Expedition Zukunft DATEV Eigenorganisation

[#1]

Für die Institutionsverwaltung wünsche ich mir eine aktuelle Pflege der Daten.

Teilweise werden Änderungen bei den Finanzämtern (Anschriften oder Kommunikationsnummern) nicht aktuell aus den vom Bundeszentralamt für Steuern zur Verfügung gestellten Datensätzen übernommen sondern erst nach einem halben Jahr eingepflegt.

[#2]

Für den Dokumentenkorb (jetzt DMS classic mit EO-Comfort) wünsche ich mir von der DMS neu, dass das Feld Dokumentenart von PFB in den Auftrag von EO-Comfort übergeben werden kann, so dass man z. B. bei der Rechnung für die Bescheidprüfung auf die Dokumentenart "EST-Bescheid" mit einem Platzhalter im Rechnungstext verweisen kann.

Bei uns ist die Rechnungsschreibung für Bescheidprüfungen mit einer Anzahl von rd. 2.700 Bescheiden im Jahr zur Zeit ein Massen-Prozess mit vielen Doppel- und Dreifacherfassungen der gleichen Daten, da die DATEV-Programme wie z. B. PFB, DMS und EO-Comfort diesbezüglich leider nicht prozessorientiert zusammenarbeiten, sondern uns eher ausbremsen und wertvolle Zeit verschwenden EO comfort / PFB / DMS (Geschwister, die nicht zweckmäßig Zu-sammenarbeiten - Fortsetzung).

Gruß

Ralf Blum

[#3]

Für die Bearbeitung von Bescheiden in PFB wünsche ich mir eine Möglichkeit bei Erledigung des Bescheides

- den Status des DMS Dokuments von offen auf einen vordefinierten Status zu setzen

- einen (vordefinierten) Gebührendatensatz an EO xx zu übergeben

[#4]

Das Programm zum Kanzlei Wiki gibt es im Kern schon: Lexinform.

Wenn die DATEV Programm gut zusammenarbeiten würden, müsste nur der Baum auf der linken Seite (Platz ist da noch genug):

ergänzt (Checkboxen) werden um z. B.:

• DMS Volltext auch durchsuchen
• ProCheck auch durchsuchen
• Rewe-Datenbank auch durchsuchen
• Service-Kontakt auch durchsuchen
• Steuerprogramme auch durchsuchen
• Zeiterfassungsdaten auch durchsuchen
• Outlook auch durchsuchen
• Mailstore auch durchsuchen
• U-Online-Daten auch durchsuchen
• Meine Steuern auch durchsuchen
• DATEV Cloud-Box auch durchsuchen
• DATEV Community auch durchsuchen
• DATEV Telefonie auch durchsuchen
• usw.

Gruß

Blum

[#5]

Für den Arbeitsplatz wünsche ich mir:

dass auch mehrere Mandanten in der Mandantenübersicht ausgewählt und angezeigt werden können. Insbesondere bei der Bearbeitung von zB. einer Konzerngruppe oder Mandantenfamilie wäre dies sehr zeitsparend.

MfG

Ihno Goldenstein

[#6]

Für die Rechnungsschreibung oder Zeiterfassung würde ich mir wünschen, dass

- eine brauchbare Urlaubsverwaltung enthalten ist

- eine Überstundenerfassung / Führung eines Zeitkontos erfolgt,  hierfür ein täglicher Überblick gewährleistet ist, differenzierte Schreib- und Leserechte bestehen.

   Mir ist bekannt, dass es im Bereich der Fehlzeiten eine Auswertung zum Zeitkonto

   gibt. Leider ist diese wenig brauchbar und entspricht auch nicht dem was man sich unter

   einer automatisierten Entwicklung eines Zeitkontos vorstellt.

