PDF-Dateien heften und trennen

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Als Steuerberater möchte ich PDF-Dateien heften und trennen können.

Worum ging es mir: Heften und Trennen auf allen Stufen der Bearbeitung:

• Dem Mandanten bei Upload helfen dass er dort evtl. 10 Rechnungen, die sein Scanner in eine Datei gescannt hat, zu entheften. Dem Mandanten helfen, wenn sein Scanner nur Einzelseiten scannt, hier zu heften.
• Dem Mandanten in U-Online helfen, wenn er aus verstehen leider eine Datei mit 10 Rechnungen hochgeladen hat, dass er es dort enthelften kann
• Uns helfen, dass wir in Rewe beim buchen heften und entheften können

Hinweis DATEV: Ergänzung der Beschreibung

Update DATEV vom 13.09.2022

Hallo Community, 

in DATEV Upload online können nun neben TIFF-Dateien auch mehrseitige PDF-Dateien getrennt werden. 

Feedback DATEV vom 24.03.2022

Hallo Community,

hier zwei Updates zu Ihren Ideen bzgl. Heften und Trennen in DATEV Unternehmen online.

Aktuell haben wir zwei Arbeitsstränge, die sich damit auseinandersetzen:

Zum einen wird es wieder möglich sein, TIFF-Dateien im DATEV Upload online trennen zu können.

Der Prozess gestaltet sich wie früher – nur ohne Captiva Cloud Runtime:

Beim Uploadprozess können Sie Rechnungen, die der Scanner in eine Datei gescannt hat (sog. Multi-TIFF Dateien), wieder entheften. Auch ein Heften ist wieder möglich. Die Funktion soll noch im 2. Quartal 2022 für Sie zur Verfügung stehen.

Zum anderen arbeiten wir an einer Heften- und Trennfunktion in der Belegfreigabe online.

Umfragen unter unseren Piloten haben ergeben, dass diese Funktion während der Pilotierung vermisst wurde, weswegen wir an der Stelle nun weiter ansetzen möchten. Die neue Heften- und Trennfunktion soll aber nicht 1:1 aus Belege online nachgebaut, sondern noch einmal grundlegend überdacht werden. Dazu möchten wir gerne mit Ihnen ins Gespräch gehen und im Rahmen eines Kundeneinbezugs aktiv Ihre Wünsche und Ideen einholen.  Bei Interesse, melden Sie sich bitte per Servicekontakt im DATEV Hilfe-Center an uns.

Viele Grüße

Rainer Reiter

Product Owner DATEV Unternehmen online

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Hallo zusammen,

okay, anscheinend haben wir hier alle aneinander vorbeigeredet und jeder von uns hatte ein anderes Bild des Ergebnisses im Kopf. Das ist leicht ungünstig gelaufen und ich stelle den Sachverhalt gerne klar. Ich nehme für mich mit, mich in Zukunft genauer und präziser auszudrücken. Vage Formulierungen, die Interpretationen zulassen, versuche ich zukünftig zu vermeiden. Im Gegenzug wünsche ich mir von Ihnen, Ihre Wünsche ebenso klar und eindeutig zu formulieren. Ich glaube, dann sind wir auf einem guten Weg 

Sehr geehrte Frau Naßler,

Genau hier liegt das generelle Problem:

Wir Anwender reden offensichtlich andauernd an der DATEV vorbei. Ihr Eindruck ist also richtig. 

Wir Anwender verstehen die DATEV sehr gut, sonst würden wir auch nicht laufend und konkret auf die DATEV-Feedbacks eingehen.

Wenn dann X-Anwender mit ihren jeweils eigenen Worten einen Sachverhalt schildern, aber offensichtlich nicht das Richtige ankommt, muss das Problem wohl am "Empfänger" liegen und nicht an den "Sendern".

Nunmehr den Anwendern eine "Teilschuld" anhängen zu wollen, ist mindestens "fragwürdig".

Wenn doch der Wunsch

PDF-Dateien heften und trennen

vorgebracht wird, kann man doch nicht "Hurra, wir haben es geschafft und den Erledigt-Stauts zu setzen.", wenn man im Prinzip in UO nur "trennen" kann, was man in UO auch "geheftet" hat. Das ist doch sinnbefreit, auch keine Leistung und schon gar nicht weiterführend. Hier "klebt" man wieder einfach was an . . .

