Excel-Zellverweise zw. DMS-Dateien: Direkter Zugriff via Dokumentenablage (L:\DATEV\Daten...) oder anderes?

[#1]

Hallo zusammen,

ich arbeite bei einer Steuerkanzlei mit DATEV Rechnungswesen und dem DMS und habe eine Frage zur technischen Möglichkeit, Excel-Dateien im DMS über Zellbezüge zu verlinken.

Mein Use-Case / Ausgangssituation: 

Ich verwalte mehrere Excel-Dateien in der Dokumentenablage des DMS und möchte automatisch Werte zwischen diesen Dateien abgleichen.

Beispiel:

- Datei 1 (Dok-Org.: 123456): Enthält Wert in Zelle B12,

- Datei 2 (Dok-Org.: 789012): Soll Wert aus B12 der Datei 1 in ihre Zelle A1 eintragen,

- Die Aktualisierung soll wie für den Zellbezug üblich automatisch erfolgen.

Was ich bereits recherchiert habe:

1. Der direkteste Weg wären externe Zellbezüge über UNC-Pfade in Excel.

2. Im DATEV DMS werden Dateien auf Netzwerkfreigaben gespeichert.

3. Der Pfad ist in "DATEV Arbeitsplatz → Extras → Einstellungen → EO Datenpfade verwalten" unter "Dokumentenablage" einsehbar (z.B. L:\DATEV\DATEN\K0005100\DATA\STANDARD)

Meine Frage:

1. Kann ich diese Pfade direkt für Excel-Zellverweise nutzen?

2. Sind die DMS-Dateien unter diesem Pfad mit stabilen Dateinamen speichert, oder verwenden sie interne IDs?

3. Hat jemand Erfahrung damit, ob das in der Praxis funktioniert?

Falls das nicht möglich ist: Ist der empfohlene Workflow wirklich, jedes Mal zu exportieren, lokal zu verlinken und dann zurück zu archivieren?

Sollte dies nicht gehen bzw. von so dieser Lösung aktiv abgeraten werden wäre es super falls es einen anderen Weg gibt, da wir oft gerade in der Wirtschaftsprüfung in Excel Datei B auf Werte aus Excel Datei A verweisen und diese Zahl dann abtippen. Es wäre daher eine große Zeitersparnis wenn wir diesen jährlich widerkehrenden Prozess etwas automatisieren könnten.

Ich freue mich auf eure Erfahrungen und Tipps! Vielen Dank

[#2 · Accepted solution]

Hallo @JLVog-LuK

das funktioniert in DMS (auch Dokumentenablage) nicht.

Die Dateien liegen in einer Datenbank und werden nur beim Öffnen vorübergehend ins Dateisystem geladen. Dort werden sie in temporäre Verzeichnisse ins Checkout-Verzeichnis des Benutzers gespeichert. Der Verzeichnisname wird dabei zufällig gewählt. Deshalb können feste Verlinkungen von einer Datei in die andere nicht funktionieren.

Alternative: Packen Sie alles in eine Excel-Datei in mehrere Arbeitsblätter. Oder belassen Sie die Dateien mit den Quelldaten dauerhaft im Dateisystem (aber das widerspricht der Idee vom DMS).

MfG, F.Lange

[#3]

Guten Morgen @flange ,

danke für die Klarstellung. Wissen Sie zufällig auch, ob an einer Möglichkeit gearbeitet wird eine zumindest dem Zellverweis ähnliche Funktion einzuführen?

MfG, J. Vogel

[#4]

Hallo @JLVog-LuK 

Wissen Sie zufällig auch, ob an einer Möglichkeit gearbeitet wird eine zumindest dem Zellverweis ähnliche Funktion einzuführen?

Nein weiss ich nicht. Vermutlich wird das aber Nix mehr.

DATEV nimmt keine gravierenden Änderungen am DMS mehr vor (weil Zukunft ist Cloud u.s.w.).

Auch bietet EXCEL an sich schon vermutlich keine Möglichkeit, was Anderes als Verweise ins Dateisystem mit Pfaden und Dateinamen zu unterstützen.

Mir fehlt da ein wenig die Phantasie, wie das überhaupt funktionieren könnte.

MfG, F.Lange