Sinnhaftigkeit der Nutzung von DATEV DMS

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Werte Kollegen!

Ich suche ein wenig Entscheidungshilfe von Anwendern, die DMS der DATEV nutzen. Zwar gibt es gaaanz viele Beiträge zu einzelnen Aspekten und Problemen von DMS. Mir geht es aber um Grundlegendes.

Derzeit nutzen wir in der Kanzlei die Dokumentenablage, die bereits revisionssicher gemacht wurde. Wir sind auch auf einem guten Weg, Schriftverkehr zu digitalisieren. Eingehende Post wird i.d.R. gescannt und in die Dokumentenablage integriert, selbst erstellter Schriftverkehr nicht mehr in eine Papierakte abgelegt. Filterkriterium für - dem Sachverhalt nach - zusammengehörige Dokumente ist bei uns als EO-comfort-Anwender der Auftrag. So weit so gut.

Nun überlege ich, ob es denn Sinn macht, einen weiteren Schritt zu gehen und DMS einzusetzen. Was ich bis jetzt weiß ist im Wesentlichen das, was die DATEV an tönender Werbung vorzuweisen hat + eine Vor-Ort-Vorstellung durch einen DATEV-Mitarbeiter. Außerdem gibt es einen mündlichen Hinweis von einem DATEV-Insider, der eigentlich eine vernichtende Beurteilung der Funktionalität von DATEV-DMS abgegeben hat. Sinngemäß wurde geurteilt, dass im Vergleich zu Konkurrenzprodukten am Markt die Funktionalität schlecht sei. Der wirkliche Vorteil ist eben die Einbindung in die DATEV-Welt, den andere Produkte nun mal nicht haben. Dazu kommt, dass heutzutage anscheinend eher die Regel ist: wenn DMS dann Cloud. Das kommt für mich aber nicht in Frage. Neben der Schnittstelle bietet DATEV nach meinem bisherigen Verständnis halt vor allem die OCR-Erkennung für den Posteingangsassistenten und die Möglichkeit, Sammelmappen zu kreieren. Ob elektronischer Postdurchlauf für die Kanzlei wirklich ein Highlight ist, wage ich zu bezweifeln. Also reicht der Rest? Im Endeffekt ist man erst schlau genug, wenn man das Programm implementiert hat und nutzt. Bis dahin hat man aber für die Einstiegsberatung bereits mehrere Tausend EURO ausgegeben - von der Arbeitszeit, die in der Kanzlei verbraucht wird ganz zu schweigen - und künftig dann mehrere Hundert EURO monatlich zusätzliche (eh schon nicht geringe) DATEV-Kosten.

Wer kann mir denn hier einen Stups geben und das auch noch sinnvoll - weil selbst erprobt - begründen? Oder mir - weil gebranntes Kind (?) - eher abraten?

Mit meiner Entscheidung EO-comfort  einzuführen, bin ich ganz zufrieden, obwohl das damals auch erhebliches Geld gekostet hat. Deshalb denke ich, wenn das geklappt hat, klappt vielleicht ja auch DMS. Die DATEV entwickelt ja nicht vollkommen an den Bedürfnissen des Berufsstandes vorbei. 😉

Schon mal Dankeschön im Voraus für Erfahrungsberichte.

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Das DMS bringt uns in erster Linie OCR, Posteingangsassistent und Knigge.

Man kann auch mehr Prozesse damit abbilden.. aber das ist unser Hauptnutzen.

Wir haben vorab einen Dms-Lehrgang besucht und das System selbst installiert und langsam in die Kanzleiprozesse integriert. 

Mir war das alles too much… das sollte bei Datev 4-5 Tage am Stück dauern und war natürlich nicht günstig. Dann haben wir es selbst gemacht…

Den Umstieg auf DMS haben wir nicht bereut.

Es kommt aber immer auf die Kanzlei an…

Posteingangsassistent war insbesondere bei unseren Massen an Bescheiden interessant.. geht aber mittlerweile auch „direkt“ Digital.

Knigge ist natürlich super, kann man aber auch anders abbilden.

