Urlaub in der Kanzlei verwalten

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Hallo,

wir schreiben bei uns in der Kanzlei noch Urlaubszettel, die den Partner zur Freigabe unterschrieben werden müssen. Im Anschluss wird der Urlaub in einer Excel-Datei verwaltet.

Gibt es nicht ein elektronisches Workflow-System dazu? Von Datev?

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Würde mich auch interessiere. Also ich habe diesbezüglich noch nichts „entdeckt“.

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Im Datev Mehrwertangebot ist ein Programm das nennt sich Personalmanagement. Hier ist eine Urlaubsverwaltung vorgesehen.

Allerdings wird die Genehmigung - so schriftlich notwendig, dort nur als word datei angehängt werden können. Dafür brauchen Sie aber wieder einen DSGVO konformen Workflow.

Wird in den meisten Kanzleien über einen Dummy Mandanten in der Dok.ablage bzw. DMS gelöst.

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Word-Datei und Dokumentenablage klingt für mich wieder nach keinem richtig integrierten Workflow.

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es kommt halt auch darauf an wie sie das in ihrer Kanzlei handhaben und zukünftige handhaben möchten.

Worddatei = Urlaubszettel

Wenn das auch elektronisch ohne Unterschrift geht, da kommt es einerseits auf die Entscheider und andernseits auf die Betriebsgröße an.

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Wir erledigen das mit signierten und verschlüsselten eMails zwischen dem Kanzlei-Inhaber und den Mitarbeitern, die alle jeweils eine personalisierte SmartCard haben.

Anschließend wird der Urlaub in einer geschützten Excel-Datei eingetragen, zu der nur der Kanzleiinhaber (der Arbeitgeber) Zugang hat.

VG

Michael Vogtsburger

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Nachtrag:

Eine Urlaubsplanung ist recht komplex, da die Kanzlei in allen 'Geschäftsfeldern' arbeitsfähig bleiben muss.

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Wir machen das total entspannt, Anfang des Jahres setzen wir uns zusammen und sprechen uns ab. Das wird dann in einem ganz großen Kalender eingetragen und fertig ist der „Lack“. Wir sind insgesamt nur zu Zehnt und das funktioniert wunderbar.

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Am Anfang des Jahres kann man nicht wissen, wie das Jahr verläuft.

Je besser man plant, desto gründlicher wird der Plan 'verhagelt'.

Aber super, wenn das bei Ihnen so gut funktioniert.

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Hallo Herr Müller,

der DATEV Terminkalender im Arbeitsplatz wäre ein hervorragender Platz, um den Urlaubsgenehmigungsprozess abzubilden. Von dort wäre auch der Absprung in die Kapazitätsplanung von EOcomfort darstellbar und man könnte sich das Ungetüm „Mitarbeiterkalender“ das aus den Anfängen der Softwareherstellung stammt und einige von zig zusätzlichen und redundanten Mitarbeiterstammdaten enthält, schlicht sparen.

Leider ist der Terminkalender wenig bekannt - insbesondere seine tollen Sychronisationsfunktionen zu Outlook, und (zum Glück) ist EOcomfort schon so gut wie beerdigt.

Deshalb wird dieses schon lange geforderte Feature nicht realisiert.
Kundennutzen sieht anders aus. Aber wir geben die Hoffnung nicht auf.

PS: und weil es keinen digitalen Urlaubsgenehmigungsprozess gibt, arbeiten wir auch mit den guten alten Papieranträgen und dem Übersichtskalender der AOK der im Serverraum hängt und den Mitarbeitern den nötigen Fehlzeitenüberblick der Kanzlei verschafft.

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"EOcomfort schon so gut wie beerdigt"?

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Wir nutzen Urlaubsplaner & Urlaub verwalten in Unternehmen - timetape und sind sehr zufrieden.

- Freigabeprozess

- Vertreterregelung

- Sonderurlaub, Urlaubssperren, Feiertage, Fortbildungen etc.

- automatische Kalendereinträge in Outlook

- Export nach LODAS oder LuG

- Resturlaubüberwachung

- etc. pp

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und (zum Glück) ist EOcomfort schon so gut wie beerdigt.

Guten Morgen,

das hätte ich auch gern ein wenig genauer erläutert. Bitte mit Quellenangabe.

Grüße

Chr.Ockenfels

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Hallo Herr Ockenfels,

siehe Community-Beitrag Zeiterfassung.

Beste Grüße

Andreas Briefs

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Danke für den Link.

Aber dass hier EO comfort eingestellt wird kann ich dem nicht entnehmen. Zumindest würde ich es nicht so krass benennen.

Grüße

Chr.Ockenfels

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Danke für den Link. Für die kleinen Versionen war mir das klar, aber noch nicht für EOcomfort.