[#7]

Für den Dokumentenkorb (jetzt DMS classic mit EO-Comfort) wünsche ich mir von der DMS neu, dass z. B. folgende Dokumente/Informationen automatisch (möglichst ohne Kopieren oder Verschieben) im Dokumentenkorb (zentraler Kanzlei-Dokumenteneingangskorb = ZKDK) unserer Orga-Abteilung (Sekretariat) landen und der Posteingangsassistent möglichst alle Felder vorbelegt:

• Eine definierte  E-Mail-Adresse die unsere Mandanten für alle fristbehafte Dokumente benutzen
• Alle E-Mails mit fristbehafteten Dokumente, die direkt an die Sachbearbeiter gehen von dort automatisch in den ZKDK verschoben werden und in Outlook einerseits die Verschiebung kenntlich gemacht wird und andererseits erkennbar ist, ob das Dokument dort schon archiviert ist
• Alle Informationen der DATEV (E-Mails, Broschüren und Briefe) - möglichste über Strukturen im Knigge die Kenntnisnehmer vorbelegt sind.
• Alle Sachbearbeiter eine bei ihnen eingegangene E-Mails oder Anhänge von E-Mails mit einem Klick (ggf. mit einer Bemerkung versehen können wir z. B. bitte Anlagen gesondert und einzeln zusätzlich archivieren) in den ZKDK verschieben können und auch diese Verschiebung in Outlook gekennzeichnet wird und auch erkennbar ist, sobald die E-Mail archiviert wurde.
• Alle Eingangsrechnungen (andere gesonderte E-Mail-Adresse) unserer Lieferanten (auch die der DATEV) hier landen
• Dass Sachbearbeiter alle möglichen Dokumente in dem zentralen Dokumenteneingangskorb verschieben können und ebenfalls mit einer Bemerkung versehen können und andererseits die Orga-Abteilung erkennen kann, wer wann dieses Dokument im ZKDK gespeichert hat (Herkunftskennzeichen)
• Servicekontakt (Optional)
• Alle möglichen Rückübertragungsprotokolle (Optional)
• usw.

Ziel: zentrale Informationssammlung, Vorbearbeitung, Verschlagwortung, Verteilung und erster Schritt eines Kanzlei work-flows auch für etwas größere Kanzleien. Der jetzige Dokumentenkorb ist gut, aber im Kern nur für die "Ein-Mann" bzw. "Ein-Frau" Kanzlei konzipiert.

Organisationsempfehlung für die Zwischenzeit: Wir haben bei jedem unserer Mitarbeiter ein persönlichen "privaten Benutzerordner" als Laufwerk "K:" angelegt. In diesem Laufwerk K liegt nicht nur sein persönliches DMS Importverzeichnis, sondern zusätzlich noch ein Link auf das DMS-Importverzeichnis der Orga-Abteilung. Sobald der Sachbearbeiter hier ein Dokument ablegt, wird dieses vollautomatisch (Posteingangsassistent) immer (bei einem Mitarbeiter der Orga-Abteilung an) dort automatisch importiert und so kann die Orga-Abteilung lästige Verschlagwortungsarbeit den Sachbearbeitern abnehmen:

Gruß

Ralf Blum

[#8]

Konzerngruppe oder Mandantenfamilie

Unterstütze Ihren Wunsch. Derweil können Sie das eingeschränkt über Filter oder den Alternativen Suchnamen lösen.

Viele Grüße.

[#9]

Hallo Herr Goldstein,

unter EO-Comfort gibt es ein Feld, welches man pflegen kann:

Wir nutzen dass sehr intensiv um den DB je Mandantengruppe im Auge zu haben.

Gruß

Ralf Blum

[#10]

Zusammenfassung 3:

Für den Dokumentenkorb (jetzt DMS classic mit EO-Comfort) wünsche ich mir nachstehende Optimierungen:

Gruß

Ralf Blum

[#11]

Für EO-Comfort (jetzt DMS classic mit EO-Comfort) wünsche ich mir vom Arbeitsblatt Vergütung im Auftrag, dass es eine Summenbildung auch für:

• den Vorjahresauftrag und
• alle kombinierte Aufträge

geben sollte.

Gruß

Ralf Blum

[#12]

Für die Rechnungsschreibung wünsche ich mir,

- individuell einfach zu gestaltende Rechnungsformulare ala Word oder wie in Unternehmen Online. Bei der jetzigen muss man ja ein Formel-Freak sein, um das Formular erstellen zu können.

- Auch wünsche ich mir die Möglichkeit, Angebote erstellen und zur Rechnung umwandeln zu können

- Bei Korrekturen von Rechnungen soll ich das "Storno" auf DUO und in die DokOrg senden können sowie die Gutschriftspositionen automatisch neu erstellen lassen. Dies geht beim Storno aber nicht bei einer Korrektur.

