Arbeitnehmer-Online Cockpit - Wiedereintritt von Mitarbeitern

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Hallo zusammen,

wir nutzen für all unsere Mandate das Arbeitnehmer-Online Cockpit. Wir haben bei allen die Automatismen eingerichtet, sodass wir hier nicht mehr viel Aufwand betreiben müssen bei Ein- oder Austritten von Mitarbeitern. 

Nun ist so, dass wir viele Saison-Arbeitskräfte im Einsatz haben und die Lohnkonten entsprechend zum Saison-Ende

beenden und bei Saison-Start wieder aktivieren (Automatismus bei allen Mandaten Deaktivierung 3 Monate nach Austritt). Uns ist aufgefallen, dass die Arbeitnehmer-Online Konten bei Wiedereintritt der Mitarbeiter nicht wieder aktiviert werde, sprich es werden keine neuen Einladungen versendet. Den Automatismus zur Deaktivierung möchten wir ungern raus nehmen, da nicht immer alle MA wieder anfangen im Frühjahr. Gibt es da eine Lösung?

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Hallo,

der Automatismus bei Ein- und Austritt greift nur, wenn das Datum des Ein- oder Austritts noch nicht überschritten ist.

Beispiele beim Eintritt:

Der Arbeitnehmer tritt zum 01.06.2023 ein. Das Eintrittsdatum wird erfasst und erst am 20.06.2023 an Arbeitnehmer online Cockpit übermittelt --> keine automatische Einladung.

Der Arbeitnehmer tritt zum 01.06.2023 ein. Das Eintrittsdatum wird erfasst und am 20.05.2023 an Arbeitnehmer online Cockpit übermittelt --> Automatismus greift.

Diese und weitere Informationen finden Sie in unserem Dokument 1027145 – Besonderheiten bei den Automatismen in DATEV Arbeitnehmer online.

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Hallo Frau Preuß,

also wenn ich das richtig verstanden habe, ist das wohl ein schlechter Scherz.

Welche Mitarbeiter werden denn schon vor dem eigentlichen Eintritt an ANO übermittelt.

Höchstens bei sofortmeldepflichten Betrieben und da mache ich auch nur das Nötigste.

Und beim Austritt auch. Die Lohnabrechnung findet oftmals ja erst nach dem Austritt statt.

Das heißt wir können alles nur manuell machen?

Lösung ist doch eigentlich so einfach.
MA wird erstmalig an ANO übermittelt, Einladung geht raus egal wann der Eintritt war.

Und beim Austritt auch, MA ist bei ANO registriert und jetzt kommt ein Austrittsdatum neu hinzu.

Dann einfach abmelden (evtl. mit 3 Monaten Verzögerung). Ende.

Ich mag das digital zu Fuß nicht. Viel zu viel manuelle Klicks.

VG

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@Astrid_Preuß  schrieb:

Diese und weitere Informationen finden Sie in unserem Dokument 1027145 – Besonderheiten bei den Automatismen in DATEV Arbeitnehmer online.

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In dem Dokument fehlt jetzt nur noch der Hinweis, wann dies an die tatsächliche Praxis, wie diese von @ChrisW beschrieben ist, angepasst wird.

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Lösung ist doch eigentlich so einfach.

Programme machen keinen Unsinn einfach so. Irgendein Programmierer hat den Automatismus gezielt und absichtlich für das beschriebene Szenario deaktiviert. Die Lösung: dem Programmierer erklären, wie eine Lohnabrechnung funktioniert.

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Bitte Manuel zu diesem Erklärtermin einladen 🤓. Noch viel lernen er muss.

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Hallo @Astrid_Preuß ,

mir leuchtet absolut nicht ein, wie man sich für so ein Vorgehen entscheiden kann, wenn man auch nur einen Hauch Ahnung von Abläufen in der Lohnabrechnung hat. Bzw. kann man sich sowas doch nur Ausdenken, wenn man so gar keine Ahnung hat. Das geht doch komplett an jeder Realität vorbei.

Man muss also bei Mandanten mit Schätzverfahren davon ausgehen, dass in Sachen Deaktivierung gar nichts automatisch läuft, weil der Austritt zum Monatsende erst zum Abrechnungszeitpunkt im Folgemonat übermittelt wird.

Ich hoffe mal, dass wir hier etwas total falsch verstanden haben.

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@pogo schrieb:

Das geht doch komplett an jeder Realität vorbei.

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Im Zweifel haben wir - die Anwender - uns das selber so gewünscht 😅. Wir - aus der Community - denken halt falsch oder anders oder nicht richtig. Zumindest kommt mir das immer öfter so vor.

