Abkündigung DMS classic - Alternativen

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Hallo in die Runde,

der Countdown für die finale Abkündigung von DMS classic läuft leider unaufhaltbar.

Wir haben bei einem unserer Mandanten nunmehr das Problem, dass in der Vergangenheit DMS-classic im Einsatz war, ein Umstieg auf ELO jedoch nach dem ersten Beratungstermin nicht in Frage kommt (zu hoher Preis).

Da DMS in der Vergangenheit im Wesentlichen nur als Zwischenablage für Belege genutzt wurde, welche der Buchführung als digitaler Beleg beigefügt worden sind, ist diese Funktion in Zukunft über DUO abbildbar. 

Nunmehr hat sich das Problem herauskristallisiert dass gemäß der Hinweise der DATEV mit Ablauf des 31.12.2023 DMS Classic gemäß Nutzungsbedingungen zwingend zu deinstallieren ist und demnach eine weitere Nutzung als Archiv entfällt. 

Der Mandant fragte nunmehr an, ob DMS standard auch für Unternehmen verfügbar sei (es wird i.A. ausschließlich auf Steuerkanzleien als Nutzer hingewiesen), hierzu konnte ich leider keine Informationen finden. 

Ein weiterer Gedanke wäre die Dokumentenablage zu nutzen, welche m.W. in Mittelstand Faktura mit Rechnungswesen enthalten ist. Ist es hier unproblematisch möglich einen Export aus DMS classic vorzunehmen und anschließend die Dokumente in der DokAb wieder zu importieren

Vielen Dank im Voraus.

Kategorie angepasst von @Kristina_Nering 

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Guten Tag,

für Ihre Mandanten gibt es die folgenden Varianten:

https://ecm.online/datev-loesungen-im-vergleich/

Wir bieten in Verbindung mit ELO auch preiswerte Varianten für Ihre Mandanten  an.

Gerne beraten wir Sie zu den verschiedenen Möglichkeiten und Varianten. 

Mit freundlichen Grüßen

Marc Bartrina y Manns

ecm.online GmbH

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Hallo zusammen, 

wir begleiten bereits einige Mandanten bei der Migration von DATEV DMS classic für Unternehmen zu ELO for DATEV. 

Informationen finden Sie hier: 

https://www.cpgmbh.de/fileadmin/cpmbh/Dokumente/Downloads/DATEV_DMS_Migration_.pdf

Wir begleiten Sie dabei! Vereinbaren Sie gerne ein Gespräch mit mir!

https://www.cpgmbh.de/termine/elo

Viele Grüße

Philipp Klöpper

C&P Capeletti und Perl

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@Marc_Bartrina @PhilippKloepper 

Vor dem Werbeblock lesen:

ein Umstieg auf ELO jedoch nach dem ersten Beratungstermin nicht in Frage kommt (zu hoher Preis).

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Hallo @karstenm ,

ja man möchte meinen ein Umstieg auf DMS neu wäre eine gangbare Lösung, die auch preislich im Rahmen bleibt.

Nur wird das von DATEV nicht für Mandanten angeboten.

Ein Downgrade auf Dokumentenablage (gibt’s ja auch mit Revisionssicherheit) wäre auch eine prima Alternative.

Nur gibt es hier keine Möglichkeit einer Datenübernahme.

Belege im Unternehmen Online wäre auch eine Idee.

Hier könnte allerdings erhebliches Datenvolumen und damit Kosten zusammenkommen. Und es gibt keine sinnvolle Möglichkeit, das in einem Rutsch ins RZ zu transferieren.

Warum das alles so ist kann allerdings nur DATEV beantworten.

mfG, F.Lange

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@karstenm 

Wo sind denn die endgültigen (also nach der Buchung verknüpften) Belegbilder gespeichert?

Beim Mandanten in DMS classic?

In der Kanzlei in DUO?

In der Kanzlei in DMS classic oder neu?

Die Frage ist ja deshalb interessant weil meines Wissens die Belegbilder nicht in ein anderes DMS unter Erhalt des Beleglinks übernommen werden können.