Letzten Freitag wurde mir das System von der DATEV noch angepriesen, ich dachte da wird noch weiter entwickelt und umgesetzt.

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Sehr geehrter Herr Renz,

schön, dass Sie das Thema "Terminkalender" im Arbeitsplatz erwähnen, denn genau diesen nutzen wir nun seit mehreren Jahren und gerade die Synchronisation via Outlook auf Smartphone etc. funktioniert hervorragend.

Wir haben hierfür einen Mitarbeiter mit der Nummer 99 angelegt, dessen Name "Urlaub" ist.

Urlaubszeiten sind bei uns an sich frei und auch kurzfristig wählbar, sofern sämtliche Fristen gewahrt sind, dringende Arbeiten erledigt sind und ggf. eine Vertretung präsent ist, sofern nötig.

Die Genehmigung wird mündlich eingeholt und der Urlaub wird im Terminkalender bei "Art" des Termines unter "Urlaub" und "ganztägig" eingetragen.

Teilnehmer zu diesem "Termin" sind dann der jeweilige Mitarbeiter UND der Mitarbeiter "Urlaub".

So hat der Mitarbeiter selbst in seinem eigenen Terminplaner seine Urlaubstage und Chef und Kollegen sehen unter "Mitarbeiter" Urlaub auf einen Blick, wer wann in der Kanzlei Urlaub hat; so trage ich mich auch selbst ein.

Die Mitarbeiter werden dann sauber untereinander unter dem Mitarbeiter "Urlaub" eingetragen und man sieht sofort, auch bei der Urlaubsgewährung, wer da ist und wer nicht und kann dies dann entsprechend sofort beurteilen, ob eine Urlaubsvergabe möglich ist.

Wir sind da lediglich 6 Personen innerhalb dieses Managements, aber ich denke auch bei mehr Personen könnte dies sinnvoll sein, da die "Urlauber" an einem Tag oder in einem Zeitraum sauber aufgeführt sind.

edit: Die Eintragung erfolgt übrigens hierarchisch, sodass der erste Urlaubsantrag-Steller bei "99" ganz oben und der Letzte unten ist; sollte dann doch eine Kollision bestehen, müsste der Letzte auf seinen Urlaub verzichten, sofern soziale Gründe keine andere Entscheidung rechtfertigen würden.

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Hallo,

wir schreiben bei uns in der Kanzlei noch Urlaubszettel, die den Partner zur Freigabe unterschrieben werden müssen. Im Anschluss wird der Urlaub in einer Excel-Datei verwaltet.

Gibt es nicht ein elektronisches Workflow-System dazu? Von Datev?

Nein bzw. leider nicht zu empfehlen.

Man könnte höchstens über DMS oder Dokorg einen "digitalen Workflow" abbilden. Dieser ist aber nur mit einer zusätzlichen organisatorischen Anweisung umzusetzen und nicht direkt aus dem Programm ersichtlich. Z.B. könnte dies wie folgt aussehen:

1. Erstellung Urlaubsantrag gem. Vorlage im DMS
2. z.B. mit Dokumentstatus "zur Unterschrift" an den Vorgesetzten
3. Vorgesetzter macht eine Digitale Notiz als Bestätigung und setzt fürs Sekretariat den Status auf "in Bearbeitung"
4. Sekretariat bearbeitet die Stati "in Bearbeitung" trägt den Urlaub entsprechend in den Kalendern ein, setzt Abwesenheitsnotizen etc. und setzt den Status "erledigt

Mehr "elektronisches Workflow-System" ist mir bei DATEV nicht bekannt, auch mit Zusatzprogrammen wie Personalmanagement wird dies nicht besser...Es gibt also höchstens Workflow-Elemente, die sich aber nicht zu einem echten elektronischen Workflow-System verbinden lassen...

Edit: Fazit - wir arbeiten wie michael.renz noch mit Papieranträgen...

MfG

Tobias Ettl

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Das klingt mir auch zu sehr gestückelt. Timetape klingt ganz interessant, jedoch am Ende dafür „so viel“ zu zahlen ist es mir nicht wert.

Ich frage mich immer, wieso die Datev ein solches Tool nicht programmiert und den Kanzleien zur Verfügung stellt. Jede Kanzlei hat mehr oder weniger dieselbe Anforderung bzw. denselben Prozess.

[#20]

Eben nicht:

siehe Urlaubszettel, siehe Excel, siehe zerifizierte Mail und vermutlich gibt es noch 10 oder 20 andere Varianten.

Bei mir 12 Mitarbeiter geht das über den Kanzlei Kalender und das ganze ohne schriftlichen Antrag- mich Fragen - ich checke ob das Passt und eintragen in den Kalender fertig.

Es gibt dann natürlich Vertretungsregelungen usw.