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Als die Daten noch in LODAS/LuG erfasst wurden, konnte man auch eine Automatik einrichten.

Dort kam es (bei LODAS zumindest) nicht auf das Eintrittsdatum an. Wenn ich die ersten Personaldaten nach dem Eintrittsdatum gesendet habe, wurden die Einladungsdaten automatisch versandt.

Warum wurde jetzt die Logik in eine Unlogik geändert?

Es kann passieren, dass sowas mal falsch umgesetzt wird - dann sollte es aber zeitnah angepasst werden.

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Hallo @Remmers-Koch,

hallo Community,

ich gehe zunächst auf die Eingangsfrage ein:

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@Remmers-Koch  schrieb:

Hallo zusammen,

wir nutzen für all unsere Mandate das Arbeitnehmer-Online Cockpit. Wir haben bei allen die Automatismen eingerichtet, sodass wir hier nicht mehr viel Aufwand betreiben müssen bei Ein- oder Austritten von Mitarbeitern. 

Nun ist so, dass wir viele Saison-Arbeitskräfte im Einsatz haben und die Lohnkonten entsprechend zum Saison-Ende beenden und bei Saison-Start wieder aktivieren (Automatismus bei allen Mandaten Deaktivierung 3 Monate nach Austritt). Uns ist aufgefallen, dass die Arbeitnehmer-Online Konten bei Wiedereintritt der Mitarbeiter nicht wieder aktiviert werde, sprich es werden keine neuen Einladungen versendet. Den Automatismus zur Deaktivierung möchten wir ungern raus nehmen, da nicht immer alle MA wieder anfangen im Frühjahr. Gibt es da eine Lösung?

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Im Hilfedokument dazu steht:
Mitarbeiter mit wiederkehrenden Beschäftigungszeiträumen unter der gleichen Personalnummer (z. B. Saison-Mitarbeiter) werden bei Wiedereintritt nur automatisch eingeladen, wenn sie bei Beendigung des vorherigen Beschäftigungszeitraums für Arbeitnehmer online deaktiviert wurden.

Das heißt, wenn im Lohnprogramm ein Austrittsdatum eingetragen wurde und Daten ans RZ gesendet werden, wird ANO informiert und der Mitarbeiter zum Austrittsdatum deaktiviert. Wenn die Option "3 Monate zusätzliche Nutzungsdauer" aktiv ist, wird der Mitarbeiter erst 3 Monate später deaktiviert.

Wenn der Mitarbeiter in ANO deaktiviert ist und im Lohnprogramm ein neues Eintrittsdatum eingetragen wird und dieses auch erreicht wurde, wird ANO wieder informiert und der Mitarbeiter automatisch eingeladen.

Gerade an dem Verhalten der Automatismen hat sich, seit der Freigabe des ANO-Cockpits, sehr viel getan. Mitarbeiter werden immer dann automatisch eingeladen, wenn das Eintrittsdatum erreicht ist, egal ob die Information darüber vor oder nach dem Eintritt übermittelt wird. 

Aktuell gibt es noch ein Problem --> Arbeitnehmer erhält keinen Einladungsbrief für DATEV Arbeitnehmer online - DATEV Hilfe-Center

Sie haben nach der Neuanlage in LODAS einen ELStAM-Abruf für den neuen Mitarbeiter gestartet. Hierbei werden die ELStAM -relevanten Daten an das Rechenzentrum und somit auch an Arbeitnehmer online übertragen. Da bei diesen Daten die Adresse des Mitarbeiters fehlt, kann der Mitarbeiter nicht automatisch per Briefversand eingeladen werden. Ein Einladungscode wird trotzdem erstellt und ist im ANO-Cockpit einsehbar.

Hier muss aktuell unser Freund 🤠Manuel eingreifen und im ANO-Cockpit erneut einladen oder den Einladungscode auf einem anderen Weg an den AN weitergeben. Das Problem gehen wir gerade an und werden sehr bald auch hier die automatische Einladung durchführen können.

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Das erklärt dann, warum sich aktuell die Beschwerden häufen, dass die Mitarbeiter keine Unterlagen erhalten haben. Warum steht dann aber im Cockpit "Einladung versendet"?  

Ansonsten kann ich allen nur zustimmen: das ist totaler Schwachsinn und absolut realitätsfern. Ich nehme jetzt den Automatismus bei meinem Mandanten mit 400 Mitarbeitern raus - und die Mehrarbeit bleibt an mir hängen. Völliger Käse!

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@CVolz schrieb:

Völliger Käse!

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Nicht schlimm. Den kann man fürs Fondue 🧀 verwenden 😎. Du bist nicht Du, wenn Du hungrig bist! 

