Lexware Digitale Belege in Dokumentenablage importieren

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Bei Lexware kann man sowohl Buchungsstapel, als auch die digitalen Belege exportieren.

Das Herunterladen klappt beides, das Einspielen der Buchungsstapel ebenfalls. Aber wie bekomme ich die digitalen Belege in Rechnungswesen rein? Sie haben alle als Dateiname die ID die beim Buchungssatz hinterlegt ist, das passt also, aber wie genau importiere ich diese PDFs denn in die Dokumentenablage, damit REWE sie findet? Einfach in den Mandanten schieben klappt nicht so ganz ^^

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Sie müssen dann beim Buchen der digitalen Belege auch angeben (Kontextmenü), dass diese in der Dokumentenablage zu finden sind...

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Das habe ich natürlich gemacht (Quelle DMS /Dokumentenablage). Aber es klappt trotzdem nicht

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Ok, anderer Ansatz. Sie laden die Dokumente im Belegtransfer nach DUO hoch (das geht nicht anders) und dort den Haken setzen, dass es sich um Dokumente aus einem DMS handelt.

Damit müsste es dann gehen. Habe den gleichen Fall beim Import von Dateien aus einem anderen Abrechnungssystem. DATEV hat mir dann diesen Weg aufgezeigt.

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Hallo,

habe den selben Fehler. Vorlauf in der Fibu eingespielt. Belege über den Belegtransfer zu Datev-UO hochgeladen und keine Verknüpfung zu den Belegen. Im Buchungssatz steht die ID zum Beleg. Über die ID kann ich aber den Beleg über die Online-Plattform finden. Nur nicht im Programm.

Wo könnte noch der Fehler liegen?

Freundliche Grüße

Berthold Berger

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Leider haben wir bei dem Mandanten kein DUO, deshalb ja über die Dokumentenablage... Daher muss ich es ja irgendwie lokal importieren, beim Mandanten in die Ordner für digitales Belegbuchen zu schieben, die wir angelegt haben als Unterordner im der Ablagestruktur untere Fibu (Bei uns "digitale Belege neu" und "gebucht") bewirkt keine Zuordnung beim Buchungssatz

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War nur ein Ansatz. Haben Sie mal einen Servicekontakt dazu bei DATEV eröffnet? Mir konnte man mit o.a. Lösung klasse helfen. Seitdem klappts...

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Leider kann ich Ihnen nicht weiterhelfen, Herr Hoffmann.

Sollten Sie aber eine von UO unabhängige Lösung finden, posten Sie diese bitte hier. Damit wäre nicht nur Ihnen, sondern u. a. auch mir geholfen.

Viele Grüße. M. Fehlau

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Hallo zusammen,

prinzipiell ist ein Import von Belegen in die Dokumentenablage möglich. Dies geschieht über die Funktion "Dokumentensammlung importieren" (siehe auch Info-Datenbank, Dok.-Nr. 1035098 ). Hierzu muss beim Export zu den Belegen eine Verwaltungsdatei erstellt werden. Ob Lexware diese Verwaltungsdatei zur Verfügung stellt, können wir leider nicht beantworten.

Viele Grüße aus Nürnberg

Gabriele Scheuering
DATEV eG
Service Dokumentenmanagement

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Guten Morgen Frau Scheuering,

meinen Sie die (Document).XML -Datei mit der "Verwaltungsdatei"?

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Die Datev generiert eine index.xml, job.xml (und eine xlst sowie html Datei die denke ich mal irrelevant sind).

Lexware generiert eine documents.xml, die beim Import den Fehler bringt, dass eine Datei fehlt.

Nennt man die documents.xml um in index.xml meckert er deswegen nicht, aber das Programm stürzt ab. Also muss die Verwaltungsdatei auf jeden Fall index.xml heißen. Wobei die index von der DATEV um einiges anders ausschaut als die Index von Lexware, obwohl es extra der DATEV Export ist und die .zip auch DATEV-Export_Belege heißt... 😕

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Das Problem taucht sogar auf, wenn man Belege aus dem DATEV-Classic-DMS eines Mandanten in die Dokablage in der Kanzlei einspielen will.

"Notgedrungen" nimmt man dann die einzelnen Dateien und spielt sie so ein...dann hat man zumindest die Belege im System. So richtig weiterhelfen konnte da bisher auch niemand.....

Vielleicht klappts ja jetzt...

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Gibt es hierzu mittlerweile neue - seit 2018 - Erkenntnisse? Der Mandant nutzt Lexware, bucht selbst. Ich habe Zugriff auf die Buchungen kann sie aus Lexware mit Belegen exportieren.

Es wird eine csv mit den Buchungen erstellt, welche einen Link zum Beleg erhalten, außerdem eine Zip-Datei mit den einzelnen PDFs und einer xml-Datei als Index. 

Ich möchte die Belege ins Dokumentenmanagement, da der Mandant UO nicht nutzt, einlesen und automatisch mit den Buchungen verknüpfen.

Geht das? Und wenn ja, wie?

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You’re on the right track with the filenames matching the booking IDs. To get the PDFs into Lexware’s document repository, you usually need to import them through the “Belegverwaltung” (document management) tool, not just move them manually. Try using the import function there and make sure the PDFs are in the correct folder structure that Lexware expects. Just placing them in the client folder won’t trigger recognition.

Hope that helps!

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Das Programm Belegverwaltung habe ich nicht gefunden.

Ich habe die Belege, incl. xml, in die Dokumentenablage importiert. Danach die Buchungsbelege über Stapelverarbeitung importiert.

Es werden allerdings keine Belege verknüpft.

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@petermäurer, das ist leider nur ein Spambot (war letztens schon da). Die Antwort ist also überhaupt nichts wert.

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Es sah mir so nach KI aus, aber die könnte ja recht haben ...

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Hallo @petermäurer,

der Import der Belege als Sammlung ist möglich über einen Fremdhersteller hier werden allerdings folgende Datensätze benötigt:

Im Exportverzeichnis müssen die Dateien job.xml, _inhalt.html und index.xml enthalten sein.

Im Hilfedokument ist unter 3.2 beispielhaft zu sehen wie die Daten aussehen müssen:

Belege importieren.

Anton Friesen
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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Danke für die Antwort. Die index.html (heißt bei Lexware document.xml) ist vorhanden. Was steht denn in Job.xml und _inhalt.html drin?

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@petermäurer,

Sie können aus der Dokumentenablage/DMS einige Dokumente markieren und per Rechtsklick --> Exportieren als Dokumentensammlung.

Hier werden ebenfalls die drei Metadateien erzeugt und der Inhalt kann eingesehen werden.

Anton Friesen
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

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Habe ich gemacht.

Die Index.xml ist wesentlich umfangreicher als die von Lexware erstellte Document.xml.

Das kann ich nicht einfach - wie ich mir das gedacht hatte - per Textverarbeitung erstellen. Das muß von Lexware kommen. Ich habe Haufe kontaktiert, für meine vorliegenden Daten werde ich wohl manuell vorgehen müssen.