E-Rechnung Ablage in Dokorg eigene Ablage Kanzlei funktioniert nicht wie bei Ausdruck/pdf-Rechnungen

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Rechnungsschreibung in Kanzlei; einzelnes Md (Dauerversuch) wurde heute auf E-Rechnung umgestellt.

Für die Kanzlei-Buchhaltung werden bislang alle Rechnungen als pdf in der Dokrog Bereich eigene Ablage / Fibu-Belege immer als pdf seit Jahren relativ automatisch abgelegt.  Wir müssen nach der Verarbeitung zwar regelmäßig die Kanzlei Nr. 1 manuell auswählen aber sonst ist immer der richtige Ordner in der eigenen Ablage welcher angesprochen wird.  Das ist auch bei den Ausdruck/pdf-Rechnungen heute noch unverändert. Zumindest war es das vor dem E-Rechnung-Test mit den Rechnungen bis Gestern noch so.

ABER/Problem heute: bei der (heute ersten) E-Rechnung wird jetzt für die automatische Ablage in Dokorg der Bereich Mandantenablage unter dem Mandanten an den die Rechnung geschrieben wird zur Ablage vorgegeben. D.h. es wird nicht mehr der Ablageort  welcher in den  Grundwerten zur Rechn.schreibung  in der Kanzlei unveränderte als Ablageort "eigene Ablage/Fibu-Belege hinterlegt wurde.

Leider kann man nur eingeschränkt zumindest  die "eigene Ablage" in Dokorg je E-Rechnung dann  manuell nach der Verarbeitung der E-Rechnung auswählen - Aber der Unterordner der individuell in der Dokorg in 2021 neu angelegt wurde wird merkwürdigerweise bei der Speicherung der E-Rechnung nicht zu Auswahl angezeigt/angeboten nur die von DATEV voreingestellten Grund-Ordner. Muss man da evtl. auch etwas für die E-Rechnung freigeben?

Wir haben die E-Kopie vorerst unter eigener Ablage allg. gespeichert und im Anschluss manuell in den Unterordner in Dokorg verschoben. Da die E-Rechnung wohl im Hintergrund per email versendet wird (Rückmeldung von Md steht noch aus, ob es auch wirklich angekommen ist) traut man sich nicht den Druck abzubrechen und speichert wenigstens im allg. Ordner. Der Aufruf der  Versandübersicht ist zwar etwas umständlich aber die Verknüpfung ist dann mit der verschobenen Rechnung richtig zugeordnet gewesen. 

Allg. Frage: Hat jemand eine Idee woran das liegen könnte und an welcher Stelle man den Ablageort für die Kanzlei in der Dokorg auch für die E-Rechnung nach dem Druck  dauerhaft hinterlegen kann. Gibt es hier evtl. noch etwas zusätzliches als die bisherigen Grundwerte in der Re-Schreibung. Wir haben nichts dazu gefunden weder in den Stammdaten MD/eig. Kanzlei noch in den Grundwerten Re-Schreibung. 

ABER:

Guter Speicher-Nebeneffekt: die Speichermenge der E-Rechnung in Dokorg ist geringer (von 130 zu 69 kb) zur herkömmlichen pdf-Kopie. Es wurde in allen Fällen ohne Logo gearbeitet.

Idee Zu Bankverbindung: die 2. Bankverbindung habe ich mal vorläufig in die 1. Zusatzzeile unter der Bankverbindung eingefügt; zumindest mal eine Möglichkeit die funktioniert auch wenn die Schriftgröße schon sehr extrem zur ersten BV abweicht. Irgendwie hat sich die eine Bank nicht abwählen lassen (Feld 10 der E-Rechnung) obwohl wir die Standardbank aus den Grundwerten herausgenommen haben. Ist wohl das Los wenn irgendwo in den Stammdaten noch eine Bank für die Buchhaltung hinterlegt ist. Aber Schönheit in der Rechnung alleine zählt auch nicht - es soll im Endeffekt  bezahlt werden und kein Wettbewerb gewonnen werden.

