E-Mail aus E-Mail-Vorlage automatisch ablegen

[#1]

Hallo,

ich benötige Hilfe bei folgenden Themen:

Wir möchten E-Mails, welche aus der Vorlagenverwaltung erstellt wurden automatisch in DMS ablegen.

Hierfür haben wir folgende Einstellungen aus dem Dokument 1018640 vorgenommen (siehe unten).

Nach Versand der E-Mail öffnet sich bei uns aber der Dialog nicht automatisch, sodass die Ablage erfolgen kann.

Auch haben wir einen Ablage-Knigge erstellt, welcher automatisch einen Postausgang anlegen soll. Auch dieser wird nicht automatisch angelegt.

Kann hier jemand weiterhelfen, wo das Problem liegt?

Vielen Dank für die Hilfe!

[#2]

Hallo @chro,

es bestand kürzlich das Problem der fehlenden Ablagemaske nach dem E-Mail Versand.
Dies wurde mit der Version Basisdienste Office 11.22 (Service-Release, am 18.02.2021) behoben.
Bitte prüfen Sie ob diese Version bei Ihnen bereits installiert ist.

Zur Klärung der Anlage eines Postausgangs mit dem Ablage-Knigge, bitte ich Sie folgende Fragen zu beantworten:
Ist im Ablage-Knigge sowohl ein Posteingang wie auch ein Postausgang konfiguriert?
Was geschieht, wenn Sie den Ablage-Knigge in der Ablagemaske auswählen?
Wird der Haken bei „Postausgang anlegen“ gesetzt und werden die Eigenschaften des Postausgangs gefüllt?

Viele Grüße aus Nürnberg

Magdalena Szczepanska
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

[#3]

Sehr geehrte Frau Szczepanska,

vielen Dank für Ihre Rückantwort.

Ich werde prüfen, ob wir das Service-Release installiert haben.

Der Knigge wurde wie folgt angelegt:

Eine Dokumentart für Posteingang wurde nicht ausgewählt, da diese nicht benötigt wird.

Vielen Dank für die Hilfe.

Mit freundlichen Grüßen

[#4]

Hallo @chro,

bitte melden Sie sich bei uns im Programmservice, damit wir uns die Thematik gemeinsam ansehen können.

Vielen Dank.

Viele Grüße aus Nürnberg


Magdalena Szczepanska
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

[#5]

Guten Tag,

wir haben ein ähnliches Problem.

Auch bei uns werden die Mails beim Erstellen über Dokument "Neu" nach dem senden nicht in Dokablage abgelegt.

Wir nutzen allerdings die Dokumentenablage und nicht DMS.

Von Basisdienste Office haben wir die Version 11.22 installiert.

Ein ähnliches Phänomen haben wir bei verknüpften Vorlagen-Dokumenten aus ProCheck.

Auch hier kommt bei Vorlagen die aufgerufen werden. trotz der Einstellung, dass "keine Ablage" oder eine "Automatische Ablage ohne Dialog" immer wieder der Ablage-Dialog.

Was ist da das Problem?

Vielen Dank.

[#6]

Nachtrag:

Ich hatte nun Kontakt mit dem Service-Team.

Eine Mögliche Ursache könnten bestimmte aktivierte Add-ins in Outlook sein.

Leider bei uns aber nicht.

Ein Protokoll ging nun an die Entwicklung um den Fehler zu finden.

Also erst mal warten, was die sagen.

[#7]

Guten Tag,

Nachtrag:

Es wurde uns seitens Datev mitgeteilt, dass Nachbesserungen in der E-Mail-Ablage vorgenommen wurden.

Diese werden mit dem Service-Release April installiert.

In der Tat funktioniert bei uns nun die Auswahl der Ablageoption - vorher kam ja immer ein Ablagedialog, egal, welche Auswahl getroffen wurde.

Allerdings haben wir bei der Neuanlage einer E-Mail noch Probleme mit dem Ablagedialog.

Ich habe noch eine Änderung in der Rubrik der Schriftguterstellung einer Vorlage vorgenommen und es funktioniert seither bei mir. Interessanter Weise funktioniert es bei den Kollegen aktuell aber weiterhin nicht.

Ursache bisher unbekannt. Ein Datev-Mitarbeiter hat sich nun nochmal Daten gezogen, um den Fehler ausfindig zu machen, weswegen es bei mir klappt, bei den anderen aber nicht.

[#8]

Nachtrag:

Das Problem ist, dass Datev beim Versand prüft, ob die Mail-Nachricht an den ursprünglich ausgewählten Empfänger verschickt wird, oder an einen anderen.

Wird die Nachricht an einen anderen Empfänger verschickt, der nicht in den ZMSD hinterlegt ist, öffnet sich der Ablage-Dialog nicht.

Das wird sicherlich am häufigsten wohl nur dann der Fall sein, wenn man die E-Mail-Erstellung in der Kanzlei erst mal testet und man es deshalb an sich selbst schicken möchte, statt an den Mandanten.