- Die Rechnungen sollen auch in PDF per E-Mail mit einem Passwort geschützt werden können.

- Die Gegenstandswerte sollen automatisch gepullt werden.

- Rechnungen in einem Wiederholungspool anlegen, d.h. mehrere Rechnungen werden automatisch jeden Monat, jedes Quartal erstellt und auf Knopfdruck versendet

- Die E-Mails beim Rechnungsversand bitte auf HTML umstellen zwecks einheitlicher Darstellung der Signatur.

- Die Rechnungen digital signieren durch denjenigen, der Sie versendet oder zuständig ist, bzw. diese freigegeben hat.

- Rechnungen auf einem gemeinsamen Pool z.B. wie bei FreizeichnungOnline hochladen zu können.

[#13]

Für die Kommunikation wünsche ich mir ...

ein Tool zur digitalen Unterschrift - Stichwort: SmartContracts.

Wenn ich ein Vertrag, Dokument, Vollständigkeitserklärung oder eine Information teile, die eine Unterschrift benötigt, möchte ich diese wie bei FreizeichnungOnline vom Mandant bestätigt bzw. durch digitale Unterschrift gegengezeichnet bekommen können.

Auch für Unterschriften im Haus mit einem Pad soll gleich die Anbindung in die DokOrg erfolgen.

[#14]

Für EO-Comfort (jetzt DMS classic mit EO-Comfort) wünsche ich mir vom Arbeitsblatt Vergütung im Auftrag, dass es möglich ist an dieser Stelle Aufträge zu kombinieren und auch an dieser Stelle erkennbar ist, mit welchen anderen Aufträgen der Auftrag bereits kombiniert ist (siehe auch EO comfort / Kuriositäten 2: Eine Automatik, die keine ist: Automatisch kombinieren).

Es sollte auch möglich sein Aufträge unterschiedlicher Mandanten-Nummern auf eine Rechnung zu kombinieren.

Aktuelles Beispiel: wir betreuen viele Personengesellschaften mit Sonderbilanzen. In der Regel übernimmt die Personengesellschaft die Kosten für die Erstellung der Sonderbilanzen. Hier durchlaufen wir zur Zeit folgenden Irrweg (auch für einfachste Sonderbilanzen die z. B. nur das Gesellschafterverrechnungskonto enthalten):

• Gesonderte ZMSD-Nummer für den Gesellschafter anlegen
• dort ggf. die Rechnungsadresse der KG verknüpfen
• dort ggf. die Bank der KG für die Einzugsermächtigung hinterlegen
• einen eigenen Auftrag (bei uns 305) in EO-Comfort (diesbezüglich leider ohne comfort)
• die vielen Zwischenschritte in Rewe, E-Bilanz-Assistent GuE, GewSt und der DMS verschweigen wir aus Vereinfachungsgründen hier mal
• beide Bilanzen erstellen und Gegenstandswerte übergeben (leider ohne comfort, da wir in Rewe nicht die Bezeichnung der Gebührennummer des Programmes mit dem "comfort" im Namen erkennen können)
• Rg. für die KG schreiben
• gesonderte Rg. für die Sonderbilanz schreiben

Der Mandant erhält somit leider von dem DATEV Programm mit dem "comfort" in dem Namen erzwungen zwei getrennte Rechnungen, da es im Programm nicht möglich ist, diese zu kombinieren. Bei einer KG mit 10 Gesellschaftern somit 11 Rechnungen (entweder Papier oder 11 E-Mails) mit 11 x Postausgangssatz und auch 11 Dokumenten in der DMS (leider nicht jeweils eine Verknüpfung bei der PersGes, sondern unter der jeweiligen getrennten MD-Nummer).

Anmerkung: Wir haben in unserem System rd. 170 Sonderbilanzen. Für eine Tätigkeit, für die ich auf einem Block in 5 Sekunden gemalt hätte (Aktiva = Sonstige Forderungen X EUR / Passiva = Eigenkapital X EUR). Benötige ich mit "Unterstützung" der DATEV bei der Anlage (Pflege z. B. des erweiterten Mandantennamen; Auswahl eines gesonderten Deckblattes "Sonderbilanz", Hinterlegung einer gesonderten ZOT, Pflege des steuerlichen Bereiches) in den Stammdaten, Rewe und den Steuerbilanzen, DMS und EO-Comfort für jede Sonderbilanz 1 - 2 Stunden. Wenn ich natürlich obigen Mandanten mit den 10 Gesellschaftern zeitlich hintereinander abarbeite, geht die letzte Sonderbilanz auch mal in 30 Minuten.

