Pilotierung: Automatischer Import von Dokumenten aus externen Systemen nach DATEV DMS

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Hallo Community,

Sie nutzen DATEV DMS bzw. DATEV DMS classic ohne die Zusatzkomponente Dokumentimport und möchten Dokumente aus externen Systemen automatisiert nach DATEV DMS importieren?

Dann nehmen Sie an unserer Pilotierung für die neue Lösung zum Dokumentimport nach DATEV DMS teil! Geplanter Start der Pilotierung ist mit den DATEV-Programmen 14.0 (voraussichtlich September). Ob Ihr System für die Pilotierung geeignet ist, bewerten wir mit Ihnen gemeinsam.

Melden Sie sich bei Interesse per Servicekontakt im DATEV DMS Programmservice mit dem Stichwort „Pilotierung DMS Dokumentimport“. Wir kontaktieren Sie im Anschluss und besprechen das weitere Vorgehen.

Viele Grüße aus Nürnberg

Christian Seidel
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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@Christian_Seidel 

Interessante Sache.

Unter "externen Systemen" verstehen Sie aber nicht "DATEV-DMS" Systeme bei Mandanten?

Danke für eine kurze Klarstellung...

VG

A. Hofmeister

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Mich würden ein paar mehr Infos zu den "externen Systemen" interessieren. Sprechen wir hier beispielsweise von Webanwendungen die über eine Web API angesprochen werden, von SharePoint, von anderen Dokument Management Systemen oder nur vom einfachen Filesystem? Das reicht wirklich von ganz klein bis ganz groß in der Denke. Bevor man sich also nun Hoffnungen macht, welche dann doch nur enttäuscht werden, bitte ein paar mehr Details.

Wäre mit Sicherheit auch für die DATEV zielführender, da man dann die Anfragen der Interessenten steuern könnte.

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Hallo zusammen, 

das „externe System“ ist nicht näher eingegrenzt. Voraussetzung für den Import:
Damit Dokumente und Belege nach DATEV DMS importieren werden können, müssen die relevanten Dokumente aus dem externen System gemäß der vorgegebenen Datenstruktur in ein definiertes Server- bzw. Importverzeichnis exportiert und erreichbar bereitgestellt werden. Der Dokumentimport holt sich in regelmäßigen Abständen die Dokumente von dort ab und importiert diese.

Ob das von Ihnen genutzte System geeignet ist, werden wir uns gemeinsam mit Ihnen anschauen. Daher senden Sie uns bitte wie oben beschrieben einen Servicekontakt zu.

Viele Grüße aus Nürnberg

Christian Seidel
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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Herrlich, das Verfassen eines SK mit einer Rubrik, die es nicht gibt....

SK ist raus, Herr @Christian_Seidel 

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@Christian_Seidel  schrieb:

Hallo zusammen, 

das „externe System“ ist nicht näher eingegrenzt. Voraussetzung für den Import:
Damit Dokumente und Belege nach DATEV DMS importieren werden können, müssen die relevanten Dokumente aus dem externen System gemäß der vorgegebenen Datenstruktur in ein definiertes Server- bzw. Importverzeichnis exportiert und erreichbar bereitgestellt werden. Der Dokumentimport holt sich in regelmäßigen Abständen die Dokumente von dort ab und importiert diese.

Ob das von Ihnen genutzte System geeignet ist, werden wir uns gemeinsam mit Ihnen anschauen. Daher senden Sie uns bitte wie oben beschrieben einen Servicekontakt zu.

Viele Grüße aus Nürnberg

Christian Seidel
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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Wenn ich ein System hätte, welches in der Lage ist, die gewünschen Daten auszugeben, hätte ich auch ein System, welches in der Lage ist, diese Daten einzulesen. Diese Funktion ist nur für Massendaten geeignet die in der normalen Kanzlei nicht vorkommen bzw. die von DATEV nicht mehr gewünscht sind. DATEV hat ja meines Wissens die zu buchenden Belege abgeschafft.

Irgendwie so wirksam wie der Posteingangsassistent.

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@einmalnoch  schrieb:

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Wenn ich ein System hätte, welches in der Lage ist, die gewünschen Daten auszugeben, hätte ich auch ein System, welches in der Lage ist, diese Daten einzulesen. Diese Funktion ist nur für Massendaten geeignet die in der normalen Kanzlei nicht vorkommen bzw. die von DATEV nicht mehr gewünscht sind. DATEV hat ja meines Wissens die zu buchenden Belege abgeschafft.

Irgendwie so wirksam wie der Posteingangsassistent.

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Na, mal schauen, wie das ganze gedacht ist. Ich werde berichten. Zumindest kann ich mir (für mein Szenario) ein "Prozessbeschleunigung" des Dokumentenaustauschs vorstellen. Ob diese Vorstellung der Realität standhält, wird sich demnächst rel. schnell herausstellen.

