Abrechnung bei Tod des Arbeitnehmers (Urlaubsabgeltung / Zeitguthaben)

[#1]

Guten Tag,

ich brauche Hilfe bei folgendem Sachverhalt:

MA befand sich in Elternzeit mit Kind 1 seit 02/2020, nur unterbrochen durch Mutterschutz für Kind 2, seit 01/2022 dann in Elternzeit mit Kind 2.

Während der Elternzeit trat eine schwere Krankheit ein, so dass im Februar 2023 rückwirkend ab 01.10.2022 Rente wegen unbefristeter Erwerbsminderung gewährt wurde. Das Arbeitsverhältnis bestand jedoch arbeitsrechtlich weiterhin fort, da das Arbeitsverhältnis noch nicht aufgelöst wurde.

(Anmerkung: Nach genauerem Studieren des Arbeitsvertrags (MA ist beim Mandant beschäftigt) habe ich jedoch gesehen, dass dort eigentlich ein Passus drin ist, dass das Arbeitsverhältnis mit Beginn einer Rente eigentlich automatisch endet, was aber bisher nicht umgesetzt wurde, da der Mandant ursprünglich gesagt hat, dass es einen solchen Passus im Vertrag nicht gibt...)

Nun ist ein Schreiben der Krankenkasse gekommen, in welchem die Meldungen zum Beitragsgruppenwechsel ab 01.10.2022 sowie eine Abmeldung zum 31.07.2023 mit Meldegrund 49 angefordert werden - die MA scheint also leider verstorben zu sein.

Wie ist nun das Vorgehen? Das Arbeitsverhältnis endet ja nun mit dem Tod des Arbeitnehmers. Die MA hat aus der Zeit vor der Elternzeit noch Resturlaub und Zeitguthaben, welches ausgezahlt werden müsste. Laufende Lohnansprüche bestehen nicht mehr.

Welchem Monat müssen Urlaubsabgeltung und Zeitguthaben zugeordnet und ausgezahlt werden? Das Zeitguthaben müsste ja theoretisch dem letzten Entgeltabrechnungszeitraum zugeordnet werden - zählt da die Mutterschutzfrist dazu? Weil der letzte Abrechnungszeitraum mit normalem Gehalt war in 02/2020, eine Rückrechnung dorthin ist ja nicht mehr möglich. Die Urlaubsabgeltung müsste dem Sterbemonat Juli 2023 zugeordnet werden oder?

So wie ich anderen Beiträgen entnehme konnte, müsste ich dann praktisch 2 Lohnabrechnungen durchführen:

• für Juli 2023: Urlaubsabgeltung und Zeitguthaben sv-pflichtig und steuerfrei auf die Verstorbene --> keine Auszahlung an den Verstorbenen --> SV-Meldungen werden erstellt für den Verstorbenen, aber keine Lohnsteuerbescheinigung

• für August 2023: Urlaubsabgeltung und Zeitguthaben sv-frei und steuerpflichtig auf den Erben unter Anwendung der ELSTAM des Erbens (aber kein ELSTAM-Abruf, sondern nach Mitteilung durch den Erben), die SV-Beiträge des Verstorbenen als Nettoabzug erfassen --> es werden keine SV-Meldungen für den Erben erstellt, aber Erstellung einer Lohnsteuerbescheinigung

Habe ich das soweit korrekt verstanden?

Unschlüssig bin ich auch noch wegen des Zeitguthabens aus der Zeit vor der Elternzeit, wie ich das korrekt zuordnen kann, da ich in LODAS ja nur bis 01/2022 maximal zurückgehen kann.

Gibt es wegen der rückwirkenden Rente wegen voller Erwerbsminderung auch noch Besonderheiten zu beachten?

Vielen Dank im Voraus für Unterstützung. Leider (oder zum Glück...) hatte ich bisher noch keinen solchen Fall.

Viele Grüße

[#2]

Ich würde anders abrechnen:

alles was bis zum Todestag erwirtschaftet wurde auf die Gehaltsabrechnung des Verstorbenen :

-  Anteiliges Gehalt bis zu Todestag (in diesem Fall ja nicht)

-  Überstundenabgeltung

-  Urlaubsabgeltung

-  usw

Alles normal SV- und Lohnsteuerpflichtig

- Abmeldung SV zum Todestag mit Grund Tot 

- Lohnsteuerbescheinigung bis zum Todestag normal übermitteln (warum nicht?)

Wir überweisen auch auf das Konto des Verstorbenen 

alles mit den Daten des Verstorbenen 

Was geht an die Erben ? 
erstmal klären wer Erbe ist. (Erbschein

-  ggf. Gehalt über den Todeszeitpunkt hinaus 

-  ggf. Sterbegeld

kommt an auf Vertrag, Tarif, Wunsch Arbeitgeber was gezahlt werden soll.

