FP-SIGN und DATEV DMS

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Die in der Praxis einfachste elektronische Signatur wird über ein fortgeschrittenes bzw. qualifiziertes Siegel erreicht, das die FP DBS in Vollmacht anbringt und die Zuordnung des Kunden durch Eintrag in die Metadaten der Signatur und dem Bild einer handschriftlichen Unterschrift des Unterzeichners personalisiert.

Dann ist die Signatur in etwa so viel Wert wie die Sicherheit der Metadaten. Verändere ich die hat auf Mal wer anderes unterschrieben. Das wird ein Spaß wenn da das erste Loch zur Infiltration gefunden wird. 😇

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@Jakob_Rauch bleibt noch eine Frage offen die mir spontan einfällt. Wie wird im Falle einer Pleite von FP Sign die dauerhafte Gültigkeit  der Unterschrift (alias die Verfügbarkeit der Metadaten) gewährleistet? 

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@Jakob_Rauch schrieb:

Massenverarbeitung sind in FP Sign nicht möglich, hierfür haben wir andere Tools, mit denen bis zu 99 Dokumente zeitgleich signiert werden können.

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Na da haben sich ja zwei gefunden 😇: DATEV und FP-Sign. Massendaten, #BigData und Co. sind uns fremd 😄. Wobei 99 jetzt auch keine Masse sind. 

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Moin,

grds. ist die Idee nach wie vor gut, jedoch scheinen mir die Problem in Praxis dennoch größer zu sein, als bisher bekannt. Wir hatten mal D.Velop geprüft und verworfen, weil zu komplex.

Es braucht stets eine einfache Lösung für den Mandanten. Dieser ist im Fokus und bei uns StB/WP die Rechtssicherheit. Dies erkenne ich noch nicht. Was ich nicht verstehe, wir nutzen für die Steuererklärungen doch Standardformulare, wieso werden die Felder nicht vorbelegt?

Weiterhin senden ja auch die Mitarbeiter die Erklärungen an die Mandanten oder das Sekretariat. Die Lösungen (FP Sign) suggerieren "click und fertig", es ist leider nicht ansatzweise so. Ich vermute, dass hier noch Monate ins Land gehen. Wenn am Anfang aber die Nutzerschaft nicht aufspringt, wird das Produkt nicht verbessert, leider!

Auch ist es wieder ein Portal und es sind nur wenige Klicks, aber in Summe viel zu viel.

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Smartlogin. Dokument nehmen und mit Smart Verify unterschreiben. 🤷

Nein wir nötigen mit Smart Verify die Mandanten ihre Prozesse beim Bezahlen zu verlängern und holen uns noch mehr Partner ins aus. Da weiß man nicht ob man lachen oder weinen soll. 

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Ich habe mir die Erfüllung der Anforderungen des Artikel 26 der eIDAS-Verordnung durch die fortgeschrittenen Signaturen bei der Unterzeichnung mit FP-Sign erläutern lassen. Es funktioniert folgendermaßen:

Artikel 26

Anforderungen an fortgeschrittene elektronische Signaturen

Eine fortgeschrittene elektronische Signatur erfüllt alle folgenden Anforderungen:

a) Sie ist eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet.

b) Sie ermöglicht die Identifizierung des Unterzeichners.

c) Sie wird unter Verwendung elektronischer Signaturerstellungsdaten erstellt, die der Unterzeichner mit einem hohen Maß an Vertrauen unter seiner alleinigen Kontrolle verwenden kann.

d) Sie ist so mit den auf diese Weise unterzeichneten Daten verbunden, dass eine nachträgliche Veränderung der Daten erkannt werden kann.

d) Ist überhaupt kein Problem: Die Ergebnisdatei ist mit einem Zertifikat signiert, jede nachträgliche Änderung der Datei ist bei der Signaturprüfung erkennbar, da die Signatur dann nicht mehr zur Datei passt.

b) Der entscheidende Schritt: Die Identifizierung erfolgt bei FP-Sign über die E-Mail-Adresse und (wenn vom Anfragenden gewünscht) über die Mobilfunknummer (TAN-Verfahren). Die Mobilfunknummer ist einer Person eindeutig zugeordnet ( Telekommunikationsgesetz ). Hiermit ist der Zusammenhang von E-Mail-Adresse, Mobilfunknummer und Person hergestellt.

a) und c) Wenn der Nutzer erst einmal identifiziert ist (s. vorheriger Punkt), dann folgt m.E. daraus automatisch die Zuordnung der Signatur zur Person und auch ist sichergestellt, dass nur dieser Nutzer die Kontrolle darüber hat, ein Dokument mit der Kombination aus seinem Namen und seiner E-Mail-Adresse zu signieren.

