DATEV DMS / Belege via Mail an Dokumentenkorb

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Hallo zusammen,

wir möchten eine zentrale Mail Adresse anlegen um z.B. Gesprächsnotizen an DMS zu senden. Gibt es hier eine Schnittstelle, die dieses erfüllt?

Eine Idee wäre, ein PDF mit den Gesprächsnotizen via eMail in den Dokumentenkorb zu schicken ähnlich wie es bei Upload Mail ist - nur das die Zuordnung am Ende manuell erfolgt.

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Das klingt schon sehr abenteuerlich und umständlich. Ich hätte da eher an MS Planner oder MS OneNote oder so gedacht. Kommt drauf an, wie der Workflow von vorne bis hinten aussehen soll. Deine Anforderung ist ja nur ein Teil der Idee. 

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Hallo Daniel, ich finde nicht das es abenteuerlich klingt - der Mandatsverantwortliche sitzt mit dem iPad in der Besprechung - erstellt via GoodNotes, Word oder OneNote Notizen.

- Speichert es als PDF

- Schickt es per Mail an eine eMail Adresse z.b. dms@example.com - da landen alle Gesprächsnotizen.

Dies sollen wenn möglich automatisiert in den Dokumentenkorb abgelegt werden um sie dann manuell dem Mandanten zuzuordnen.

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Lass die Verbindung DATEV DMS und externe Programme weg. Zu jedem unserer Mandanten gibt's ein OneNote Notizbuch. Wir werden mit mehr als DATEV Programmen jonglieren können müssen und Daten werden allg. an mehr als 1 Stelle zu suchen sein. 

Ist eben nur ein Wechsel im Verständnis und Anwendung inkl. "Kontrolle", dass der Wechsel auch kanzleiweit erfolgreich so verstanden und angewandt wird. Der Teil nach dem Erstellen in GoodNotes und Co. ist reine Bürokratie und Aufwand, den keiner bezahlt; noch man technisch braucht. Einziger Vorteil: DATEV DMS ist der Highlander - der aber technisch einfach nicht auf 2023er Niveau zu nutzen ist und man daher anders arbeiten muss, um effektiv ans Ziel 🏁 zu kommen. 

Aber ja, ich weiß. Ich bin ein EDV Vollfreak 🤓 und ich bin kein Maßstab. Ein bisschen Veränderungsbereitschaft würde ich aber doch für "OK" empfinden. Und wir sind nicht die einzige Kanzlei, die OneNote so nutzt. Vielleicht hat @blum einen smarten Tipp, wie man's schön machen kann. 

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Hallo @SvenJanning ,

wir haben bei uns alle einen Privaten Benutzerordner "K:" mit folgender Struktur:

Das "K:\DMSImport" Verzeichnis ist in der DMS zentral für alle Mitarbeiter eingestellt:

Nur bei unserer Orga-Abteilung (Sekretariat mit mehreren Mitarbeitern) gibt es ein gemeinsames Importverzeichnis. Und ein Link dieses gemeinsamen Importverzeichnisses unsrer Orga-Abteilung hat jeder in seinem privaten Benutzerordner "K" (siehe oben). Und jeder Mitarbeiter kann dann Dokumente die er nicht selbst Verschlagworten möchte, in diesem Verzeichnis speichern.

Die Mitarbeiter der Orga-Abteilung stimmen sich untereinander ab und lesen das Importverzeichnis regelmäßig in den Dokumentenkorb ein und speichern dann diese Dokumente in der DMS ab. 

Ansonsten habe auch ich seit 2013 ein OneNote Notizbuch in dem ich alle (auch private) Besprechungen/Notizen überwiegend handschriftlich auf meinem Tablet erfasse und jeder Mitarbeiter hat darauf zugriff (tolle Volltextsuche auch meiner schlechten Handschrift / private Notizen und Personalnotizen sind natürlich nicht freigegeben). Nur bei ganz wichtigen Notizen mache ich daraus eine PDF und speichere diese in der DMS.

Gruß Ralf Blum

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@SvenJanning  schrieb:

... der Mandatsverantwortliche sitzt mit dem iPad in der Besprechung - erstellt via GoodNotes, Word oder OneNote Notizen.

- Speichert es als PDF (auf OneDrive / Sharepoint)

•  Wird mit der OneDrive App auf einen Server synchronisiert und bspw. per PowerShell überwacht und dann automatisch in das von @blum skizzierte "K:\DMSImport" bzw. einen "K:\allgemeiner DMSImport" verschoben

(Hier lässt sich bestimmt auch Power Automate noch involvieren. Sei es auch nur für die Überwachung und das verschieben der PDF auf einen FTP, der das / ein Importverzeichnis für DMS abbildet.)

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Jepp - ungefähr so. Und die automatische Dokumentenzuordnung von DMS kann dabei halbautomatisch unterstützen.

MfG, F.Lange

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Mit der DATEVconnect API wäre da dann vermutlich auch noch eine 3/4- bis Vollautomatik machbar. 😉