Ist die Vergangenheit egal sollte mit dem Mandanten geklärt werden ob DUO oder lexware eine Alternative im Rechnungsfreigabeprozess wäre.

Andererseits gibt es einige DMS am Markt, die die connect Schnittstelle von Mandantenseite bespielen können um so auch den Beleglink zu erhalten. Ist der nicht notwendig müssen Sie überlegen, wie Sie am Besten von Ihrer Seite mit dem Mandanten zusammenarbeiten können.

Ausgangspunkt sind die Fragen: Was hat der Mandant? Was will der Mandant? Welchen Nutzen können wir daraus ziehen?

Wenn das geklärt ist kann die technische Seite beleuchtet werden.

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Steht doch da:

Ist-Zustand ist wohl DMS classic mit Rechnungswesen.

Die Belege sollen auch nach DMS classic weiter verfügbar sein.

[#8 · Accepted solution]

Hallo @karstenm ,

vielleicht helfen Ihnen folgende Infos/Anmerkungen zum Szenario Ihres Mandanten:

1) DMS wurde nicht vollumfänglich genutzt, es werden nur Belege verknüpft

Ist dieses Szenario auch dauerhaft so geplant oder soll mittelfristig umfangreicher digitalisiert werden?

a) Wenn die Belegverknüpfung auf längere Sicht ausreicht, dann ist DUO sicherlich ein guter Weg, die "neuen" Belege zu verarbeiten.

b) Ist geplant, Belege auch zu prüfen/freizugeben, so bieten Marktplatz und DATEV passende DUO-Ergänzungen.

c) Soll "mehr" digitalisiert werden ist evtl. ein zweiter Blick auf eine DMS-Lösung hilfreich: sollte sich Ihr Mandant z.B. in seiner Erstberatung ein DMS zur Installation im eigenen Hause angeschaut haben, dann lohnt manchmal ein Blick auf gehostete/Cloud- DMS-Lösungen (siehe z.B. die obigen Beiträge der Partner).

2) DUO für neue Belege - wohin mit den alten Belegen?

a) DATEV DMS: für welche Zielgruppe ein Produkt nutzbar ist, lässt sich im DATEV-Shop gut überprüfen: aktiviert man den Filter "Berufsstand" und aktiviert "Unternehmen", so ist DATEV DMS nicht verfügbar. Insofern scheidet diese Lösung aus.

b) Dokumentenablage: DATEV DMS classic speichert Dokumente in einem deutlich anderen Umfang (Metadaten, Strukturen/Unterstrukturen) als ein (in diesem Sinne) "Nicht-DMS" wie die Dokumentenablage. Deshalb ist diese kein Zielsystem für Dokumente aus DATEV DMS classic

c) Exportassistent: mit DATEV DMS classic wird für den Produktwechsel der DATEV Exportassistent ausgeliefert. Damit sind alle Dokumente aus DATEV DMS classic und deren Metadaten in einem vollumfänglich dokumentierten Format exportierbar. Damit besteht die Möglichkeit, für jegliche Lösungen Importroutinen zu entwickelt, bzw. entwickeln zu lassen.

d) Individuelle Fragestellungen (z.B. "gibt es für meine konkrete Situation im Unternehmen Alternativen zu obigen Punkten?") können im betreuten Produktwechsel-Prozess von Ihnen / von Ihrem Mandanten adressiert werden (Stichwort "Persönliches Telefonat").

Herzliche Grüße,

Oliver Franz

Product Owner

Kooperation ELO for DATEV

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@Oliver_Franz 

Das bedeutet übersetzt, dass in DMS classic gespeicherte Belege unter Erhalt des existierenden Beleglinks in ein anderes DMS unter Verwendung der Drittanbieterschnittstelle exportiert werden können?

Ein kurzes Ja oder Nein wäre freundlich da ein DMS Anbieter diese Möglichkeit vor einiger Zeit verneint hat.

