ProCheck: Verknüpfungen öffnen ohne Ablage-Dialog möglich?

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Guten Tag,

wir haben folgenden Nerv-Faktor:

In unseren ProCheck-Listen sind unter anderem in den Verknüpfungen auch Dokumentvorlagen hinterlegt, die lediglich einen Ablauf/Vorgang in der Kanzlei beschreiben und eigentlich nur geöffnet werden, um den Inhalt darin zu lesen, und schlussendlich nicht in Dokumentenablage bei einem Mandanten abgelegt werden sollen.

Das Dokument soll geöffnet und geschlossen werden können, ohne gleich einen Ablage-Dialog geöffnet zu bekommen.

In der Vorlagenverwaltung finde ich bei den angelegten Dokumenten in den Eigenschaften zwar die Ablageoptionen, die aber auf ProCheck keine Auswirkungen zu haben scheinen. Der Dialog geht trotzdem immer auf, egal welche Ablageoption gewählt wird.

Müsste bei "Automatische Ablage ohne Dialog" nicht auch tatsächlich eine Ablage ohne Dialog erfolgen?

Wenn ja, was läuft bei uns schief?

Oder alternativ:

Wie kann dieser Dialog denn sonst ausgeschaltet werden?

Bei uns ist die Vorgabe, alles als Vorlage anzulegen, um die Veränderbarkeit des Ur-Dokuments einzuschränken.

Wie Lösen das andere Berater, wenn sie Vorlagen in ProCheck haben, diese aber nicht in der Dokablage benötigen?

Vielen Dank schon mal.

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ProCheck ist kein Ablagesystem sondern bietet eine Verknüpfung auf Dokumente, die aaber an verschiedenen Orten abgelegt sein können. Ein Ablageort ist die Dokumentenablage (oder gleichbedeutend DMS), eine Datei im Dateisystem kann auch verknüpft werden, weitere Verlinkungen sind auch nach LEXinform oder InfoDB (oder nau Hilfe Center) möglich.

Um das Problem mit der Dokumentenablage zu lösen muss die Aufgabe der DokAblage betrachtet werden. Hier werden Dokumente mit Bezügen zu den Mandanten abgelegt, der gute, alte Ordner vom Typ "Wolkenmarmor" hat ausgedient. Da der Ablage jegliche Intelligenz fehlt muss diese durch das Wissen des Anwenders (=echte Intelligenz oder EI) ersetzt werden der dan mit gewissen Hilfen die Ablagemaske auszufüllen hat.

ProCheck kommt in der Regel als Mandant nicht vor.

Also die berühmt berüchtigte Frage nach einem Ablageort für entsprechende Wissensdateien, Diskussionen wurden darüber unter anderem von @blum initiiert, der Erfolg eher gering.😪

Wären jetzt einige Dokumente mit Wissensdateien zu verlinken und diese Dokumente wären zu pflegen würde sich eine Ablage im Dateisystem anbieten, die Versionierung über den Dateinamen. Nicht toll, aber machbar.

Noch besser wäre natürlich die Verbindung aus ProCheck mit einem Wiki und der direkten Anknüpfung an alle Fachprogramme...

Gut, man wird doch noch einmal träumen dürfen, leider ist bald Ostern und DATEV lässt uns weiter suchen.

Zusammenfassend ist anzumerken, dass Sie nicht den einzigen Nerv-Faktor gefunden haben und damit willkommen im Klub.😊

[#3]

Hallo Katharebur,

die Vorlagenverwaltung dient zur Schriftguterstellung und erzeugt daher immer ein neues Dokument. Der Assistent zur Schriftguterstellung beinhaltet zwangsläufig auch die Einstellungen für die Ablage des neuen Dokuments.

Wenn Sie lediglich ein Dokument öffnen und einsehen möchten, sollten Sie dieses Dokument zum Beispiel in Ihrem  Dokumentenmanagementsystem ablegen und in DATEV ProCheck darauf verlinken. 

Sie können derartige Dokumente zum Beispiel unter dem Kanzleimandanten speichern.

Es grüßt Sie aus Nürnberg

Cornelia Mayrhofer

DATEV eG

[#4 · Accepted solution]

Hallo,

wir verknüpfen hier entweder

• auf eine Datei aus dem DMS  die im "Kanzleimandanten" (ggf. wäre auch ein extra "Vorlagenmandant" denkbar) gespeichert sind (Dank Revision ist jede Änderung nachvollziehbar)
• oder auf ein hauseigenes Wikipedia /BlueSpice free: Das MediaWiki mit mehr Komfort und Businessfunktionen) - der Zugriff von außen ist nicht möglich, nur für interne Zwecke
  • auch hier ist über eine Historie jede Änderung erkennbar

vielleicht noch interessant: Aufbau einer eigenen Knowledgebase - zu viel "verlorenes Wissen" der Mitarbeiter (datev-community.de)

Im eigenen Wiki ist dann alles möglich, Links auf Texte, Tabellen, eigene Schulungsvideos usw.

Mit freundlichen Grüßen
Marco Hüwe

[#5 · Accepted solution]

Hallo zusammen,

es gibt Neuigkeiten.

In der Tat hat bei uns die "Ablageoption" in den Dokumentenvorlagen nicht funktioniert.

Mir wurde im Servicekontakt mitgeteilt, dass mit dem April-Service-Release nochmals Nachbesserungen  seitens Datev vorgenommen wurden.

Es funktioniert jetzt bei uns, dass ein neues Dokument zwar weiterhin über die Vorlage-Erstellen-Maske neu erstellt und aufgerufen wird, aber das erstellte neue Dokument jetzt nicht mehr in einem Mandanten zwangsläufig abgespeichert werden muss, um es überhaupt aufzurufen. Sprich die Ablageoption "Keine automatische Ablage" funktioniert nun dank des Releases.

Danke auch für die sehr guten Anregungen in Sachen ProCheck!