Vielmehr muss sich die DATEV doch Gedanken machen, was kann man dem Anwender darüber hinaus für sinnvolle Funktionen an die Hand geben, um eine möglichst vollständige und runde Anwendung zu bekommen.

• PDFs zusammenfügen
• PDFs teilen
• PDFs verkleinern
• PDFs drehen
• PDFs mit Vermerk versehen
• PDFs entsperren
• ...

Ich weiß nicht, ob DMS das kann, aber für eine Dokumentenverwaltung sind das rudimentäre Funktionen !

Wären mal so ein paar Ansätze, die man verfolgen könnte.

Ich rechne eher mit: " Wir haben den Wunsch geprüft, aber da der Markt bereits zahlreiche Lösungen hierfür anbietet, sehen wir von einer Entwicklung in diese Richtung ab."

Bevor das aber kommt, bitte beachten, dass wir uns in UO in einem bereits "geschlossenen, rechtlichen Universum" befinden...

Ich hatte eben die Situation, welche Auslöser für den Post ist:

Es kann doch nicht angehen, dass man Belege aus UO wieder herunterladen, bearbeiten und wieder hochladen muss und den Ursprungsbeleg löschen. Das ist Kokolores und Steinzeit-EDV.

Von mir ist hierzu alles gesagt. Es ist nicht effektiv, mehrmals an jemandem vorbeizureden. Einmal reicht.

edit: Der Ausgangsbeitrag ist für meine Begriffe voll verständlich, aussagekräftig und lässt für mich persönlich kaum Raum für Missverständnisse...

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@blum @deusex  Full ACK

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Leider muss ich da noch (hoffentlich bald nicht mehr) mit einem externen Tool arbeiten.

Um bei unseren Mandanten den Aufwand beim Scannen klein zu halten, sprich nicht für jedes Dokument einen eigenen Scanvorgang durchführen zu müssen, habe ich PDFSam-Visual im Einsatz. Damit ist es möglich einfach den ganzen Papierstapel auf den ADF zu legen und in einem Rutsch in eine Datei scannen. Die so entstandene Datei lädt man in den PDFSam-Visual und dort filetiert man die Datei einfach in die einzelnen Dokumente indem man die jeweils letzte Seite eines Dokuments im "Endlos-PDF" anklickt. Daraus entstehen dann einzelne Dateien die man dann einfach ins DUO zerren kann. Sieht dann so aus:

Und jetzt frag ich mich... wo ist bitte das Problem solche Funktionalitäten in eine Web-App zu integrieren? Ach ja: Trennen, drehen, Leerseiten entfernen ist auch kein Hexenwerk.

Ein Test mit einem Azubi-Wesen (hoffentlich richtig gegendert) mit einem Stapel von 128 Dokumenten bestehend aus 203 Blättern (teilweise einseitig, teilweise zweiseitig bedruckt, einige Heftklammern bereits vorher entfernt) hat ergeben dass der Zeitaufwand Endlos-PDF (2 Teilstapel in Scanner zu ca. 100 Blättern in Scanner, Scannen, im PDFSam erst mal zu einem großen PDF zusammenschubsen, dann Leerseiten entfernen und dann visuell aufteilen und danach in DUO hochladen) bei 9 Minuten lag, bei Einzel-PDF-Scanning (Anschauen des jeweiligen Blatts und Folgeblatts ob sie zusammengehören oder nicht, checken ob ein- oder zweiseitig, Scanner entsprechend umstellen, Blatt/Blätter anlegen, Scannen, und das ganze die nächsten 203 Blätter wiederholen und dann in DUO hochladen) bei 1 Stunde und 12 Minuten lag. 