Danke für eine Antwort.

Die Nachricht wurde verschoben. Michael Grohganz DATEV e.G.

[#2 · Accepted solution]

Hallo,

bei der Archivierung in "Eigene Ablage" wird die E-Rechnung aktuell als "Beleg" erkannt und somit nicht automatisch dem Bereich "Dokumente" zugeordnet. Dies wird voraussichtlich mit dem Service-Release am 20.02.2025 korrigiert. Dann wird auch die passende Struktur bei Ihnen wieder angezeigt.

Schöne Grüße

Kerstin Schulz

DATEV eG

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Super wenn das die DATEV-Entwickler schon angepackt haben und Ende Feb 2025 die eigene Ablage bei E-Rechnungen angesprochen wird. 

Danke

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Hallo Frau Schulz,

ist das wirklich schon geändert. Wir haben auch Probleme mit der Ablage der ERechnung im DMS (EO Comfort) und bei uns will er die E-Rechnung auch im Mai noch als Beleg ablegen. Oder machen wir etwas verkehrt?

VG Gregor.

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Hallo Gmallow,

sollte das Problem trotz Installation der aktuellen Version weiterhin bestehen, wenden Sie sich bitte an unseren Programmservice Eigenorganisation comfort unter www.datev.de/service-eo.

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Hallo @FlorianMeiers 

das beschriebene Phänomen scheint ein allgemeines Problem zu sein.  Bei uns wird jede Rechnung aus dem Hause DATEV als "Beleg" erkannt, obwohl dies nicht gewünscht ist - und ehrlicherweise auch keinen Sinn macht.

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Hallo @agmü,

wenn Rechnungen über den Dokumentenkorb im DATEV Dokumentenmanagement (Dokumentenablage / DATEV DMS) abgelegt werden, und es handelt sich bei dieser Rechnung um eine valide E-Rechnung, dann wird immer die Dokumentklasse Beleg gewählt, unabhängig vom Absender der Rechnung. Dies hat den Zweck, die Felder Belegnummer und Betrag vorzubelegen, was in der FiBu dann wiederum diese Felder in der Buchungszeile vorbelegt.

Der Dokumentenkorb hat keine Funktion, um zu erkennen, wer der Absender der E-Rechnung ist. Ihre Beobachtung bei den DATEV Rechnungen muss sich demnach auch auf alle anderen E-Rechnungen beziehen (sofern sie nicht an relevanten Stellen invalide sind).

Bei der Übergabe der Rechnungen aus den DATEV Rechnungsschreibungsprogrammen an das DATEV Dokumentenmanagement wird bei einer Silent Übergabe i.d.R. die Dokumentklasse Dokument gewählt, weil die Anwendungen diese Dokumentklasse als Attribut mit übergeben. Sollte aber bei der Silent Übergabe etwas passieren, wass den Prozess unterbricht (z.B. ein Standard-Pflichtfeld wird nicht oder mit falschem Inhalt übergeben), dann öffnet sich (wie bei einer nicht-Silent Übergabe) die Ablagemaske, und jetzt greift wieder die Maskenlogik: es wird die E-Rechnung erkannt und die Dokumentklasse auf Beleg umgestellt.

Sollten Sie dennoch eine Ablage mit Dokumentklasse Dokument bevorzugen, ist dies mit zwei schnellen Mausklicks bei der Ablage umgestellt (sowohl im Dokumentenkorb als auch bei der unterbrochenen Silent Übergabe), der Inhalt der restlichen bereits ausgefüllten Felder ist davon nicht betroffen.

Mich würde nun lediglich noch interessieren, warum eine Ablage mit Dokumentklasse Beleg aus ihren Augen bei E-Rechnungen keinen Sinn macht? Evtl. gibt es ja Aspekte, die wir bisher übersehen haben.