Deswegen läuft das denke ich in allen Kanzlei eben nicht gleich wenn auch ähnlich. Da nicht gleich müssen sie das Tool schon wieder so offen gestalten das sich jeder wiederfinden kann. Aber ich denke auch die Datev kümmert sich derzeit lieber um jede Menge andere Baustellen wie Steuerbürger usw.

[#21]

Die Vorgehensweise deckt sich teilweise mit der Beschreibung von Herrn Ettl, der Prozess ist bei uns aufgrund der Kanzleigröße aber deutlich schlanker.

Die Mitarbeiter stellen schriftlich per Wordvorlage und DMS einen papierlosen Urlaubsantrag mit Erlediger "Chef" und Status "offen".  Darin haken Sie auch an, dass sie den Urlaub in Ihrem Outlook und in den Fehlzeiten bei der Rechnungsschreibung eingetragen haben.

Der Chef trägt sein OK in das Word-Dokument ein und setzt es auf "erledigt".

Die Erfassung und Darstellung in der Rechnungsschreibung (EO classic) unter Mitarbeiter-Fehlzeiten finde ich eigentlich recht übersichtlich.

Kann natürlich sein, dass größere Kanzleien andere Anforderungen haben.

[#22]

Hallo stefans​,

.... guter Tipp !

... habe TimeTape kurz angetestet und bin 'angetan' bzw. 'angefixt'.

Der 'Jahreskalender' in TimeTape sieht unserer manuell gefütterten Excel-Anwendung sehr ähnlich.

In unserer kleinen Kanzlei (~20 MA) kann man noch alles 'händisch' erledigen, aber ein schickes Tool hat auch seinen eigenen Charme und, wenn man sich auf die Funktionen verlassen kann, sein Rationalisierungs-Potential.

Die Urlaubsplanung ist auch immer gut geeignet für eigene 'Planspielereien' mit diversen Software-Produkten zur Ressourcenverwaltung. Die Ergebnisse lassen sich dann gut mit dem 'offiziellen' Verfahren verproben.

VG

Michael Vogtsburger

[#23]

.... guter Tipp !

... habe TimeTape kurz angetestet und bin 'angetan' bzw. 'angefixt'.

Das Tool ist schon echt nett, aber 24€ pro Mitarbeiter pro Jahr ist auch eine Ansage. Das mag in einer kleinen Kanzlei noch in Ordnung sein, aber bei dreistelligen Benutzern ist das richtig dickes Geld, dafür das es eben doch "nur" eine Urlaubsplanung ist.

Im Grunde ist das doch bestenfalls ein besseres Azubi Abschlussprojekt. Ich frage mich echt warum DATEV so etwas nicht selber anbietet. Die Daten sind bereits alle vorhanden, man muss das nur noch in eine GUI gießen und mit einem variablen Workflow hinterlegen. Wo wir wieder beim Thema DATEV und Workflows wären

[#24]

Guten Morgen,

ich halte nicht immer alles von DATEV für richtig und gut, aber was soll DATEV denn noch an Anwendungen auf dem Markt bringen???

Insbesondere im EO-Bereich gibt es schon genug Baustellen, die deutlich dringender als eine Urlaubsplanung umgesetzt werden sollen. Bei allem Verständnis, aber irgendwann sind die Ressourcen (auch Azubis sind welche) schlicht endlich.

Vom fachlichen her bin ich bei Ihnen, eine simple Urlaubsplanung sollte eigentlich "mal eben" zusammen geklöppelt werden können...

Grüße

Chr.Ockenfels

[#25]

Bei uns gibt es in Outlook einen Urlaubskalender sowie Papier-Urlaub-Zettel.

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Hab das Tool gerade auch angesehen , sieht gut aus bin aber auch über den Preis gestolpert- günstig ist das auf Dauer definitiv nicht.

Und ja ich gebe Ihnen Recht so ein Tool gehört in die EO von der Datev zumal da definitiv eh alle Mitarbeiter enthalten sind und es damit ein leichtes wäre das abzubilden.

Aber mal wieder ein fromme Wunsch - Umsetzung  fehlt.

[#27]

Daher Priroitätenliste transparent auch für uns Communtiy user von mir auch nur bei Kollegen helfen Kollegen einsehbar.

Da darf dann der Urlaubsplaner gerne ganz unten stehen, wobei wir die damit tag täglich arbeiten es vermutlich die Reihenfolge der Prios nicht verstehen werden.

Aber Verständnis haben wir allemal dafür.

[#28]

Habe mir nicht alles durchgelesen aber habe weder OLX noch Gangl als Begriff gefunden.

Workflow (Urlaub)

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Ohne langes suchen gefunden:

SL-Urlaubsplaner - Download - CHIP

Gruß A. Martens

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CHIP? Das Bild des Internets? Achtung, wo man hinklickt, sonst lädt man sich gleich noch weitere Bloatware auf den PC.