PDF nach Änderung archivieren (DMS classic)

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Werte Community,

wir nutzen DMS classic und erhalten teilweise von Mandanten Bescheide im PDF-Format. Bisher werden diese Bescheide bei uns als Tif-Dateien archiviert.

Einfacher wäre es natürlich, wenn wir die Bescheide direkt als PDF archivieren könnten. Unser Problem ist aber, dass wir dann keine Stempel und Kommentare anbringen können.

Oder besteht die Möglichkeit PDF's nach der Änderung zu archivieren. (Analog zu einem Officedokument)

Sollte die Möglichkeit bei Classic nicht bestehen, ist es dann bei der neuen Version von DMS möglich geänderte PDF zu archivieren?

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Hallo @merchantofdoubt,

also wir archivieren nur noch PDF-Dateien und keine TIFF mehr. Die PDF-Dateien können Sie auch mit jedem Reader der eine Bearbeitungsfunktion hat, nachträglich ändern. Ich z. B. verwende ausschließlich den XChange-Viewer und hier kann ich auch eigene Stempel (auch sog. dynamische Stempel mit Tagesdatum) verwenden.

Dazu muss aber die PDF-Datei auch zur Bearbeitung geöffnet werden.

Nach der Bearbeitung ist die PDF-Datei wieder mit STRG+H wieder einzuchecken, da ansonsten die PDF-Datei im tmp-Ordner verbleibt. Ein erneutes Öffnen der PDF-Datei zeigt dann nämlich nicht die PDF-Datei im DMS an, sondern die im tmp-Verzeichnis. Dieses Verhalten soll aber mit dem Jahresupdate abgestellt sein, was ich noch nicht prüfen kann.

Möchten Sie die Bearbeitungen vor Manipulation schützen (z. B. löschen eines Stempels) sollten Sie die Anmerkungen in das PDF-Dokument einbetten. Damit wären alle Anmerkungen (Stempel, Texte etc.) fester Bestandteil des PDF-Dokumentes.

Gruß Achilleus

[#3]

Moin,

im neuen DMS ist es möglich pdf-Dateien mit Stempeln und Notizen zu versehen, wenn man diese im DATEV-Dokumenten-Viewer öffnet.

Viele Grüße

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Hallo @Gelöschter Nutzer ,

genau so handhaben wir das bei uns auch.

Jetzt gibt es jedoch elektronische Steuerbescheide. Diese ergehen mit einem besonderem Schutz (PDF/A).

Wenn man jetzt die Bearbeitung vornimmt und im Anschluss speichern will, so öffnet sich ein Fenster zur Ablage im Dateisystem (Windows) und die Datei wird nicht in DMS gespeichert.

Ich möchte mir den Umweg doppelte Abspeicherung im Dokumentenkorb sparen und dies gerne direkt in DMS (wie bei allen anderen PDF Dateien auch) können.

Vielleicht haben Sie da ja auch eine Lösung - wir bisweilen leider nicht. Die Datev im Übrigen auch nicht, die scheinen nicht mal das Problem verstanden zu haben, als Antwort gab es ein Dokument aus Lexinform zur Nutzung von PDF Dateien....

Ich vermute es liegt an dem "Schutz" der Bescheide und hänge anliegend die Meldung an (diese erscheint nachdem man zur Bearbeitung wechselt).

Vllt. kann man dies ja irgendwie umgehen und jemand weiß Rat. 

Falls sich hier nichts ergibt, erstelle ich hieraus dann ein neues Thema.

Vielen Dank im Voraus ! 🙂 

Mit freundlichen Grüßen

P. Schumacher

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Hallo @taxeagle,

PDF/A-Dateien sind geschützte Dokumente die die Unversehrtheit garantieren soll, also eben keine Bearbeitungen vorgenommen wurden. Sobald diese PDF-Datei nur irgendwie bearbeitet wurde, wird der PDF/A-Status gelöscht, da die PDF-Datei nicht mit dem Original übereinstimmt. Das kann auch nicht umgangen werden.

Gruß Achilleus

[#6]

Ich hab mir fast gedacht, dass dies nicht zu umgehen ist.. Wir überlegen uns eine sinnige Alternative.

Vielen Dank ! 🙂