Das Kernproblem: Die Programmierer der DATEV haben so gut wie keine Prozesskenntnisse. Jeder macht sein "Ding" in seinem Bereich, ohne sich mit den Kollegen intensiv abzustimmen. Jeder, der diesen Prozess öfters durchlaufen muss, merkt, dass die DATEV Programm im Kern gut sind, aber leider bei z. B. obigen Beispiels nicht gut zusammenarbeiten und dadurch viel kostbare Zeit von uns und unserer Mitarbeitern verschwenden.

Die DATEV braucht "DATEV Prozessmanger", die auch gegenüber den DATEV Produktmanagern weisungsbefugt sind!

Gruß

Ralf Blum

[#15]

Für EO-Comfort (jetzt DMS classic mit EO-Comfort) wünsche ich mir vom Arbeitsblatt Vergütung im Auftrag, dass es die Möglichkeit gibt eine Art "Schnellinfo Dokumente" aus der DMS der vertraglichen Verhältnisse zum Mandanten zu sehen und zu öffnen wie z. B.:

• Angebote
• Vergütungsvereinbarungen
• AGB
• Einzugsermächtigungen
• Identifizierung
• Verzichtserklärungen zur persönlichen Unterschrift der Honorarrechnungen
• Vollmachten
• usw.

Technisch wäre dies einfach zu lösen mit einem Filter auf den Knigge (Angabe aller Knigge im Filter, die solche vertraglichen Vereinbarungen haben). Oder Alternativ könnte es im Knigge ein Feld (Checkbox) "Vereinbarung zum Mandantenvertrag" geben.

D. h. immer wenn ich einen Auftrag markiere und öffne, geht eine zweite Schnellinfo Dokumente mit dem Filter "Vereinbarung zum Mandantenvertrag" zusätzlich zu der Schnellinfo Dokumente (bei uns immer eingestellt mit dem Filter "alle Dokumente zum Auftrag") auf.

Also für einen guten und schnellen Programmierer wenig Arbeit und würde aufzeigen, dass auch die verschiedenen Datev Programme sinnvoll prozessorientiert zusammenarbeiten können (müsste der DATEV Prozessmanager - siehe Beitrag weiter oben - vorgeben).

Gruß

Ralf Blum

[#16]

Für EO-Comfort (jetzt DMS classic mit EO-Comfort) wünsche ich mir vom Arbeitsblatt Vergütung dass es möglich ist Platzhalter z. B. vom Programm PFB wie z. B.:

• Bescheidart (Einkommensteuerbescheid)
• Bescheiddatum

in den Rechnungstext zu übernehmen, damit man dort automatische Text erzeugen kann wie z. B. "Prüfung des Einkommensteuerbescheides vom ??"

Gruß

Ralf Blum

[#17]

Für den Bereich Eigenorganisation wünsche ich mir brennend einen Bereich in DATEV Ideas.

Johann Wolfang von Goethe:

"Erfolgreich zu sein setzt zwei Dinge voraus: Klare Ziele und den brennenden Wunsch, sie zu erreichen."

Gruß

Ralf Blum

[#18]

Neuanlage Leistung Unternehmen Online

Alex bekommt eines neues Fibu-Mandant zu dem Unternehmen Online (UO) eingerichtet werden muss. Eine Bestellung im DATEV-Shop hat DATEV schon vor 3 Jahren abgeschafft - über die Homepage sind nur allgemeine Beschreibungen dazu abrufbar.

Er wählt den Mandanten aus dem DATEV Arbeitsplatz und legt die Leistung UO neu an. Damit wird automatisch der Bestand in UO mit der passenden Berater/Mandantennummer angelegt, die früher nötige Neuanlage in UO selbst (Stammdaten...) entfällt.

Eine weitere Vorauswahl ist nicht nötig, die Bepreisung für "Belege online" beginnt - nach einem Hinweis - automatisch, sobald der erste Beleg hochgeladen wurde.