Ich werde berichten....

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Also wirklich nur ein automatischer Import aus dem Filesystem heraus. Ich hatte gehofft das es eine API für Fremdsysteme gäbe. Ein Import aus dem Filesystem heraus hört sich wie ein besserer Posteingangsassistent an. 

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@Christian_Seidel Guten Morgen Herr Seidel,

ich glaube es wäre der Wunsch vieler Leser Ihres Beitrags, etwas mehr über die Funktionsweise und die Features des von Ihnen angedeuteten Systems zu erfahren.

Könnten Sie bitte erläutern, was nach dem Import der Dateien aus dem Verzeichnis "automatisiert" geschehen soll? Wo findet die manuelle Nacharbeit /Kontrolle statt? Läuft der Import über den Dokumentenkorb oder direkt ins DMS? Inwieweit können Regeln für die Verschlagwortung erstellt werden? 

Vielen Dank im Voraus für Ihre Erläuterungen. 

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@dombrowski  schrieb:

Also wirklich nur ein automatischer Import aus dem Filesystem heraus. Ich hatte gehofft das es eine API für Fremdsysteme gäbe. Ein Import aus dem Filesystem heraus hört sich wie ein besserer Posteingangsassistent an. 

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Nein, @Christian_Seidel hat es sehr deutlich spezifiziert:

"Damit Dokumente und Belege nach DATEV DMS importieren werden können, müssen die relevanten Dokumente aus dem externen System gemäß der vorgegebenen Datenstruktur..."

Ich frage mich, wer denn dafür in Frage käme, Daten nach Wünschen der DATEV bereitzustellen. Interessanter wäre der umgekehrte Weg. Ich definiere in DATEV DMS den automatisierten Importvorgang, das gibt es vermutlich nur bei Roller.😋

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@einmalnoch  schrieb:

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"Damit Dokumente und Belege nach DATEV DMS importieren werden können, müssen die relevanten Dokumente aus dem externen System gemäß der vorgegebenen Datenstruktur..."

Ich frage mich, wer denn dafür in Frage käme, Daten nach Wünschen der DATEV bereitzustellen. Interessanter wäre der umgekehrte Weg. Ich definiere in DATEV DMS den automatisierten Importvorgang, das gibt es vermutlich nur bei Roller.😋

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Ich könnte mir vorstellen, dass mit der vorgegebenen Datenstruktur im Filesystem die Ablagestruktur in DMS abgebildet wird, damit die Dokumente nach dem automatischen Import an der richtigen Stelle landen. Ich kann mir das entfernt vielleicht beim Dokumentenaustausch mit Mandanten vorstellen, für mehr fehlt mir aktuell leider noch die Vorstellungskraft für einen entsprechenden Anwendungsfall.

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. Ich kann mir das entfernt vielleicht beim Dokumentenaustausch mit Mandanten vorstellen, für mehr fehlt mir aktuell leider noch die Vorstellungskraft für einen entsprechenden Anwendungsfall.

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Eben. Ich bin gespannt. Und da wir eine solche Konstellation "bedienen" können, habe ich mich gemeldet. Um aus händischem Einspielen von einem DMS (Mandant)-System das ganze dann eben (halb?)-automatisiert ins Kanzlei-DMS laufen zu lassen. 

Mal schauen, was da rauskommt.....

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In "freier Wildbahn" gibt es solche DMS, die das können. Sie werden regelmässig beim Import von Daten aus anderen DMS aufgrund einer Migration eingesetzt. Hier hat man ja alles, was man benötigt, damit sich so etwas lohnt, viele Daten, das Wissen um die Zielstruktur und das Wissen um die Exportstruktur.

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Naja ein möglicher Lösungsansatz wäre, das neben der physikalischen Datei es noch eine XML-Datei mit Datensatzbeschreibung existiert; ähnlich macht man das ja auch in DUO.

Über dieses System kann alles ganz flexibel und universell gesteuert werden. Ich würde mich freuen, wenn es so eine Schnittstelle geben würde.

Gruß Achilleus

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Zumindest in DMS classic gibt es genau das ja schon, (“DIMP”).

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@saemann 

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@saemann  schrieb:

Zumindest in DMS classic gibt es genau das ja schon, (“DIMP”).

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ja.  DMS classic ist ja auch ein Auslaufmodell. Was kommt dann? Geht das auch in DATEV DMS , dem "neuen" DMS?

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Hallo Zusammen,

ja das gibt es auch in der neuen DATEV eigenen DMS Version, wir haben gerade einen Konverter von DMS Classic "alt" DIMP zu DATEV DMS "neu" DIMP für uns und unsere Kunden programmiert. 

Das heißt keine Änderung der Schnittstelle notwendig.

VG