EO comfort | Auftrag monatlich | Fakturierung vierteljährlich

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Hallo Zusammen,

ich benötige einmal Tipps von Euch.

In unserer Kanzlei werden teilweise monatliche Aufträge in vierteljährlichem Rhythmus nach Zeit (im jeweils letzten Monat eines Quartals) abgerechnet.

Hierfür wird der Rg.-Text dann jedes Mal manuell angepasst. Weil die Teilauftragsbezeichnung in der Rechnung mit gedruckt wird.

Beispiel:

Die Monate Januar und Februar werden auf "manuell fakturiert" gesetzt -> Weil deren Zeiten dann im März mit fakturiert werden.

Im März wird der RG-Text dann angepasst auf "Erledigung der Finanzbuchhaltung des I. Quartals JJJJ".

Nun gehe ich in die Summenübersicht und rechne manuell die angefallenen Zeiten des I. Quartals zusammen um sie in Summe im TA03/März abzurechnen.

So wird es in unserem Büro schon sehr lange gemacht. Ich habe die Fakturierung nun übernommen und würde dieses Vorgehen gern effizienter gestalten.

Die monatlichen (Teil-)Aufträge sollen bleiben, weil diese über die Bearbeitungsstände "Arbeiten abgeschlossen" durch die Fachmitarbeiter als Tool benötigt werden, um über den Filter "meine offenen Aufträge" zu sehen, wie die Bearbeitungsstände sind.

Eine meiner Überlegungen war, die Vergütungspositionen in den Monaten Januar, Februar, April, Mai, Juli, August, Oktober und November zu löschen, so dass hier keine Fakturierung (auch nicht "manuell fakturiert") erfolgen muss.

Hat das schon mal Jemand so probiert? ... oder, wie macht Ihr das?

Ich bin für jeden Tipp dankbar!

Viele Grüße

Corinna W.

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Hallo,

Sie könnten die Aufträge trotzdem monatlich fakturieren, aber die Aufträge zu einer Rechnung kombinieren. Dann haben Sie eben auch nur eine Rechnung auf der die 3 Teilaufträge erscheinen.

[#3 · Accepted solution]

Hallo @CorinnaW ,

das Dilemma kennen wir auch. Irgendwann wurde bei DATEV die (m.E. strategisch völlig falsche) Entscheidung getroffen -> Abwicklungszeitraum = Abrechnungszeitraum. Also jeder Teilauftrag möchte/muss abgerechnet werden. Ich hoffe das wird in der Nachfolge-Online-Lösung besser umgesetzt.

Vorab zum Thema "manuelle Fakturierung": Ich kann in Ihrem Beitrag nicht erkennen, ob die Zeiten für das I. Quartal nur im letzten Monat März oder in allen drei Teilaufträgen Jan - März erfasst werden. Wenn in jedem Monat Zeiten erfasst werden bedenken Sie bitte, dass Auswertungen z.B. nach Deckungsbeiträgen hier falsche Werte liefern können.

Zur Frage fallen mir zwei grundsätzliche Lösungen ein (Bsp. bezogen auf Quartal I):

1) Alle Stunden im Teilauftrag 3 = März abrechnen

Sie können z.B. in allen Teilaufträgen eine "Dummy"-Gebühr hinterlegen. Im Beispiel unten ist das "freier Text" mit der Abrechnungsart "freie Berechnung" und dem Status "gebührenfrei" -> in allen drei Teilaufträgen.

Dann hinterlegen Sie in den Rechnungseinstellung (siehe Bild 2) noch das Verdichten. Ohne diese Option führen die Teilaufträge Jan und Feb. sonst zu unnötigen Leerzeilen auf der Rechnung.

Jetzt können Sie alle drei Monate Jan - März Rechnungsvorschlagen/freigeben und erhalten das Ergebnis wie im Bild 3.

Das im Zeitraum nur März steht kann man ggf. über ein angepasstes Re.Layout (Programm Musterdokumenteditor) lösen und dafür dann im Text z.B. erfassen "Januar - März" oder "I. Quartal". Da gibt es diverse Ansätze.

2) Die Stunden pro Monat einzeln abrechnen und zusammenfassen

Voraussetzung: Sofern nicht schon vorhanden würde ich auch alle Teilaufträge mit Aufwandspositionen versehen und die Mitarbeiter dort die Zeiten erfassen lassen. Macht sich auch gut fürs Controlling und evtl. Arbeitsplanung.

2a) Sie können die Zeiten manuell pro Teilauftrag erfassen (ohne die o.g. Hilfslösung "freier Text")

2b) Noch eleganter wird es, wenn Sie mit einer automatischen Mitarbeiterzeitvergütung arbeiten.

Kurz erklärt wie wir es handhaben:

• jeder Mitarbeiter bekommt eine Qualifikation Sachbearbeiter oder Steuerberater (tiefer wollten wir nicht differenzieren)
• Dazu werden für die Gruppen externe Stundensätze hinterlegt
• Es sind div. Einstellungen in den Aufwandspositionen/Auftrag nötig - darauf gehe ich jetzt im Detail erstmal nicht ein
• Bei jeder Zeitbuchung generiert das Programm automatisch schon die passende Zeitgebühr auf Basis der Qualifikation des Mitarbeiters (also Menge x Preis)
• Statt der Qualifikation kann auch auf Mitarbeiterebene differenziert werden

Auf der Rechnung werden dann die 3 Monate zusammengefasst und gemeinsam abgerechnet - siehe Bild unten.

Das Thema ist recht komplex, ich musste mir da auch mehrmals vom Teamservice helfen lassen (Wenn Sie länger als 1 Stunde lesen/testen sollten Sie das auch in Erwägung ziehen, es lohnt sich!).

Literaturtipp -> Automatische Vergütungen - Allgemeines - DATEV Hilfe-Center

Das könnte dann auf der Rechnung so aussehen:

Ich hoffe ich habe die Fragestellung jetzt richtig gedeutet.

Mit freundlichen Grüßen
Marco Hüwe

[#4]

Hallo, ich bin neu hier. Ich habe den Arbeitgeber gewechselt und nun bin ich im Datev auf der Suche nach der Fakturierungsmaste mit dem Reiter Vergütung. Ich weiß nicht genau wie ich es beschreiben soll, bei der früheren Kanzlei bin ich über den Auftrag in die Fakturierung gekommen, dort hatte ich den Reiter Vergütung und die Werte aus dem Mandantenauftrag welche ich zuvor mit Gegenstandswerte übergeben weitergereicht hatte. Benötigt man hierfür ein bestimmtes Programm? Denn in der jetzigen Kanzlei kann ich dies nicht finden und ich würde es gerne mit den Chefs umstellen da das bisherige Verfahren sehr kompliziert ist.

Vielleicht kann mir jemand helfen.

[#5]

Hallo @DM7 ,

nicht jede DATEV-Kanzlei nutzt auch Eigenorganisation comfort. Es gibt da mehrere Varianten: Eigenorganisation comfort (datev.de)

Das lässt sich u.a. prüfen, indem im DATEV Arbeitsplatz über Hilfe | Info mal die Einträge geprüft werden. Sieht das ähnlich aus?

Wenn "EO Comfort" im Einsatz ist, würde ich im nächsten Schritt durch den Administrator die Rechtevergabe prüfen lassen.

Mit freundlichen Grüßen
Marco Hüwe

[#6]

Na besser spät als nie 😕 ... vielen lieben Dank für Ihr sehr detailierten Ausführungen.

Sie haben mir sehr weitergeholfen