Das System vergibt automatisch eine Unterberaternummer und verknüpft diese mit dem zentralen Mandanten, die Stammdaten werden lfd. abgeglichen - früher musste Alex hier häufig diskutieren, welche Beraternummer hier wohl die richtige wäre. Das Beraternummernkennwort wird automatisch in der Nutzungskontrolle hinterlegt, das Dokument dazu automatisch im DMS abgelegt.

Im nächsten Schritt legt Alex fest, ob und wie die DATEV-Kosten berechnet werden. Er hat die Wahl zwischen Mandant (hier werden die DATEV-Rechnungen immer direkt von DATEV in UO als Belegtyp Eingangsrechnung im Format PDF bereitgestellt) oder Kanzlei (auch hier erfolgt die Bereitstellung direkt in UO, zudem werden diese Kosten kanzleiintern automatisch dem richtigen Fibu-Auftrag zugeordnet).

Im nächsten Schritt werden die Zugangsmedien für den Mandanten festgelegt. Alex übernimmt aus den Kontaktdaten in EO Comfort die Personen bzw. ergänzt fehlende Personendaten mit einem Abgleich aus Lodas, da für diesen Mandanten auch die Lohnabrechnungen erstellt werden.

Pro Zugangsmedium wählt Alex aus vorgegebenen Kanzleiprofilen den passenden Baustein aus, damit ist die Administration abgeschlossen. Für die Geschäftsleitung entscheidet er sich bei diesem Fall für das Profil "Vollzugriff", die Buchhalterin bekommt "nur Fibu-Auswertungen".

Sofern ein Kollege Alex vertritt freut er sich über die neue Schnellinformation UO im Arbeitsplatz. Hier werden alle Zugangsmedien pro Person inkl. Berechtigungsprofil angezeigt. Alle nötigen Änderungen lassen sich inkl. Historie von hier aufrufen.

Gleichzeitig lässt sich hier das verbrauchte Datenvolumen ablesen, genauso wie die verursachten DATEV-Kosten im Bereich UO.

[#19]

Für EO-Comfort (jetzt DMS classic mit EO-Comfort) wünsche ich mir vom Arbeitsblatt Vergütung dass sobald in einem Notizfeld eine mehrzeiliger Text steht, nicht nur die erste Zeile angezeigt wird, sondern das Notizfeld vollständig aufklappt.

Auch wäre hilfreich, wenn das Programm bei dem Erfassen einer Notiz ähnlich wie ProCheck das Benutzerkürzel, Datum und Uhrzeit automatisch vor der Notiz einfügt.

Gruß

Ralf Blum

[#20]

Für DMS wünsche ich mir eine aktive Benachrichtigung, wenn neue Dokumente zur Erledigung oder zur Kenntnis vorliegen (wie in Outlook).

[#21]

Für EO-Comfort (jetzt DMS classic mit EO-Comfort) wünsche ich mir dass der Button "Fakturierung starten"

direkt und ohne Umwege Word startet und die vorbereitete Rechnung (inkl. Deckblatt) in einer Word-Datei schnell anzeigt.

Siehe auch: Re: EO comfort / Kuriositäten 1: Drucken ohne Druck

Auch wäre es hilfreich, dass man z. B. noch einen Haken bei den Bearbeitungsständen setzen kann ohne dass nachstehende Meldung kommt:

Gruß

Ralf Blum

[#22]

Für EO-Comfort (jetzt DMS classic mit EO-Comfort) wünsche ich mir vom Arbeitsblatt Vergütung dass der Button "nächster Auftrag aus Liste":

bei einer gruppierten Liste nicht in das "Nirwana" führt (siehe EO comfort / Kuriositäten 3: Mit dem Gruppierfeld ohne comfort ins „Nirwana“)

Gruß

Ralf Blum

[#23]

Zusammenfassung 4:

Für EO-Comfort (jetzt DMS classic mit EO-Comfort) wünsche ich mir om Arbeitsblatt Vergütung nachstehende Optimierungen:

Gruß

Ralf Blum

[#24]

Für die Maske der Vorlangeverwaltung "Dokumente erstellen" (jetzt DMS classic mit EO-Comfort) wünsche ich mir dass es neben dem Feld "Absender" auch ein Auswahlfeld (optional):

• Unterzeichner
• Sachbearbeiter

gibt.