Bei einer direkten Integration DUO könnte man die Zeit sogar noch unter 9 Minuten drücken. Von den Möglichkeiten des "Vorparsens" des Endlos-PDF will ich gar nicht erst anfangen. Die "KI" kann durchaus erkennen wann ein neues Dokument beginnt und auch ob es gedreht ist) und kann dann sehr einfach "bedienerlos" arbeiten... Kein Hexenwerk (außerhalb des Datev-Kosmoses)

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@WastlDE: Zum Testergebnis: Da würde ich reingrätschen wollen, weil man das ebenfalls optimieren kann bzw. man nicht > 1h gegenüber 9min braucht. Wenn man den Scanner ordentlich einstellt und gleich vorneweg schon nach einseitigen und mehrseitigen Dokumenten mit 2 Körbchen trennt und man die mehrseitigen immer um 90° dreht, damit man weiß, was 1 Dokument ist und man z.B. einen ADS 2800W hat, ist es bei den einseitigen Dokumenten: Stapel einlegen, 1 Button drücken, scannen lassen, fertig. Bei den mehrseitigen schnappt man sich immer die Dokumente, einlegen, 1 Button drücken, fertig. Ob man dann die 9min schlagen kann, da wäre ich an einem 1:1 Vergleich stark interessiert. Wer am Scanner was umstellen muss, der muss dort optimieren.

Von mir aus kann man noch mehr analoge Körbe vor dem Scannen haben und stellt am Scanner dann entsprechend eine Trennung nach 2, 3, 4 Seiten automatisch ein. Dann braucht man am Ende auch nur den Stapel einlegen, 1 Button, fertig. 

Leerseiten braucht man auch nicht manuell entfernen, weil der Scanner / die Software das erkennen müsste 😉. Und wenn ich manuell am PC mir die Dokumente wieder zusammenkllicken müsste - hätte ich absolut 0 Bock zu. Das kann ich gleich schon vorher durch gute Organisation entscheiden, was 1 Dokument werden soll. 

Und dann würde ich mich, wenn ich mich zu 99,5% auf die Scans verlassen kann, mit dem Belegtransfer arbeiten, die Überwachung einstellen und dann werden nach dem Scan alle Dokumente automatisch nach DUO hochgeladen. Manuelles Hochladen in Upload online würde mir 0 Spaß machen, weil die UX und das UI grässlich ist. 

Oder: Statt der Sammelei gleich die analogen Dokumente beim Erhalt scannen und dann am Scanner Upload Mail nutzen. Dokument einlegen, scannen und es landet im DUO. Kein Belegtransfer, kein Upload online nötig 😊.

Aber im Großen und Ganzen hast Du Recht: So eine Funktion ist kein Hexenwerk und wäre ein Segen. Du kannst ja mal beim @ManfredLener anfragen, dem Du die 1 große PDF zukommen lässt und dessen KI das automatisch kann, was das Azubi-Wesen in 9min manuell gemacht hat. Und: fertige Buchungssätze bekommst Du auch dazu 👍 buchhalter.pro. 

Aber wer noch so viele analoge Papierdokumente hat, dass man sich darum Gedanken muss, muss sich vorher schon Gedanken machen, wie man den Schritt sparen oder minimieren kann. Alles umstellen auf PDF via E-Mail / Portal und dann mit Upload Mail oder den Sammlern arbeiten, die die Portale abgrasen. 

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@metalposaunist Aber die Zeit die einseitigen von den mehrseitigen zu trennen, manuell mit der Hand, dauert länger als 9 Minuten.

Ich bin mittlerweile auch bei buchhalter.pro angekommen, kann jetzt schon mehr als DATEV, insbesondere das ich fertige Debitoren und Kreditorenstammdaten oder auch nur die Beschriftung bekomme ist Gold wert.

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@DATEV:  macht es wie bei fino.

"Buy" euer potentieller "Make Zug" ist vor 3 - 5 Jahren abgefahren und mit dem Fahrrad holt ihr den nicht mehr ein. 

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@oschmitt schrieb:

@metalposaunist Aber die Zeit die einseitigen von den mehrseitigen zu trennen, manuell mit der Hand, dauert länger als 9 Minuten.

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Nicht erst alles auf einen Haufen und dann wieder trennen 😳. Wenn ich den Papierbeleg in der Hand habe, weiß ich gleich, was er ist und dann wandert er gleich ins richtige analoge Körbchen. Dann schnappe ich mir den Stapel und ab damit in den Scanner. 