Auf Steuermerkmale des Erben 

SV-Frei (kein Arbeitsverhältnis)

Überweisung auf Konto des Erben 

[#3]

Guten Morgen,

vielen Dank für die Antwort.

Ich habe bei Haufe aber folgendes gefunden:

https://www.haufe.de/personal/entgelt/urlaubsabgeltung-bei-tod-des-arbeitnehmers_78_349574.html

Hiernach müsste die SV beim Verstorbenen und die Steuer beim Erben abgerechnet werden oder? Da es sich nicht um lfd. Lohn handelt. Oder bin ich da falsch unterwegs?

Da die Mitarbeiterin ja seit 01/2022 in Elternzeit war, wird die Urlaubsabgeltung und die Auszahlung des Zeitguthabens zwar sv-pflichtig sein, real werden aber keine Beiträge anfallen, da sie in diesem Kalenderjahr noch keine SV-Tage hatte. Lohnsteuer würde je nach Höhe der Abgeltung (ist noch in Klärung) wahrscheinlich anfallen, aber wenn man es richtig macht, müsste die Urlaubsabgeltung sowie das Zeitguthaben (Einmalzahlung) doch beim Erben der Lohnsteuer unterworfen werden.

Oder bin ich da jetzt falsch unterwegs? Kann sonst noch jemand einen Tipp aus der Praxis beisteuern?

Danke im Voraus.

[#4]

Du bist durchaus auf dem richtigen Weg, von wegen SV beim Mitarbeiter ... Steuer über Erben. 

Ich muss aber zugeben, dass ich in diesem Fall den Juli einfach noch mal schnell mit den Änderungen
(Todestag, Austritt, Urlaubsabgeltung etc.) wieder abrechnen würde 🙂

[#5]

Dann war meine Aussage wohl falsch.

Ich würde es aber wie sie schreiben machen. 

Ich hatte im letzten Jahr einen Todesfall beim Mandanten. Hier wurde im Büro auch beschlossen anteiliges Entgelt und Urlaubsabgeltung auf Abrechnung des Verstorbenen und Überweisung auf sein Konto.

Hier gab es aber lt. Mandant keine Erben. (Wird wohl im Endeffekt an den Staat gegangen sein

[#6]

Guten Tag,

ich bin hier nun einen Schritt weiter und hatte zwischenzeitlich die Urlaubsabgeltung und das Zeitguthaben svpflichtig, aber steuerfrei auf die Verstorbene abgerechnet. Es erfolgte keine Auszahlung.

Inzwischen habe ich auch einen Erbschein vorliegen, der Ehemann ist der Alleinerbe. Nun möchte ich die Zahlungen steuerpflichtig und svfrei auf den Erben abrechnen und auszahlen.

Meine Frage nun: der Erbe hat als individuelle ELSTAM-Merkmale Stkl. 3 angegeben, die verstorbene Ehefrau war auch von jeher in Stkl. 5 beschäftigt. Der Erbe hat ja nun auch einen ganz regulären Hauptarbeitgeber, bei dem er in Stkl. 3 abgerechnet wird.

Darf ich nun für die Auszahlung in diesem Spezialfall die Stkl. 3 anwenden (der Erbe ist ja kein regulärer Mitarbeiter) oder muss ich in diesem Fall Stkl. 6 anwenden, weil schon beim Hauptarbeitgeber Stkl. 3 angewendet wird?

Hat jemand Erfahrung damit?

Vielen Dank im Voraus.

[#7]

Hallo,

nach meinem Verständnis melden Sie den Ehemann als neuen Mitarbeiter an.

Allerdings ist Ihr Mandant dann nicht Hauptarbeitgeber, so dass die rückgemeldeten ELSTAM wohl die Steuerklasse VI enthalten sollten.

Viele Grüße und einen schönen Tag.

[#8]

Hallo,

rechtlich können wir Sie hierzu nicht beraten.

Bitte halten Sie Rücksprache mit dem zuständigen Finanzamt.

[#9]

Hallo zusammen,

ich möchte noch kurz eine Rückmeldung geben. Nach Rücksprache mit unserem Steuerberater (sind selbst abrechnender Mandant) habe ich Steuerklasse 6 angewendet.

Eben aufgrund der Tatsache, dass der Erbe einen Hauptarbeitgeber hat, welcher bereits die Stkl. 3 anwendet.

[#10]

Hallo,

haben Sie vielen Dank für die Rückmeldung.