Die Ocr, und damit mehr Information, ist letztlich das Top-Feature von Dms.

Zumindest für mich..

Man kann ggfs. in extrem kurzer Zeit alle Dokumente durchsuchen und Infos erhalten.

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Docuframe von GSD letztens präsentiert bekommen und in der Musterdatenbank experimentieren dürfen. Geiler **bleep**. Auch PDF-Dokumente welche ich ohne Verschlagwortung einfach "abgeworfen" habe konnten, dank Volltextsuche, gefunden werden. Und das waren Scans. 🤗

Keine DATEV Schnittstelle... 😒

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Moin,

geht uns genauso wie Ihnen, Konstellation mit Dok.Org. ist ähnlich. Wir haben lange überlegt, ob wir uns mit DMS beschäftigen sollen bzw. ob wir für die nicht gerade geringen Kosten einen vernünftigen zusätzlichen Nutzen bekommen. Wir haben uns jetzt nur aufgrund der OCR zur Einführung von DMS entschieden (übrigens hatten wir uns nach dem Vorstellungstag gegen EO Comfort entschieden).

Einführung war für Mitte Dezember geplant und wird sich jetzt wahrscheinlich verschieben, da Corona Schulungen schwieriger macht.

Ich berichte gerne, ob es sich gelohnt hat, kann aber in Abhängigkeit von Corona noch ein wenig dauern.

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Ein weiteres Feature, welche das DATEV DMS von seinem (SAPERION) Vorgängfer übernommen hat, sind die Stati und die Dokuemnetnklassen, wobei bei den 2. noch viel Luft nach oben ist ( nur 2: Dokument, Belege). Hier würde ich mir noch die Möglichkeit weiterer Typen wünschen, um z;:b. differenzierter Mussfelder vorzugeben.

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Ein weiteres Feature, welche das DATEV DMS von seinem (SAPERION) Vorgängfer übernommen hat, sind die Stati und die Dokuemnetnklassen

Das - also die Dokumentenklassen - hat die Dokumentenablage ja nun auch. Das kann also eigentlich kein Argument für die Einführung von DMS sein.

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Habe wohl schon lange nicht mehr mit der DokOrg gearbeitet.

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Habe wohl schon lange nicht mehr mit der DokOrg gearbeitet.

Werter Herr Kinzler,

warum haben Sie denn auf DMS umgestellt? Und hat es sich für Sie / die Kanzlei wirklich gelohnt, weil vielleicht alles jetzt besser und schneller geht?

Beste Grüße

H. Heitschmidt

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Wir haben von DATEV DMS classic auf DATEV DMS umgestellt. Dann fehlt der (möglicherweise nur scheinbar) kleinere Funktionsumfang des "neuen" DMS auf. Wobei die classic Variante schon nur ein Teil des Umfanges des Datev DMS vor der Integration in den Arbeitsplatzes hatte (Ablageschema pro Mandat/Gruppe, Mobilclient, Archivauswahl, ...)

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und das System selbst installiert und langsam in die Kanzleiprozesse integriert

Das würde ich auch gerne tun. Allerdings habe ich die Implementierung von EO comfort noch vor Augen. Sich hier sozusagen mutterseelenalleine durch die Benutzeroberfläche zu kämpfen, wäre ein mutiges, möglicherweise von vorneherein zum Scheitern verurteiltes Unterfangen gewesen. Da war es gut, dass der DATEV-Experte die Richtung vorgab. Man hatte eine klare Linie und nachher das System auch durchdrungen incl. dem Verständnis für alle Zusammenhänge, die weit gefächert sind.

Für DMS habe ich aber das Gefühl, dass es nicht unmöglich sein sollte, die Software auf eigene Faust zu implementieren. Die reine Installation - schätze ich - dürfte nicht schwierig sein und von selber laufen. Das System dann von der Basis her aufzubauen ist aller Wahrscheinlichkeit zumindest zeitaufwändig. Würden Sie aus Ihrer eigenen Erfahrung sagen, dass man den Überblick über die Verschränkungen in der Software behalten kann?  