Ist wie beim Scanner: Wenn ich dem gleich beim Scannen sagen kann, was raus kommen soll, muss ich das Ergebnis nicht nach dem Scannen von Hand manuell erwirken. 

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Hallo Community,

hier zwei Updates zu Ihren Ideen bzgl. Heften und Trennen in DATEV Unternehmen online.

Aktuell haben wir zwei Arbeitsstränge, die sich damit auseinandersetzen:

Zum einen wird es wieder möglich sein, TIFF-Dateien im DATEV Upload online trennen zu können.

Der Prozess gestaltet sich wie früher – nur ohne Captiva Cloud Runtime:

Beim Uploadprozess können Sie Rechnungen, die der Scanner in eine Datei gescannt hat (sog. Multi-TIFF Dateien), wieder entheften. Auch ein Heften ist wieder möglich. Die Funktion soll noch im 2. Quartal 2022 für Sie zur Verfügung stehen.

Zum anderen arbeiten wir an einer Heften- und Trennfunktion in der Belegfreigabe online.

Umfragen unter unseren Piloten haben ergeben, dass diese Funktion während der Pilotierung vermisst wurde, weswegen wir an der Stelle nun weiter ansetzen möchten. Die neue Heften- und Trennfunktion soll aber nicht 1:1 aus Belege online nachgebaut, sondern noch einmal grundlegend überdacht werden. Dazu möchten wir gerne mit Ihnen ins Gespräch gehen und im Rahmen eines Kundeneinbezugs aktiv Ihre Wünsche und Ideen einholen.  Bei Interesse, melden Sie sich bitte per Servicekontakt im DATEV Hilfe-Center an uns.

Viele Grüße

Rainer Reiter

Product Owner DATEV Unternehmen online

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@Rainer_Reiter schrieb:

Zum einen wird es wieder möglich sein, TIFF-Dateien im DATEV Upload online trennen zu können.

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TIFF only? Ich dachte PDF sei das neue hippe Format der DATEV Zukunft? Dann muss man theoretisch also doch wieder all seine Prozesse und Geräte auf TIFF umstellen? TIFF ist bei mir ausgestorben. PDF ist das Standardformat. 

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@Rainer_Reiter schrieb:

Bei Interesse, melden Sie sich bitte per Servicekontakt im DATEV Hilfe-Center an uns.

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Ich weiß nicht, was genau ich tun muss. Sorry. Oder einfach einen SK online mit welcher Kategorie? Und worauf sollen wir uns beziehen? Gibt es ein Codewort? Sollen wir Ihren Beitrag als Link als Nachweis mit reinschreiben?

Bei Interesse melden Sie sich per Formular hier. Easy. Simple. Eindeutig. Done.  

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Hallo @metalposaunist, Danke für das Feedback 🙂 Dass ein Formular einfacher gehandelt werden kann, verstehe ich.

Bitte den Servicekontakt auf Unternehmen online oder eine Unterkategorie davon schlüsseln. Alternativ kann der Servicekontakt auch über Unternehmen online erstellt werden: dort in der Menüleiste auf Hilfe | Hilfe-Center | Servicekontakt (ich dachte, der Weg wäre bekannt 😋)

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Sehr geehrter Herr @Rainer_Reiter,

ich hatte schon mal weiter oben geschrieben:

Hallo Frau Radicek,

Danke für die Info.

Bitte mit den Kollegen von "Meine Steuern" abstimmen, damit das Produkt mit einem look and feel daherkommt und nicht jedes Produkt bei der DATEV seine eigene Entwicklung durchläuft und jedes Produkt anders bedient wird.

Der jetzige Dokumentenkorb der DMS kann das schon. Es wäre gut, wenn die gleichen Tastenkombinationen funktionieren würden.

Auch sollte das look and feel identisch oder ähnlich sein wie das geplante DMS Online bzw. die Funktion würde auch dem geplanten Abschlussprüfung Online gut stehen.

Wenn möglich daher bitte produktübergreifend abstimmen und versuchen Doppelentwicklungen zu vermeiden.