Dass hierbei das Zertifikat der Mentana-Claimsoft verwendet wird, und Name und E-Mail-Adresse des Nutzers nur in den Metadaten und der Prüfdokumentation landen: Art. 26 fordert nicht, dass der Unterzeichner Inhaber des Zertifikats ist. Die abschließende rechtliche Beurteilung steht mir nicht zu, aber so erscheint es mir sehr nachvollziehbar.

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@cwes die Argumentation ist in sich schlüssig. Ob das nun gleichbedeutend mit rechtlich korrekt ist? Leider ja in 🇩🇪 nicht immer der Fall.

Kurz. Hier wäre der richtige Moment und Ort, dass, sich die Rechtsabteilung des Community Betreibers Mal dazu äußert. 😇

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Nachfolgend nochmal ein kurzes Update, wie der Prozess durch kreatives Handling von Seiten der Mandaten in's Leere laufen kann:

1. Signatur-Workflow für einen Jahresabschluss über das DATEV-DMS angestoßen (testhalber mit Registrierung des Mandanten)

2. Mandant erhält E-Mail von FP Sign mit Bestätigungslink und Erst-Kennwort

3. Mandant löscht diese E-Mail, warum auch immer, unwiderruflich ohne den Bestätigungslink zur Aktivierung anzuklicken

Die Folgen hieraus sind:

1. Das bei FP Sign angelegte Konto bzw. der angelegte Nutzer schwebt bei FP Sign mangels Aktivierung im "luftleeren" Raum.

2. Eine Option, um diese erste Bestätigungs-E-Mail wiederholt anzustoßen, kann ich nicht finden.

3. Die Option "Kennwort vergessen", die beim Login auf der Page von FP Sign vorhanden ist, läuft in's Leere, weil keine E-Mail getriggert wird, da noch kein aktives Konto vorhanden ist.

Ich muss also vermutlich zwingend über den FP Sign-eigenen Support gehen, der sich allerdings nicht zurückmeldet.

@Jakob_Rauch Habe ich irgendwo die Option übersehen, hier selbst Abhilfe schaffen zu können?

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Der FP-support meldet sich nicht zurück? Das ist aber nicht gut, wollte eigentlich auf den Zug aufspringen. Wenn man aber keinen Support bekommt lasse ich das mal lieber.

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Hallo thomasjeising

Zwei Möglichkeiten

1. Man kann dem Mandanten eine zweite Anfrage mit Anmeldung senden

2. Man kann unter support@fp-sign.com die Mailadresse des betreffenden Mandanten mitteilen mit der Info diesem  einen neuen Registrierungslink zu senden. Um dies zu beschleunigen nehmen Sie mich bei der Anfrage gerne mit in cc

Ihre Idee dies aus der Adminkonsole z. B. auszulösen habe ich in unseren Bereich Wünsche und Ideen übernommen

BG
Jakob Rauch

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Hallo Florian_Brett

bitte geben Sie unserem Support etwas Zeit zu reagieren 🙂

BG

Jakob Rauch

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@Jakob_Rauch schrieb:

2. Man kann unter support@fp-sign.com die Mailadresse des betreffenden Mandanten mitteilen mit der Info diesem  einen neuen Registrierungslink zu senden. Um dies zu beschleunigen nehmen Sie mich bei der Anfrage gerne mit in cc

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Dass Sie das als mögliche Lösung vorschlagen 😐. Das ist so richtig der DATEV ähnlich. Wenn ich sowas alleine ohne Problem lese, will ich das Produkt erst gar nicht einsetzen 😶. 

#BigData #KI #Automatisierung #Industrie4.0 #5G und dann muss man sowas lesen? Das liest sich immer alles nach Aufwand, Nachverfolgung, manueller Arbeit und ... 😫 bin ich zu Fuß schneller, wenn der Mandant einen Kugelschreiber hat und mal eben unterzeichnet. 