Vielleicht liege ich ja auch völlig falsch mit meiner Einschätzung...

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DMS classic war damals ein quasi eigenständiges System.. etwas schwieriger zu installieren und administrieren.

Ging mit dem "Paar-Stunden"-Lehrgang aber.

DMS neu sollte da eigentlich gar kein Problem sein.

Man kann es selbst implementieren.. Macht insofern Sinn, da man seine Kanzleiprozesse eigentlich am besten kennt und - fast - keinerlei Zeitdruck hat. Zumindest war es bei uns so.. da das alte System und DMS parallel liefen konnten (wir hatten keine DokAblage im Einsatz).

Außerdem verschafft man sich gleichzeitig das nötige Wissen um das System "richtig" zu verstehen. 

Auf der anderen Seite verpasst man vielleicht noch die interessanten Kniffe.. der MA der DATEV der Sie begleiten würde, kennt das System vermutlich ziemlich gut. Aber da wir ohnehin nah am "Standard" bleiben wollten.. auch nicht soo wichtig. Hat sich wegen der Umstellung von Classic auf Neu doppelt bezahlt gemacht..

Aber das war mir mit Begleitung ohnehin too much.. wir hatten einen fließenden Übergang ohne groß den Kanzleialltag zu stören und Termine umzugraben oder sowas. Hat auch glaub fast 3 Monate gedauert oder so bis das System scharf geschaltet wurde :-). Dafür stressfrei..

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Wir haben Datev DMS nun seit ca 2 Jahren im Einsatz. Zuvor wurde die Dok.ablage nur rudimentär genutzt, der Großteil lief somit klassisch über Steuerakten etc. Eines vorweg: ich würde nicht mehr zurück wollen (ginge ja eh nicht). Die Einführung wurde von einem DMS Partner durchgeführt/begleitet, dies lief nicht ganz optimal, konnten wir mittlerweile jedoch durch Selbststudium und praktische Anwendung ausgleichen (die Beratung erstreckte sich z. B. nicht auf die Vorgehensweise in den Einzelprogrammen, Bsp. Standardpakete in Steuern). Ich würde daher heute wahrscheinlich auch auf externe Unterstützung verzichten und mich selbst beschäftigen, evtl. bis auf die bloße Umstellung selbst, damit es hier zu keinen Problemen bei diversen Datenbanke o. ä. kommt - je nachdem wie EDV-affin man ist. 

Die Prozesse in der Kanzlei gestalten Sie am besten so, wie es am praktibalsten für Sie ist, hier kann ich auch nach 2 Jahren noch keine von Datev vorgegebene Linie erkennen. Problem: jeder Bereich arbeitet hier gefühlt ohne Standards, DMS ist dahingehend unheinheitlich in die Einzelprogramme implementiert.

Was ich am wichtigsten finde: der Knigge, irgendwohin das Herzstück: diesen bitte vor Start sorgfältig gestalten, anpassen und möglichst viel standardisieren. Ich sehe diesen auch als nicht starr, sondern mitwachsend. Wenn heute auffällt, dass für bestimmte Dokumente ein extra Knigge sinnvoll wäre, dann wird ein neuer Eintrag angelegt, fertig. Hier ist natürlich für Kommunikation in der Kanzlei gefragt. Das kann kein Consulting vom Datev DMS Partner. 

Achso und man wird allein durch DMS kein digitaler Überflieger. Aber die Suchaktionen in Akten entfallen für Dokumente ab Umstellungsstichtag und das ist letztlich der größte Mehrwert, zumindest für mich persönlich. Ob ich ein Dokument in Papier oder digital bearbeite ist mir relativ egal, Hauptsache ich kann später alles ohne langes suchen finden (digital!).

Länger Text, hoffe es hilft ein wenig.

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Interessant, dass keiner meiner Vorredner das Thema "Workflow" hervorhebt. Das ist für uns DER entscheidende Vorteil. Durch eine Vielzahl unterschiedlicher Filter arbeiten verschiedene Personen arbeitsteilig mit einem Dokument.

