DATEV: Speicherung, Kosten und löschen

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Wir haben immer wieder das Thema "Beendigung Mandat" auf dem Tisch.

Wenn der Übertrag auf eine andere Beraternummer vorgenommen wird, ist es einfach.

Gibt es eine Checkliste was bei welchem Programm berücksichtigt werden muss, wenn keine Speicherungen im Rechenzentrum erfolgen soll?

Kanzlei Rewe: sichern der Belege in DMS oder Abruf Archiv DVD

Lohn: Arbeitnehmer-online beenden, sichern digitale Personalakte in DMS oder Abruf DVD (mit Dokumenten)

- Dann löschen Beleg-online (sonst gehen Kosten weiter),

Meine Steuern: sichern der Belege in DMS

Unterberaternummer: kündigen alle Programme, keine (kostenpflichtige) Speicherungen mehr.

Dokumente in Lexinform sind nicht wirklich leicht zu finden. 

Wie geht ihr bei Mandatsbeendigung vor, wenn ihr die Belege sichern wollt und dann die Kosten im DATEV Rechenzentrum senken möchtet?

Bin mal gespannt...

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Hallo @k_kuhn!

Was ist Ihre Absicht?

Sie wollen alle Belege nach der Mandatsbeendigung bei sich in der Kanzlei sichern? Für den Fall eines etwaigen Haftungsfalles?

Ich verlinke ein paar bisher geführte Diskussionen (mit weiteren Verlinkungen) zu diesem Themenkomplex:

DUO: Belege bei Mandatsbeendigung? - DATEV-Community - 261017

Einsatz der Scannerbox und DATEV Unternehmen onlin... - DATEV-Community - 262992

Bevor Sie irgendwas löschen, prüfen Sie bitte die rechtliche Situation

Beispiel: Arbeitnehmer online - wenn Sie das einfach löschen und damit die Arbeitnehmer keinen Zugriff mehr auf die Unterlagen haben, wurde hoffentlich während des Mandatsverhältnisses kommuniziert, dass dies kein Archiv für die Mitarbeiter ist und das jederzeit gelöscht werden kann. Ansonsten könnte das Löschen unangenehme Folgen haben.

Beispiel: Unternehmen online - wenn Sie das einfach löschen, verstößt der Mandant gegen seine Aufbewahrungspflicht gemäß GOBD (da die gescannten Belege kontiert sind und damit aufbewahrungspflicht sind). Daher erscheint mir das pauschale Löschen nicht einfach so möglich zu sein.

Meine Empfehlung: Soweit als möglich auf mitgliedsgebundenes Mandatsgeschäft umstellen. Dann liegt die Archivierung beim Mandanten und Sie haben kein Problem/weniger Probleme mit der Sache