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Ich werfe das als Information mal hier ein: Skribble | Digitale Signatur Software

Nachteil: keine direkte DATEV DMS Schnittstelle. Ob nun drag&drop aus DMS am Ende ggf. nicht doch schneller geht? Wäre auf einen side-by-side Vergleich gespannt 🤓. 

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@metalposaunist  schrieb:

Nachteil: keine direkte DATEV DMS Schnittstelle. Ob nun drag&drop aus DMS am Ende ggf. nicht doch schneller geht? Wäre auf einen side-by-side Vergleich gespannt 🤓. 

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Nächster Nachteil: scheint das Ausfüllen von PDF-Formularen nicht zu unterstützen.

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Dann kratze ich mal kurz am Aufwand/Ertrag-Thema 😁

Laut aktueller Kammer-Aussage muss ein digitaler JA vom Mandanten ausgedruckt und händisch unterschrieben werden. Womit das Thema irgendwie obsolet wird...

Daher stelle ich jetzt mal die Frage: Welche Dokumente muss denn der StB überhaupt unterschreiben (wenn man den JA abzieht)? Lohnt sich dann der Einsatz einer 20€ Schnittstelle + 36€ Lizenz = 56€ / Monat = 672€-Lösung pro Jahr noch? Wenn ich ein bisschen Look&Feel haben möchte sind wir immerhin bei 20+115=135 -> 1620€

Welche Dokumente lasst Ihr denn den StB / Mandanten signieren?

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@Florian_Brett  schrieb:

Dann kratze ich mal kurz am Aufwand/Ertrag-Thema 😁

Laut aktueller Kammer-Aussage muss ein digitaler JA vom Mandanten ausgedruckt und händisch unterschrieben werden. Womit das Thema irgendwie obsolet wird...

Daher stelle ich jetzt mal die Frage: Welche Dokumente muss denn der StB überhaupt unterschreiben (wenn man den JA abzieht)? Lohnt sich dann der Einsatz einer 20€ Schnittstelle + 36€ Lizenz = 56€ / Monat = 672€-Lösung pro Jahr noch? Wenn ich ein bisschen Look&Feel haben möchte sind wir immerhin bei 20+115=135 -> 1620€

Welche Dokumente lasst Ihr denn den StB / Mandanten signieren?

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Bei der Aussage "Abschluss muss unterschrieben in Papierform vorliegen", bin ich mir nicht sicher, ob der 257 III 1 HGB sorgfältig genug gelesen wurde: dort steht, dass die JA nicht ausschließlich *als Wiedergabe* elektronisch aufbewahrt werden dürfen. Wenn es aber keine *Wiedergabe* (also Scan o.Ä.) ist, sondern das Original, das mit einer nach eIDAS die eigenhändige Unterschrift ersetzenden *qualifizierten* elektronischen Signatur versehen ist, ist, dann dürfte das m.E. auch funktionieren.

Abgesehen davon: eine einfache Signaturlösung mit *fortgeschrittener* Signatur ist aus meiner Sicht sehr nützlich für jegliches Massengeschäft: Freizeichnung EStEs, Grundsteuererklärungen, Auftragsbestätigungen, Vollständigkeitserklärungen, ...

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Ich habe diesen Wunsch der Integration von Vorlagen schon vor ein paar Tagen an Hr. Rauch von FP Sign gegeben. 

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Das ist in der Tat so. 
Eine Übergabe von Vorgangmappen oder DMS-Dokumenten mit mehreren Dateien (in der Struktur also) an FP Sign  funktioniert (noch) nicht. 
Einziger Workaround den ich sehe, ist die "Bündelung" zu einer PDF VOR der Ablage in DATEV DMS oder VOR dem Hochladen nach FP Sign, z. B. über den DATEV Ausgabekorb oder fremden PDF-Tools.

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Die 5 Lizenzen können als personalisierte oder auch als Funktionsadresse (Sammel-E-Mail-Adresse) verwendet werden. Bei den meisten unserer Kanzleien reichen daher die 5 Lizenzen. 