Ich könnte mir in einer Kanzlei mit mehr als 2 Mitarbeitern kein Arbeiten ohne DMS vorstellen.

Klar, es gibt immer Verbesserungsbedarf, aber im Ergebnis: unverzichtbar, wenn man digital und effizient arbeiten möchte. 

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Datev DMS kennt keine Workflows.

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In der Tat: ein längerer Text. Aber das gerade weiß ich zu schätzen. Sie haben sich für mich Mühe gegeben, um mir Informationen aus Ihrer eigenen Praxis zukommen zu lassen. Damit kann ich etwas anfangen, das erweitert meine Vorstellung, die ich selbst für das Arbeiten mit DMS entwickle. Ein weiterer Baustein, der das Puzzle so langsam füllt.

Vielen Dank...

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Durch eine Vielzahl unterschiedlicher Filter arbeiten verschiedene Personen arbeitsteilig mit einem Dokument.

Werter Herr Herrmann,

vielen Dank für Ihren Hinweis. Es gibt mindestens einen Kollegen, der Ihre Meinung teilt. Das ist auch ein Aspekt, der - wohl zwangsläufig - aufscheint, sobald man sich mit dem Thema beschäftigt. Ich hatte in meiner Anfrage schon angedeutet, dass ich eher skeptisch bin, wenn es um die Integration des DMS in Kanzleiabläufe ("workflow") geht. Ich weiß nicht wie groß die Kanzlei ist, von der Sie hier reden. Aber anscheinend größer als 3 Leute. Sind wir auch. Dennoch habe ich das Gefühl - was natürlich etwas anderes ist als das Wissen - , dass uns der Einsatz von DMS da nicht viel nützen wird. Wir können in der Kanzlei immer noch völlig problemlos jeden direkt ansprechen und in dessen Büroraum laufen. Die damit verbundene Unterbrechung eines Arbeitsprozesses ist belanglos. Der Nutzen des DMS müsste also so gesehen auf einer anderen Ebene liegen. Und die genau kann ich mir nicht vorstellen. Was soll das sein, Filter, die einen arbeitsteiligen Prozess für ein Dokument erlauben? Mir fällt es schwer, diesen Hinweis mit Leben zu füllen. Vielleicht ist das aber auch in einer RA-Kanzlei grundsätzlich anders.

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Bzw. nur zu Fuß.

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... bei mir läutet die 'Glocke' und 'schillert' der folgende Spruch vor Augen, wenn ich an Datev DMS denke

Drum prüfe, wer sich ewig bindet,
Ob sich das Herz zum Herzen findet.
Der Wahn ist kurz, die Reu‘ ist lang.

@heitschmidt ,

... im Übrigen fände ich es auch hilfreich, wenn man jeweils noch die Information bekäme, mit welcher Kanzleigröße bzw. Mitarbeiterzahl Datev DMS eingesetzt wird ...

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Guten Morgen,

meine Aussage aus 2012 würde ich auch heute noch so wiederholen: DMS vs. DokOrg (datev-community.de)

Mit freundlichen Grüßen
Marco Hüwe

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Perfekt! 

Doch beruht die Stimmung auf eigener Erfahrung oder kolportieren Sie die Erfahrung eines Berufskollegen aus Weimar? Und gilt dieser Ruf den Lebenden oder beklagen Sie die Toten?

Und wenn - was ich ja annehme - hier eigene Erfahrungen durchschlagen, dann bedeutet das vielleicht für Sie andauernde Frustration, weil es doch gilt: einmal DMS immer DMS...

Was hat Sie denn verzweifeln lassen?

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Sie haben offensichtlich ein sehr gutes Gedächtnis - Respekt!

Damals war das ja noch DATEV DMS classic pro 1.01.

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@marcohüwe Das liest sich ja gut was Sie dort schreiben. Verschlagwortungsknigge lässt sich auch in der Dok Org durchhalten. Dafür bedarf es nur Konsequenter Ahndung der Abweichungen...

