ANO Einladung

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Hallo Community,

wir hätten uns gerne von dem Postversand des Einladungscodes verabschiedet.

Kann ich ja auch wählen. 

Hättet ihr ein paar Tipps wie man dann neuen Arbeitnehmern den Einladungscode zukommen lassen kann?

Es müssten ja auch in irgendeiner Form Erläuterungen an den Mitarbeiter gehen der da so neu in der Firma ist? 

Wie macht Ihr das?

LG

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Hallo Community,

möchte ein Mitglied der Community Erfahrungen oder Tipps zur Weiterleitung des Einladungscodes teilen?

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@Kristin_Frohmeyer 

Wenn es DATEV nicht weiß, wer dann?

Kein HilfeCenter Dokument?
Keine Ahnung?

Ich auch nicht.

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Da sich @metalposaunist als Fan der Nicht-Posteinladung geoutet hat, wird er wohl bereits ein ausgefeiltes System haben. Sein "Schweigegelübde" endet ja heute Nacht. 😁 Vielleicht bringt er die zündende Idee.

Ich muss @einmalnoch in soweit zustimmen, dass hier die Datev auch eine datenschutzkonforme Lösung anbieten sollte, die nicht im Postversand besteht, Frau @Kristin_Frohmeyer . Hier also nur auf uns Nutzer zu verweisen, finde ich auch etwas wenig.

Ein Verweis der Datev, wann und ob mit einer datenschutzkonformen elektronischen Einladung zu rechnen ist, wäre z. Bsp. sehr hilfreich.

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@t_r_  schrieb:

Ein Verweis der Datev, wann und ob mit einer datenschutzkonformen elektronischen Einladung zu rechnen ist, wäre z. Bsp. sehr hilfreich.

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Natürlich kann man die Daten auch mit verschüsselter Email versenden. Einzeln, an jeden Arbeitnehmern?

Vielleicht kann @Kristin_Frohmeyer diese Frage ja intern mal an die Entwickler von "Lohn-Online" weitergeben, ob es bei denen schon eine Lösung dazu gibt? Ist ja eine Neuentwicklung, die für 2023 (ursprünglich) angekündigt wurde..

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Unsere Kanzlei ist seid Januar bei Arbeitnehmeronline und er hat uns die Einladungscodes ausgedruckt und an jeden persönlich übergeben.

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@Michaela85  schrieb:

Unsere Kanzlei ist seid Januar bei Arbeitnehmeronline und er hat uns die Einladungscodes ausgedruckt und an jeden persönlich übergeben.

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Und das wird bei Mandanten auch so gemacht?

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Nein, niemals.

Da wir noch keine Mandanten bei Arbeitnehmeronline haben, weis ich das leider nicht. Aber so wie unser Chef das gemacht hat, könnten unsere Mandanten das auch mit den Arbeitnehmern machen. 

Das Häkchen für den Postversand müsste natürlich weg gelassen werden.

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Das fände ich bei  100 oder 200 Arbeitnehmern interessant. 🙄 

Und richtig digital geht - glaube ich - anders. 

Das ist "nur" eine Lösung im ganz kleinen Rahmen. 

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Da gebe ich dir Recht, bei so vielen AN wäre das eine tolle Herausforderung 😂

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@Michaela85  schrieb:

Da gebe ich dir Recht, bei so vielen AN wäre das eine tolle Herausforderung 😂

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Aber der Chef hat mal wiede das Ohr ganz nah an seinen Arbeitnehmern. In der Größenordnung mit Sicherheit nicht mehr die Regel. 😁

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@Michaela85  schrieb:

Da wir noch keine Mandanten bei Arbeitnehmeronline haben, weis ich das leider nicht. Aber so wie unser Chef das gemacht hat, könnten unsere Mandanten das auch mit den Arbeitnehmern machen. 

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Wie sollen Ihre Mandanten denn ins ANO-Cockpit kommen, wenn Sie den Lohn machen?

Genau darum geht es doch: Wie übermittelt man diese Daten an jemanden, der keinen Zugriff auf das ANO-Cockpit hat.

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@andrereissig  schrieb:

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@Michaela85  schrieb:

Da wir noch keine Mandanten bei Arbeitnehmeronline haben, weis ich das leider nicht. Aber so wie unser Chef das gemacht hat, könnten unsere Mandanten das auch mit den Arbeitnehmern machen. 

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Wie sollen Ihre Mandanten denn ins ANO-Cockpit kommen, wenn Sie den Lohn machen?

Genau darum geht es doch: Wie übermittelt man diese Daten an jemanden, der keinen Zugriff auf das ANO-Cockpit hat.

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Nicht unbedingt. Grundsätzlich kann man das ANO-Cockpit auch für Mandanten freigeben und der Mandant gibt die Arbeitnehmer für ANO frei. Eine Arbeit, die man sich selbst spart. Der Mandant braucht "nur" die entsprechenden Rechte.

Ich denke dieses Thema gerade bei einem Mandanten an. Das Problem ist eher, dass man - wenn Mitarbeiter des Mandanten Zugriff auf ANO haben - keine großen Einschränkungen bei den Rechten vornehmen kann.

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Es wäre praktisch, wenn der Code auf der nächsten Lohnabrechnung vermerkt ist, da diese den AN ja irgendwie datenschutzkonform erreicht. Aber schon so, dass sich der manuelle Aufwand auf ein Haken setzen im Cockpit beschränkt und im RZ (Lodas) wird dann bei den Auswertungen der Code hinzugefügt. 

