Datev DMS Aufbewahrungsrichtlinie festlegen

[#1]

Hallo,

nach der Einführung von Datev DMS stellt sich mir die Frage, ob ich eine automatische Aufbewahrungsrichtlinie hinterlegen kann, damit ich nicht für jedes Dokument einzeln die Daten für Archivierung und Löschung eingeben muss.

Bei der Vorlagenverwaltung ist das möglich, in DMS habe ich trotz Recherche nicht gefunden.

Geht das in DMS nicht oder habe ich die Dokumente einfach nicht gefunden?

[#2]

Hallo @StB-Stadtkrone,

den Punkt den Sie wahrscheinlich suchen heißt Aufbewahrung.

Bei der Ablage von Dokumenten ist dieser in der Ablagemaske unten über den Details zu finden.

Hier können Sie einstellen an welchem Tag archiviert und wann gelöscht werden soll.

Viele Grüße aus Nürnberg

Anton Friesen
DATEV eG, Service Dokumentenmanagement

[#3]

@Anton_Friesen: Ja, das IT zu Fuß mit Manuel 👨, weil:

---

@StB-Stadtkrone schrieb:

damit ich nicht für jedes Dokument einzeln die Daten für Archivierung und Löschung eingeben muss.

---

Gesucht wird eine globale Retention Regel, die 24/7 besagt: Dokumente > 10 Jahre ab tagesaktuelles Datum = automatisch löschen ohne Nachfrage - von mir aus in den Papierkorb, dass man dort suchen kann, wenn man denn will + einfach Dokumentation, welches Dokumente gelöscht wurden (Historie). 

@StB-Stadtkrone: Ich glaube ehrlich gesagt nicht dran. Das wäre zu automatisiert. Wie man das mit DATEV DMS z.B. in 2025 händeln will, keine Ahnung. Manuel 👨 alle Dokumente danach zu filtern und zu löschen ist DATEV like - wir beide wollen aber was ganz anderes; was Automatisches; was, dass im Hintergrund still abläuft 😉.  

Man stelle sich vor, in der IT würden Backups nicht so automatisch gelöscht werden und DATEV müsste im DATEVasp Mitarbeiter beschäftigen, die Datensicherungen by Hand löschen 😬.

[#4]

@metalposaunist,

sorry, dieses eine wichtige Wort "nicht für jedes Dokument" habe ich total überlesen 🙄...

Automatisch wird das leider nicht gehen, eine Alternative wäre es die Dokumente zu filtern z.b. nach dem Jahr 2011 und alle massenindexiert zu archivieren aber das ist ja so nicht gewünscht.

[#5]

---

@Anton_Friesen schrieb:

eine Alternative wäre es die Dokumente zu filtern z.b. nach dem Jahr 2011 und alle massenindexiert zu archivieren aber das ist ja so nicht gewünscht.

---

Nein, stimmt 👍. #Automatisierung und so. Mehr Zeit für echte #Beratung statt Arbeit, die Roboter übernehmen können 😉. Langweilige Arbeit macht niemand gern. 

[#6]

@Anton_Friesen : lohnt es sich denn ggf zu wünschen, dass diese angesprochenen Felder hier

sich hier direkt im Ablage-Knigge (automatisch berechnet) vorbelegen lassen?

Dann wäre ja zumindest denen (uns z.B.) geholfen, die den Knigge als Pflichtfeld vorgeben.

Mit freundlichen Grüßen
Marco Hüwe

[#7]

Genau das wäre auch mein Wunsch.

So läuft das ja in der Vorlagenverwaltung und diese Funktion wäre im Ablage-Knigge in der gleichen Weise angebracht.

Wo ist dieser Wunsch zu äußern :-)?

[#8]

---

@StB-Stadtkrone schrieb:

Wo ist dieser Wunsch zu äußern :-)?

---

Na hier 😉: Ideen zu DATEV DMS 

Aber Ihr seid mir alle zu sehr in DATEV Denken befangen. Knigge und Filtern gehören zu DATEV DMS wie **bleep** auf Eimer 😂. Ich könnte so nicht arbeiten. In DATEV muss man alles filtern. Das fühlt sich so unnormal an. Ein bisschen so, als bestünde der DATEV Arbeitsplatz aus Excel-Listen, die man filtern muss 😄.

Zumal beim Knigge die Gefahr besteht, dass man den nicht nutzen muss, oder? Also schafft man sich eigene Inhomogenität, wenn plötzlich mit Knigge Dokumente weg sind, andere im Zeitraum aber doch noch da. 

Ich denke das viel, viel globaler. Eher DATEV DMS als Ganzes an sich und nicht so kleinteilig. #ThinkBIG #BigData

Vergleich: Ihr wollt, dass man an jede E-Mail einen Archivierungsdatum hängen kann. Oder an eine Kategorie. In Exchange online kann man das via Richtlinie auf alle Postfächer gleichzeitig ausrollen: Archiviere alle Mails älter als 10 Jahre, fortlaufend mit dem aktuellen Datum. Done.  

[#9]

@StB-Stadtkrone das hier wäre dann wohl die passende Stelle: Ideen zu DATEV DMS - DATEV-Community

Übernehmen Sie auch gerne meine Anmerkungen und erstellen dort Ihre erste Idee 🙂

[#10]

Erledigt 🙂

Als noch neuer Datev-Benutzer bin ich hoffnungsfroh, dass die Datev das aufgreift. Eigentlich liegt das ja auf der Hand und das Team der Vorlagenverwaltung hat es ja auch schon implementiert.

[#11]

---

@StB-Stadtkrone schrieb:

Eigentlich liegt das ja auch der Hand und das Team der Vorlagenverwaltung hat es ja auch schon implementiert.

---

Dann möge das Team Vorlagenverwaltung mal nach der Möglichkeit Historie und Revision aus dem DATEV DMS fragen. Vielleicht entwickeln sich da ganz neue Synergien bei DATEV draus 😄.  

[#12]

Ich mag aber auch Verknüpfungen... 😃

da gehts weiter: Automatische Retention Policy für Ablage-Knigge