanfragen direkt an uns.

Viele Grüße
Laura Klaus
Personalwirtschaft
DATEV eG

[#24]

Kann man den Beitrag dann nicht in eine geschlossene Gruppe verschieben?

Die Frage ist ja durchaus interessant und auch von Interesse.

Man kann ja nicht immer so formulieren und dann den Preis "blumig umschreiben".....

Und ein Link auf die Serviceseite ist ja nicht gerade förderlich.....

[#25]

Hallo zusammen,

vielen Dank für den Vorschlag!
Aufgrund der bisherigen Beiträge möchten wir diesen nicht in ein anderes Forum verschieben. Sie können die Diskussion gerne unter einem neuen Thread in der geschlossenen Gruppe Kollegen helfen Kollegen fortsetzen.

Freundliche Grüße aus Nürnberg
Laura Klaus
Personalwirtschaft
DATEV eG

[#26]

Wir haben die Anfrage über den Service-Kontakt gestellt und werden die Antwort ohne Nennung genauer Preise hier posten.

Im Wesentlichen geht es ja um folgende allgemeine Frage: Lohnt sich die Umstellung auf AN-Online in finanzieller Hinsicht für die Kanzlei und damit ggf. auch für die Mandanten? Unsere jetzige Vermutung anhand der Preisliste ist: Die Einsparungen durch den Wegfall der Druckkosten werden durch Zusatzgebühren für AN-Online quasi aufgewogen. Keinesfalls kann man also seinen Mandanten die Lohnabrechnung mit AN-Online günstiger anbieten.

Wir bezweifeln, dass diese Preisgestaltung seitens DATEV viele Arbeitgeber dazu veranlassen wird, möglichst bald auf AN-Online umzustellen. Aber das wird der Markt schon zeigen.

[#27]

mosachse, aufgrund der bisherigen Diskussionen im Umfeld Kanzlei/Mandant/Interessenten kann ich Ihnen nur zustimmen!

Das Verfahren ist m.E. zu kompliziert (weil "absolut" sicher). Diese Sicherheit kostet. Und der vermeintliche Nutzen wird durch die Kosten kompensiert.

Um es reizvoll zu machen, muss man es auch über einen "Anreiz"preis realisieren. Ob es dann auch angenommen wird, wage ich aber wiederum zu bezweifeln. Schaut man sich mal an, wie andere Unternehmen das regeln, so kann man eigentlich nur staunend zur Kenntnis nehmen, dass es dem AN egal ist, wie er/sie an die Abrechnung kommt.....

[#28]

Hallo,

aus finanzieller Sicht könnte sich bei den folgenden Fällen AN-online für die Kanzlei lohnen:

1. Die Abrechnungen werden über Datev direkt an die Arbeitnehmer verschickt. Hier entstehen Kosten für Druck und das tatsächliche Porto. Trägt die Kanzlei die Druckkosten wird es knapp, werden aber auch die Portokosten getragen lohnt es sich. Folglich lohnt es sich erst recht, wenn der Mandant bisher die Portokosten getragen hat und jetzt die Kosten für AN-online übernimmt. Dann spart sich der Berater die Druckkosten.

2. Druck und Kuvertierung erfolgt bisher in der Kanzlei. Dann können Sie ihre eigenen Druck-, Umschlags- und Arbeitskosten sparen. Der Mandant spart sich die Kosten der Verteilung der Abrechnungen an die Arbeitnehmer. Also ggf. "nur" Arbeitszeit.

3. Druck und Kuvertierung erfolgt über Datev. Dann spart man Druck- und Versandkosten.

Insbesondere im dritten Fall sollte der Mandant Unternehmen online nutzen und die Auswertungen werden ihm dort bereit gestellt.

Viele Grüße

T. Reich

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Hallo in die Runde,

wir sind auch gerade dabei, unsere Mandanten anzusprechen, ob diese denn nicht Interesse an AN-Online haben. Wir gehen dabei überhaupt nicht auf eine Preisersparnis bei der Erstellung der Abrechnungen ein. Wir versuchen dies mit Einsparpotentialen in der Arbeitszeit zu begründen:

1. Es erfolgt keine Verteilung der Abrechnungen mehr. Die Mitarbeiter haben diese im Online-Zugang.
2. Wir haben bei vielen Mandanten es so eingerichtet, dass Abrechnungen nur erstellt werden, wenn sich auch Änderungen ergeben. Es gibt immer mal wieder die Fälle, dass dennoch eine Abrechnung benötigt wird. In diesem Fall druckt der Mandant (oder wir) die Abrechnung über Unternehmen Online aus. Dies ist bei Nutzung von AN-Online nicht mehr notwendig, da dann den Mitarbeitern in jedem Monat (auch ohne Änderung) eine Abrechnung bereitgestellt wird.
3. Es gibt immer wieder Mitarbeiter, die jetzt ankommen, weil sie die Einkommensteuer-Erklärung für 2015 (oder 2014) machen wollen und die Lohnsteuerbescheinigung benötigen. Diese wurde (nach Aussage der Mitarbeiter) diesen natürlich nie ausgehändigt oder -bei "ehrlicheren" Mitarbeitern- mal wieder verlegt. Es wird also eine Kopie der Lohnsteuerbescheinigung benötigt, die entweder der Mandant oder wir erstellen müssen. Auch hier kann man sich entsprechende Arbeitszeiten einsparen.

Hier müssen die Mandanten eben entscheiden, ob dies für sie ausreichend ist, um auf AN-Online umzustellen.

Für uns ist dies nicht so entscheidend, da wir bei dem größten Anteil unserer Mandate ohnehin einen Mandantendirektversand eingerichtet haben, so dass wir keine bzw. nur sehr wenig Zeitersparnis für den Druck und Versand der Abrechnungen haben.

Letztlich ist es für uns nur eine Möglichkeit, die wir unseren Mandanten anbieten, um selbst etwas Zeit zu sparen und ggf. frühzeitig auf eine moderne Art der Übersendung der Lohnabrechnungen umzustellen.

Viele Grüße

Uwe Lutz

[#30]

Hallo,

ich habe eine andere Frage zum Thema Arbeitnehmer online.

Wie können wir einen bereits registrierten Arbeitnehmer wieder "zurück setzen"? Er möchte also wieder zurück zum Postversand.

Vielen Dank für hilfreiche Antworten.

Bester Gruß