Der AN hat den Einladungscode mit der Lohnabrechnung vorliegen und kann sich dann freischalten. 

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Mir geht es vor allen Dingen darum dass der "nackte" Einladungscode ja doch neuen Arbeitnehmer nichts hilft sondern dass man diesem einen irgendwie gearteten Link dazu senden muss zu Erläuterungen was er jetzt weiter damit machen muss und wo er Hilfen findet.

Ich kann doch von der Mandantschaft nicht verlangen ein Postanschreiben zu kopieren und den persönlichen Einladungscode rein zu drucken 😞

[#16 · Accepted solution]

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@prugger  schrieb:

Mir geht es vor allen Dingen darum dass der "nackte" Einladungscode ja doch neuen Arbeitnehmer nichts hilft sondern dass man diesem einen irgendwie gearteten Link dazu senden muss zu Erläuterungen was er jetzt weiter damit machen muss und wo er Hilfen findet.

Ich kann doch von der Mandantschaft nicht verlangen ein Postanschreiben zu kopieren und den persönlichen Einladungscode rein zu drucken 😞

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Da könnten Sie diesen Link nehmen:

https://apps.datev.de/ano-demo/

Hier finden Sie den Einladungsbrief als pdf (Punkt 2.1), diesen könnten Sie auch nutzen:

Mitarbeiter einladen und deaktivieren im Arbeitnehmer online Cockpit

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im Grunde braucht doch der AN nicht viel mehr als den Link zu ANO und den Einladungscode - beides könnte auf der Lohnabrechnung stehen, evtl. sogar als QR-Code und schon ist man im Registrierungsprozess. 

Hilfen sind ja direkt auf der Webseite vorhanden - eine Schritt für Schritt Anleitung, ein Hilfevideo und ein Hilfebot, dazu noch FAQ & technischer Support per Mail und Hotline. Ist ja auch nicht schwerer als sich bei einem Onlineshop oder anderweitigen Onlinedienst anzumelden, welcher auch 2FA nutzt.

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Ja dann muss man die erste Lohnabrechnung drucken und mit dem Code per Post versenden. Dann kann man doch gleich wieder den Postversand wählen?

Das hört sich gut an bringt aber keine Einsparung, oder denk ich da jetzt falsch?

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Nö, Sie denken richtig.

Allerdings gibt es ja noch die vielen Fälle, die umsteigen. Hier lohnt sich dieser Weg.

Für neue Arbeitnehmer oder Erstanwender Datev ist der Weg nicht viel besser als die Papiereinladung.

Hier könnte, wenn man den formal korrekten Weg geht, eine andere - aber ähnliche Variante - interessant sein. Bei der Zustimmung durch den Mitarbeiter, diese unterschreibt dieser - ich kenne bisher noch keine Online-Zustimmung, wäre da aber ähnlich möglich - wird für die Anforderung des Passwortes ein QR-Code und ein Link gedruckt. Dafür müsste das Zustimmungsschreiben allerdings standardisiert aus ANO generiert werden können.

Wenn man das konsequent digital denkt, wäre die Zustimmung im digitalen Personalfragebogen, den man aus Personaldaten online an den Arbeitnehmer weitergibt, integriert. Die Zustimmung erfolgt darin digital und der Arbeitnehmer wird direkt für die Passwortmitteilung nach ANO weitergeleitet. Die Personaldaten stehen mit der dokumentierten Zustimmung in Personaldaten online zur Weitergabe ins Lohnprogramm bereit und gleichzeitig wird ein digitaler Beleg in die digitale Personalakte eingestellt. Dieser wird direkt mit dem Mitarbeiter verknüpft und wenn im Lohnprogramm der Mitarbeiter importiert wird, ist alles direkt verbunden.

Vielleicht spinne ich, so oder so ähnlich könnte / sollte es aussehen.

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Man(n) darf ja träumen^^

Ja ich dachte auch dass es für die Umsteiger den Brief nicht braucht...aber ich kann ja nur festlegen ob oder ob nicht. Und nicht beim einzelnen festlegen welche Versandart.

Oder sehe ich das falsch?

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Ich verstehe ehrlich gesagt nicht genau was Sie meinen.

Was können Sie wo nur für jeden einzelnen ?Arbeitnehmer / Mandanten? einstellen?

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Entschuldigung hab ich mich unklar ausgedrückt: 

ich kann doch nur für den ganzen Mandanten die Versandart im Cockpit wählen und nicht pro Mitarbeiter.

Oder geht das irgendwo? 

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Die Einstellung funktioniert nur für den ganzen Mandanten. Sie können aber theoretisch erst die Mitarbeiter einladen, die die Einladung per Post erhalten sollen und dann die Einstellungen ändern und die anderen Mitarbeiter einladen.

Danach haben Sie ja "nur" noch Einzelfälle und können die überwiegende Einladungsart hinterlegen.

Ja, es ist EDV zu Fuß und sollte heute nicht mehr nötig sein, aber... Manuel ist nicht tot zu kriegen. 😁

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Hallo Community,

vielen Dank für die Vorschläge und Erfahrungsberichte.

Grundsätzlich können wir aktuell nur anbieten den Einladungscode per automatischen Briefversand zu übermitteln.
Sollte dieser Weg nicht gewollt sein, muss der Einladungscode eigenverantwortlich an den Arbeitnehmer weitergeleitet werden.

Im Hilfe-Dokument 1070847 finden Sie zwei Musteranschreiben, eines an den Mandanten und eines für den Arbeitnehmer, welche als Vorlage verwendet werden können.