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Na, das ist ja mal eine sehr gute Nachricht, Herr Rauch. LG

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@Droß99 Wir haben in dieser Woche einen Beta-Connector in der Kanzlei getestet. Dieser ist in der Lage mit Vorgangsmappen umzugehen. Es ist möglich, gezielt das DMS-Dokument aus der VGM auszuwählen, welches in den weiteren Signaturprozess gegeben werden soll.

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Wow! Danke für die Info. Das gleiche gilt dann ja auch für die Struktur. Ist ja faktisch das Gleiche.
Ist es auch möglich, mehrere Dokumente auszuwählen?
Wann wird er freigegeben?

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Genau, für Strukturen gilt das gleiche. Eine Mehrfachauswahl ist idZ. allerdings nicht möglich.

Die Freigabe ist mir/uns im Laufe der übernächsten Woche in Aussicht gestellt worden. Diese Angabe aber ohne jede Gewähr.

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Schade. Dann wird es für viele Kanzleien nur bedingten Mehrwert stiften. Ist zwar nice, ein Dokument aus der VGM hochzuladen, aber trifft nicht den am häufigsten anzutreffenden Freizeichnungsprozess mit mehreren Dokumenten. Also werden wir weiterhin die bekannten workarounds verfolgen…
Aber besten Dank für die Antwort. Herzliche Grüße 

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@Droß99 Wie sieht denn der aktuelle Prozess iZm. VGM/Dokumentstrukturen bei Ihnen in der Kanzlei aus? Wir selbst arbeiten auch recht intensiv damit, haben bei unserem aktuellen Workflow tatsächlich aber nicht den Fall, dass sich in einer VGM/Dokumentstruktur mehrere zu signierende Dokumente befinden.

Wir sind insofern beim alten Connector ausschließlich darüber gestolpert, dass der Connector iZm. VGM/Dokumentstrukturen komplett fehlerhaft war.

Beispiel:

DMS-Dokument "Brief an Mandant zur Übersendung der KSt-Bescheide 2013 bis 2017 (Aufhebung VdN)"

-> Dokumentstruktur = KSt-Bescheid 2013 verlinkt, KSt-Bescheid 2014 verlinkt ..., KSt-Bescheid 2017 verlinkt

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Wir sind keine Kanzlei, sondern ein Beratungshaus. Dabei treffen wir immer wieder auf Kanzleien, die den kompletten Jahresabschluss inkl. Steuererklärungen u. begleitender Unterlagen gegenzeichnen lassen wollen. 
Und ja, schauen wir einfach hoffnungsvoll, was der neue Connector bieten wird.  🙂

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Hallo Herr Ehlers, 

haben Sie eine Anleitung, wie der Status "In Signierung" eingerichtet werden kann, damit er mit Anforderung der Signatur automatisch gesetzt und nach Abschluss der Signierung ebenfalls automatisch auf erledigt gesetzt wird? 

Viele Grüße

Corinna Matthes

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Hallo Frau Matthes,

dazu habe ich keine Anleitung, da es sich um einen einmaligen Vorgang handelt.

Folgende Stati sind in DMS | Organisation | Administration | Status zu hinterlegen:

"signiert" Folgestatus: erledigt; in Bearbeitung

"in Signierung" Folgestatus: offen; erledigt; in Bearbeitung; signiert

"zur Signierung" Folgestatus: offen; erledigt; in Signierung; signiert

Im FP-Sign-Connector unter Einstellungen

Mfg Sven Ehlers

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Hallo Community,

hatte schon jemand Erfahrung mit dem Support von FP-Sign?
Ich habe am 22.06.2022, also vor drei Wochen, eine Anfrage über das Kontaktformular gestellt, die ist bis heute unbeantwortet. Habe es gestern auch noch einmal versucht und nicht wirklich Hoffnung auf Reaktion.
Ich finde die Schnittstelle sehr interessant, würde es auch gern bei uns einsetzen, aber wenn der Support nicht funktioniert, das ist ein No-Go!

Konnte jemand bessere Erfahrungen sammeln?
Gibt es da Menschen hinter dem Kontaktformluar, die auch Lust haben zu antworten?

Beste Grüße

R. Smolin

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Hallo!

grundsätzlich benötigt man ja eigentlich keinen/kaum Support von FP Sign, wenn einmal alles eingerichtet und geschult ist...

Die Schnittstelle wird i. d. R. vom IT-Partner eingerichtet.

Beste Grüße

Stefan Droß