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@Astrid_Preuß  schrieb:

Hallo,

der Automatismus bei Ein- und Austritt greift nur, wenn das Datum des Ein- oder Austritts noch nicht überschritten ist.

Beispiele beim Eintritt:

Der Arbeitnehmer tritt zum 01.06.2023 ein. Das Eintrittsdatum wird erfasst und erst am 20.06.2023 an Arbeitnehmer online Cockpit übermittelt --> keine automatische Einladung.

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oder 

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@Sven_Wieczorek  schrieb:

hallo Community,

Mitarbeiter werden immer dann automatisch eingeladen, wenn das Eintrittsdatum erreicht ist, egal ob die Information darüber vor oder nach dem Eintritt übermittelt wird. 

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Wenn von zwei DATEV-Mitarbeitern unterschiedliche Aussagen kommen - was stimmt denn nun?

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Hallo @CVolz,

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@CVolz  schrieb:

Das erklärt dann, warum sich aktuell die Beschwerden häufen, dass die Mitarbeiter keine Unterlagen erhalten haben. Warum steht dann aber im Cockpit "Einladung versendet"?  

Dazu müsste ich jetzt ganz viel Technik erklären, kurz gesagt handelt es sich dabei um ein falsches Verhalten. Wie gesagt, wir arbeiten aktuell daran den Automatismus nicht ins Leere laufen zu lassen.

@Uwe_Lutz ich habe in meiner Antwort ja erwähnt, dass gerade bei den Automatismen sehr viel passiert ist. Leider hatte @Astrid_Preuß nicht alle aktuellen Informationen, da ist in der internen Kommunikation etwas schief gelaufen. Das tut mir Leid und da nehme ich Frau Preuß auch absolut in Schutz, sie hat nach bestem Wissen und Gewissen geantwortet. 

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@Sven_Wieczorek  schrieb:

@Uwe_Lutz ich habe in meiner Antwort ja erwähnt, dass gerade bei den Automatismen sehr viel passiert ist. Leider hatte @Astrid_Preuß nicht alle aktuellen Informationen, da ist in der internen Kommunikation etwas schief gelaufen. Das tut mir Leid und da nehme ich Frau Preuß auch absolut in Schutz, sie hat nach bestem Wissen und Gewissen geantwortet. 

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Das sollte auch kein Vorwurf sein und ich nahm auch an, dass Sie als "Oberexperte" die aktuelleren Informationen haben. Aber ich wollte doch sicherheitshalber nachfragen.

Danke in dem Zusammenhang an alle DATEV-Mitarbeiter und -Mitarbeiterinnen im Lohn-Bereich, die uns bei den doch vielfältigen Änderungen hier mit Informationen versorgen.

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Sie haben nach der Neuanlage in LODAS einen ELStAM-Abruf für den neuen Mitarbeiter gestartet. Hierbei werden die ELStAM -relevanten Daten an das Rechenzentrum und somit auch an Arbeitnehmer online übertragen. Da bei diesen Daten die Adresse des Mitarbeiters fehlt, kann der Mitarbeiter nicht automatisch per Briefversand eingeladen werden. Ein Einladungscode wird trotzdem erstellt und ist im ANO-Cockpit einsehbar.

Hier muss aktuell unser Freund 🤠Manuel eingreifen und im ANO-Cockpit erneut einladen oder den Einladungscode auf einem anderen Weg an den AN weitergeben. Das Problem gehen wir gerade an und werden sehr bald auch hier die automatische Einladung durchführen können.

kann man denn irgendwo sehen bei welchen AN der Fehler aufgetreten ist?

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Leider werden unsere Mitarbeiter eben nicht erneut eingeladen, sprich es wird auch kein Einladungscode generiert. Alle Mitarbeiter werden bei Austritt automatisch deaktiviert, diese Voraussetzung ist also erfüllt.

Es besteht folglich auch nicht das Problem, dass es am Briefversand scheitert.

Nachdem ein Arbeitnehmer erneut angemeldet wird, wird dieser schlichtweg ignoriert. 😃

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Hallo @Remmers-Koch 

dann sollten sich das die Experten im Service ansehen, bitte wenden Sie sich deshalb gerne an den Anwenderservice.

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@Sven_Wieczorek 

Kann man denn irgendwo sehen, bei welchen Mitarbeitern der Briefversand nicht geklappt hat?

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Hallo @jena,

leider nicht, das Fehlverhalten ist hier etwas leider etwas unglücklich (welche Fehler sind schon glücklich?). Für ANO selbst geht die Einladung ja korrekt raus, der Briefversand sagt dann "Nö, keine Adresse da". 

Wir sind aber gerade mit Hochdruck an dem Thema dran, wir wissen wie wichtig das ist.