Abschließend kann ich nur sagen, dass die Erfahrungen mit Serviceanfragen durchaus ein heterogenes Bild zeigen. Dass (E-)Rechnungen als Beleg abgelegt werden, ist in der Tat auch gern gesehen und wird als korrekt wahrgenommen.

Mit freundlichen Grüßen,

Ralph Rupprich

Service DATEV Dokumentenmanagement

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Hallo @Ralph_Rupprich 

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@Ralph_Rupprich  schrieb:

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Der Dokumentenkorb hat keine Funktion, um zu erkennen, wer der Absender der E-Rechnung ist. Ihre Beobachtung bei den DATEV Rechnungen muss sich demnach auch auf alle anderen E-Rechnungen beziehen (sofern sie nicht an relevanten Stellen invalide sind).

...

Ich arbeite nicht mit dem Dokumentenkorb.  Bisher erhalten wir auch nur von der DATEV Rechnungen mit strukturierten Datensätzen.

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@Ralph_Rupprich  schrieb:

...

Bei der Übergabe der Rechnungen aus den DATEV Rechnungsschreibungsprogrammen an das DATEV Dokumentenmanagement wird bei einer Silent Übergabe i.d.R. die Dokumentklasse Dokument gewählt, weil die Anwendungen diese Dokumentklasse als Attribut mit übergeben. Sollte aber bei der Silent Übergabe etwas passieren, wass den Prozess unterbricht (z.B. ein Standard-Pflichtfeld wird nicht oder mit falschem Inhalt übergeben), dann öffnet sich (wie bei einer nicht-Silent Übergabe) die Ablagemaske, und jetzt greift wieder die Maskenlogik: es wird die E-Rechnung erkannt und die Dokumentklasse auf Beleg umgestellt.

...

Nichts für Ungut, aber mit dieser Argumentation zeigen Sie den Konstruktionsfehler der Dokumentenklassen und die fehlende Sinnhaftigkeit der Unterscheidung auf.

Die DATEV eigenen Programme es nicht schaffen, Rechnungen die unzweifelhaft der Dokumentenklasse "Beleg" zugeordnet werden sollten mit dem Attribut "Dokument" abgelegt werden, kann dies nur deshalb geschehen, weil die Informationen für die Weiterverarbeitung auf anderem Wege bereit gestellt werden. 

Warum dann für Dateien (Dokumente) die über den Dokumentenkorb oder per drag - n - drop in die Dokumentenorganisation gelangen ein Sonderweg beschreiten? 

Nicht die abzulegende Information entscheidet, ob deren Inhalt für die weiter Bearbeitung benötigt wird, sondern der Ablageort.

Damit einher gehen mag eine Standardisierung, aber auch eine Reduzierung der Komplexität, folglich der Wartung und Pflege.

Mir ist bewusst, dass on prem in diesem Bereich keine Änderung mehr zu erwarten ist, daher habe ich mich mit den Unzulänglichkeiten der Software arrangiert.

Welchen Mehrwert die Dokumentenklassen haben konnte mir noch niemand im Rahmen einer Gesamtbetrachtung erklären. Wenn selbst die eigene Software die Dokumentenklassen ignorieren kann, ohne, dass es zum Informationsverlust führt, sollte über die Richtigkeit des Konzepts generell nachgedacht werden.  Ich befürchte nur, dass dieser grundlegende Konstruktionsfehler auch in die Cloud übertragen wird.  

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@Ralph_Rupprich  schrieb:

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Mich würde nun lediglich noch interessieren, warum eine Ablage mit Dokumentklasse Beleg aus ihren Augen bei E-Rechnungen keinen Sinn macht? Evtl. gibt es ja Aspekte, die wir bisher übersehen haben.

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Aus den vorgenannten Gründen sind für mich die Dokumentenklassen selbst der Konstruktionsfehler; dies ungeachtet ob die Informationen als strukturierter Datensatz (eRechnung) oder in einem anderen Format vorliegen.

mit freundlichen Grüßen