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Hallo @einmalnoch ,

ja, der DATEV Exportassistent liefert alle Daten/Metadaten, damit ein Anbieter einen Import unter Erhalt der Beleglinks für die eingesetzte DATEV Rechnungswesen-Lösungen entwickeln kann. Zusätzlich benötigen die Anwender/Anwenderinnen die kostenpflichtige DATEV Beleganzeige Drittanbieter(*) - konfiguriert entsprechend der Vorgaben des Anbieters.

Auch wenn damit diese Frage beantwortet sein sollte, erlauben Sie mir bitte noch, auf eine eventuell aufkommende Frage anderer Community-Mitglieder einzugehen: bei der von DATEV empfohlenen Lösung für Unternehmen (ELO for DATEV) sind diese Schritte nicht notwendig, sondern bereits im Standard enthalten. Der Aufwand ist lediglich notwendig, wenn Sie eine alternative/eigene Software entwickeln/nutzen möchten.

Viele Grüße und einen erfolgreichen Wochenstart,

Oliver Franz

Product Owner

Kooperation ELO for DATEV

(*): denke, das war mit der Drittanbieterschnittstelle gemeint

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Hallo zusammen, 

danke @Oliver_Franz. für die umfassende Antwort. 

Für alle anderen Interessierten an dem Migrationsthema. Wir sind Referenten bei der ELO Messe im Hamburger Volksparkstadion am 14.09. zu genau dem Thema "Migration von DATEV DMS classic für Unternehmen zu ELO for DATEV". Gemeinsam mit unserem Kunden "Orendt Studios" berichten wir von den Erfahrungen mit der Migration. 

Programm finden Sie hier: 

https://www.cpgmbh.de/fileadmin/cpmbh/Bilder/Startseite/elo_ecmtour2022_Hamburg_Einladungsflyer_Agenda.pdf

Die kostenlose Anmeldung erfolgt hier: 

https://www.elo.com/index.php?id=1105&L=0&mkelopartner%5bdirectlink%5d=1&mkelopartner%5bevent%5d=10003&mkelopartner%5bpartner%5d=c5ea18887eb17e9d4b53cb0af367593d

Vielleicht sieht man sich ja dort 😉

Viele Grüße

Klöpper

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@Oliver_Franz 

Vielen Dank, dass Sie heute am Sonntag geantwortet haben und dann auch noch mit einer tollen Nachricht.

Es geht hier nicht um ELO sondern um ein DMS welches von den Schweizer Wirtschaftstreuhändern eingesetzt wird.

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Vielen Dank für diese umfangreiche und schnelle Antwort. 

Mit den Infos kann nunmehr gut mit dem Mandanten zum weiteren Vorgehen sprechen.

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Gerne - und viel Erfolg bei der Klärung mit Ihrem Mandanten.

Falls dieser mit der kostenlosen Info-Veranstaltung starten möchte:

DATEV Info online – DATEV DMS classic für Unternehmen – ein Überblick zum Produktwechsel

Viele Grüße,

Oliver Franz

Product Owner

Kooperation ELO for DATEV

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Hallo liebe Community,

zu meiner damaligen Aufzählung der Optionen gibt es Neuigkeiten: DATEV wird für die "Fragestellung 2" (DUO für neue Belege - wohin mit den alten Belegen?) eine Lösung anbieten. Kunden, die also keinen vollständigen Produktwechsel (*) vollziehen, werden ihre Altbelege trotzdem in ein System überführen können.

In unserer neuen Veranstaltungsreihe, beginnend am 03.03.2023, stellen wir auch dieses vor:

DATEV Info online: Zielsysteme für den Produktwechsel von DATEV DMS classic für Unternehmen

Mit Beginn dieser Veranstaltung wird auch eine neue Community-Gruppe eröffnet, in welcher Fragen zum DMS classic - Produktwechsel für Unternehmen platziert werden können (und Fragen/Antworten aus der Veranstaltung nachgelesen werden können).

(*): Alt- und Neu-Belege in einem neuen, produktiv genutztem System zusammenführen, dabei gleichen oder erweiterten Funktionsumfang eines DMS nutzen