Wir arbeiten in Teams in denen z. B. der Sachbearbeiter A ein Schreiben an das FA vorbereitet, welches von seinem Teamleiter dem StB B unterzeichnet werden soll. In dem "Sachbearbeiterblock" :

auf dem Anschreiben sollen aber seine Daten angedruckt werden.

Gruß

Ralf Blum

[#25]

Für die Maske der Vorlangeverwaltung "Dokumente erstellen" (jetzt DMS classic mit EO-Comfort) wünsche ich mir dass nicht nur Word und Excel-Dateien als Vorlage ausgewählt werden können, sondern auch PowerPoint und PDF-Dateien.

Gruß

Ralf Blum

[#26]

Für die Vorlagenverwaltung wünsche ich mir, dass auch Vorgangsmappen (DMS) als Vorlage aufgenommen werden können. Jetzt behelfen wir uns, in dem wir die Vorgansmappen-Vorlagen, die in DMS liegen über Neu in DMS speichern ablegen. Es kommt aber immer wieder vor, dass die Vorlage versehentlich überschrieben wird.

[#27]

Für die Maske der Vorlangeverwaltung "Dokumente erstellen" (jetzt DMS classic mit EO-Comfort) wünsche ich mir dass mit einem Doppelklick auf das Adressfeld:

sich die Stammdaten öffnen und eine Adressänderung bzw. die Korrektur eines Tippfehlers ohne Umwege über die Mandantenübersicht möglich ist.

Gruß

Ralf Blum

[#28]

Für die Maske der Vorlangeverwaltung "Dokumente erstellen" (jetzt DMS classic mit EO-Comfort) und alle anderen Arbeitsblättern, bei denen die Adresse angezeigt wird, wünsche ich mir dass hier zusätzlich auch die in den Stammdaten gespeicherte Briefanrede angezeigt wird, und dass sich bei einem Doppelklick auf die Briefanrede:

die Stammdaten öffnen und eine Änderung bzw. die Korrektur eines Tippfehlers ohne Umwege über die Mandantenübersicht möglich ist.

Gruß

Ralf Blum

[#29]

Vom Dokumentenkorb (sowie PFB und weiteren verbundenen Programmmodulen) erwarte ich, dass mehrere Veranlagungsjahre und -monate erfasst werden können, so wie es von DATEV DMS classic ja auch unterstützt wird.

Unsere Posteingangsbearbeiterin hat sich ohne viele Worte so manches abgeschaut – und versucht nun verzweifelt, über den Dokumentenkorb eine korrekte Eingabe zu "erzwingen"; sogar mit Semikolon, wie es das DMS macht:

Doch leider ist über den Dokumentenkorb eine korrekte Erfassung genauso wenig möglich, wie eine Kugel, die umfällt ... (Dass die Jahre im Ergänzungsfeld nichts nützen, da sie dann durch Filterungen nach Jahren etc. durchfallen, muss ich hier ja sicher nicht erklären.)

Und wehe, mir kommt jetzt einer, sie soll das Dokument nach der Archivierung in DMS suchen und dort die Indexierung ändern – das wäre eine unglaublich (Verzeihung) dumme ABM

Nachtrag: Sofern das bereits möglich ist, und wir nur etwas in PFB oder wo auch immer falsch konfiguriert haben sollten, so nehme ich alles zurück und freue mich ohne Mist wahnsinnig über einen Tipp!

Viele Grüße.

Nachtrag 21.05.2019: Es geht: Re: Expedition Zukunft DATEV Eigenorganisation

[#30]

Und wehe, mir kommt jetzt einer, sie soll das Dokument nach der Archivierung in DMS suchen und dort die Indexierung ändern – das wäre eine unglaublich (Verzeihung) dumme ABM

.... da hatten Sie bestimmt diesen schönen Vorschlag der Datev vor Augen:

Sie können auch am Ende des Tages alle in der Kanzlei über die Schriftguterstellung erstellten Dokumente in der Sicht "Dokumente" zusammen markieren und im Kontextmenü "Eigenschaften wählen" und an dieser Stelle für alle diese Dokumente das aktuelle Datum mit einem Mal einstellen. Bei "Dokumentdatum" steht dann <mehrfache Werte>, und wenn Sie hier das aktuelle Datum einstellen, wird bei allen markierten Dokumenten nur das Dokumentdatum angepasst.