DATEV und gute Kommunikation - zwei Welten, die weiter auseinanderdriften!?

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Der praktische Fall aus unserer Sicht:

Dem Mandanten (neue Adresse) konnte eine neue Smartcard von der DATEV nicht zugestellt werden, weil wir zwar die Stammdaten geändert haben (im APL) aber leider vergessen haben auch noch die Beraterdaten (Mandantengenutzte Beraternummer) zu ändern.

Die Sendung kam zurück (an DATEV) und DATEV hat uns darüber informiert.

Im entsprechenden Anschreiben "Unzustellbare Sendung an Ihre/n Mandanten" wird dann erläutert, dass die Sendung nicht zugestellt werden konnte und - wunderbar ausführlich - wie nun die Adresse zu korrigieren ist oder alternativ gar die Beraternummer gelöscht werden kann. 

So weit, so gut.

Leider lässt das Schreiben aber vollkommen offen, was denn nun mit der Smartcard passiert! Kein Wort darüber ob es einen neuen Zustellversuch gibt oder was nun gemacht werden muss. Das wichtigste wird in dem Schreiben einfach  ausgelassen.

So müssen wir wieder aktiv werden und über den SK nachfragen - ein Schritt der ggf. unnötig ist.

Bitte dringend an der Kommunikation arbeiten.

Möglicherweise hilft es,  etwas von dem "neu-denglisch-bwl-sprech" aus eurem Portfolio zu streichen (Freigabe von Ressourcen) und durch diese neuen Freiräume die Chance zu nutzen Sachverhalte in euren Schreiben praxisorientiert und praktikererprobt bis zu Ende darzustellen.

Nachtrag: Im übrigen geht aus dem Schreiben auch gar nicht hervor, WAS (hier eine Smartcard) nicht zugestellt wurde. Dies wissen wir nur aus einem anderen Schreiben der DATEV. 

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Ja, ich weiß. Auch schon erlebt. Und dann ruft man in der Logistik an ☎️ und ändert vorher schon via Service Anwendungen die Adresse und bittet 🙏 nochmal um Versand.

Online Portale, Online Portale, Online Portale! Dringend! ⚠️

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Okay, wenn dies der Weg ist, dann hätte ich gleich einen Textvorschlag für DATEV parat:

"Nach Korrektur der Adressdaten senden Sie uns bitte einen SK mit der Servicenummer und bitten Sie um erneuten Versand an den Mandanten, wenn wir die Sendung erneut an den Mandanten zustellen sollen"

Und DATEV? Ist doch gar nicht so schwer, oder?

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Oder dank Online Portal sieht man alle Sendungen zu allen Mandanten und sobald diese zugestellt sind, versieht das Portal diese mit einem ✔️ und falls es Probleme gibt, gibt es ein ⚠️ inkl. E-Mail Benachrichtigung, nach dem Motto: es ist dringender Handlungsbedarf nötig und dann gibt es Buttons: 

• ja, ich habe die Stammdaten aktualisiert > nochmals versenden [zu sofort, geplant zu morgen/nächster Werktag]
• nein, Sendungen bitte nicht nochmal versenden / stornieren
• Sendung bitte der Kanzlei zustellen (falls es rechtlich erlaubt ist, nur dann gibt es diesen Button)
• ...

Kein Anruf im LC nötig; Leitungen bleiben für echte Probleme frei; man kann den Status selbst einsehen, ... 

Aber das wird auch 2029 noch ein Traum bleiben. Schade. 

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Lösung 2.0 wäre natürlich auch sehr gut. Wenn es aber nicht mal mit einem Textbaustein klappt, was soll man dann erwarten? 

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Ja Das ist am Ende leider -noch- nicht logistisch bis zum Ende durchdacht. Die unzustellbare Sendung bleibt dann zunächst in der Logistik liegen. Manchmal für Wochen. Keine Ahnung, wie lange genau. Und ja, es ist dort dann ohnehin "Handarbeit" erforderlich für einen erneuten Versand ggf. an eine neue oder aktualisierte "Beraterstammdatenadresse" erforderlich.

Soweit bekannt, kann man auch (abweichende) Lieferadressen (noch) nicht in den "Beraterstammdaten" selbst ändern. 

Ich versuche solche Sachen allerdings grundsätzlich mit einem elektronischen SK oder einer entsprechenden Mail an logistik-center@service.datev.de zu regeln. Das kann deutlich kürzer oder länger als ein Telefonat dauern. Aber ich oder andere wissen dann auch noch nach Monaten, was genau dazu gewesen ist und veranlasst wurde, was ich mit einem telefonischen SK später nicht mehr so genau rekonstruieren könnte (also evtl. nochmals anrufen müsste, was mich auch doppelt Zeit kostet). 

Ärgerlich ist nach meinem Ermessen auch, dass die Übertragung einer (mandantengenutzten) Beraternummer nur noch in den SK und ggf. DATEV-Mitteilungen des übernehmenden Mitglieds, aber nicht beim abgebenden Mitglied auftaucht. Was auch zwei bis drei telefonische Rücksprachen = unproduktive Zeit provozieren kann. Dass es dafür immer noch kein Online-Formular (wie bei Mandantendatenübertrag online) gibt, ist auch ärgerlich.