Wie zufrieden sind Sie mit der OCR des DMS? --> Verschlagworten weglassen weil die Dokumente via Volltextsuche und PDFs dank Texterkennung durchsucht werden..

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@heitschmidt ,

... wir arbeiten noch mit der "Dokumentenablage" und "EO Comfort", mit ~20 Mitarbeitenden (... nein, Beileidsbekundungen sind nicht erforderlich ...)

... die Angst vor einer ewigen Bindung bzw. vor einem OneWay-Ticket bzw. vor einer Sackgasse ohne Wendemöglichkeit ist der Haupt-Hinderungsgrund, um auf Datev DMS umzusteigen.

... oder sieht irgendein DMS-Nutzer noch eine Möglichkeit, aus der Einbahnstraße "Datev DMS" abzubiegen oder umzukehren ?

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Da das DATEV DMS die selbe Basis wie Die Dokumentenablage hat, würde es ja keinen Unterschied machen, ob  man von der "klassischen" Dokumentenablage, der um die Revisionierung erweiterte Version oder dem 2Vollausbau" DMS auf etwas anderes migriert.

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... die Berichte (hier in der Community) von den tagelangen Rechenzeiten bei der Migration von "DMS Classic" nach "Datev DMS" haben mich doch stark abgeschreckt.

... und solche Aktionen sind ja wieder zu erwarten, wenn in naher Zukunft das Konvolut aus dem LAN 'in die Wolken' ('in die Cloud') geschaufelt werden soll.

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Die Umstellung innerhalb des selben Produktes sollte deutlisch schneller gehen.

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wir arbeiten noch mit der "Dokumentenablage" und "EO Comfort",

Damit haben wir die gleichen Rahmenbedingungen. Trotz der für EO-Comfort-Anwender bestehenden - und von uns auch praktizierten - Möglichkeit, Dokumente in Abhängigkeit vom Auftrag (als Filterkriterium) anzuzeigen, ist die Dokumentenablage schwerfällig.

Man bekommt zwar mit diesem Filter aufgabenbezogen nur die relevanten Dokumente (z.B. für die ESt-Erklärung 2020, den JA 2020) angezeigt. Das ist schon hilfreich. Wenn man aber digital unterwegs sein will und dann auch digital und ohne Bezug zu einem speziellen Auftrag suchen will, ist es eher umständlich, spezifische Dokumente zu finden. Und wenn man konsequent digital unterwegs ist, wächst die Zahl der abgelegten Dokumente rasant. Das liegt - selbstverständlich - daran, dass die Dokumentenablage keinen implementierten Knigge kennt. Klar kann man die Mitarbeiter anhalten, bestimmte Begrifflichkeiten zu verwenden. Aber Hand auf's Herz - das funktioniert nicht wirklich gut (bei uns jedenfalls nicht). 

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würde es ja keinen Unterschied machen

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Es sollte wohl wirklich keinen Unterschied machen - denkt der Anwender.

Tut es aber doch - lenkt die DATEV.

Zumindest meines Wissens gibt es nach Umstieg auf DMS kein Zurück mehr zur Dokumentenablage (was gaaanz sicher nichts damit zu tun hat, dass DMS zusätzlichen Ertrag für die DATEV bringt...)

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Sic!  Kein zurück zur Dokumentenablage 

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... und solche Aktionen sind ja wieder zu erwarten, wenn in naher Zukunft das Konvolut aus dem LAN 'in die Wolken' ('in die Cloud') geschaufelt werden soll.

Immerhin bleibt - im Moment noch - alles im eigenen Netz, was ich super finde. Schaut man sich am Markt um, hat man dort in vielen Fällen (gefühlt ist das mittlerweile Standard) keine Wahl mehr und muss alle Dokumente in die Cloud schaufeln. Ich habe da immer Bauchschmerzen.

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@mkinzler  schrieb:

Die Umstellung innerhalb des selben Produktes sollte deutlisch schneller gehen.

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pro 300 000 Dokumente ca. eine Stunde, abhängig von der Größe der Dokumente - sagt die DATEV

Das wäre dann erträglich.