Bitte stimmen Sie sich doch bitte, auch wenn es Ihnen schwer fällt, im Interesse der DATEV und uns Anwendern, hausintern u. a. mit den Produkten:

• Meine Steuern
• Mandantendialog
• Unternehmen Online
• DATEV Upload online
• DATEV Upload mobil
• Belegfreigabe online
• DMS Online
• Kommunikation mit der Finanzverwaltung
• usw. (Alle Anwendungen, die PDF-Dateien auf der Plattform DATEV Cloud verarbeiten)

ab.

Wenn Sie mit konstruktiver Kritik umgehen können, können Sie mich gerne immer anrufen oder auch auf allen anderen möglichen Kommunikationskanälen erreichen. Ich helfe unserer DATEV immer und wo ich nur kann. Ich werde aber keinen Servicekontakt (fruchtbare zeitraubende Anwendung) erfassen. 

Und immer wieder die gleiche Bitte im Interesse der Anwender: arbeitet produktübergreifend, prozessorientiert und medienbruchfrei zusammen und nicht nebeneinander. Ihr benötigt einen DATEV Prozessmanager (Expedition Zukunft DATEV Eigenorganisation der etwas andere Weg = Weiterentwicklung) man könnte ihn auch DATEV-Integrationsbeauftragter (Der Spock des (T)Raumschiffes DATEV-Cloud) nennen, der hat einen ähnlichen Job: Menschen zusammenbringen und ihnen den richtigen Weg zu zeigen und ist Ansprechpartner für alle Ressorts und kümmert sich (ist somit deutlich mehr als das stille zentrale Anforderungsmanagement der DATEV) auch um abgelehnte nicht bearbeitete Ideen. Liebe DATEV: bitte helft uns heute bei der Organisation unserer Kanzleien!

Gruß Ralf Blum

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@Nina_Naßler schrieb:

Alternativ kann der Servicekontakt auch über Unternehmen online erstellt werden: dort in der Menüleiste auf Hilfe | Hilfe-Center | Servicekontakt (ich dachte, der Weg wäre bekannt 😋)

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Liebe @Nina_Naßler: Ich habe den Teil 2x gelesen und kam mir leicht veräppelt vor. Entschuldigung. Ich tanze noch immer meinen Namen 🕺. Moment - bin gleich fertig. Jetzt hab' ich's: https://apps.datev.de/servicekontakt-online/contacts ist nicht der schnellere und zielführende Weg? 🤔

Cloud ☁️ first! Dann nutzt die Möglichkeiten auch, die jetzt schon bereit stehen! 

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@Nina_Naßler schrieb:

Bitte den Servicekontakt auf Unternehmen online oder eine Unterkategorie davon schlüsseln.

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Nur so als Tipp vielleicht bzgl. #Service bei uns Anwendern: mailto: Verlinkung optimal nutzen Hört auf, umständlich und doppelt und mit 79878 Klicks zu denken. 

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Der Prozess, den WastlDE beschrieben hat, ginge eigentlich jetzt schon ohne externes Tool innerhalb der DATEV:

1. Scan "in einem Rutsch" = 1 große pdf-Datei

2. Trennen in lauter Einzeldateien im Dokumentenkorb ebenfalls "in einem Rutsch"

3. Alles markieren und einfügen in upload online

An dieser Stelle kommt im Anschluss das Problem auf, dass upload online die Belege nicht in der Reihenfolge übernimmt, wie sie vom Dokumentenkorb gekommen sind. Wenn dieses Problem des "Reihenfolgedurcheinanderwirbelns" auf upload- online-Ebene gelöst werden würde, dann könnte man relativ komfortabel auf upload-online Ebene die mehrseitigen Belege heften und im Anschluss daran alles - ebenfalls komfortabel - zu DUO hochladen.

Gruß
Karl Hörterer   

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Liebe @Nina_Naßler: Ich habe den Teil 2x gelesen und kam mir leicht veräppelt vor. Entschuldigung. Ich tanze noch immer meinen Namen 🕺. Moment - bin gleich fertig. Jetzt hab' ich's: https://apps.datev.de/servicekontakt-online/contacts ist nicht der schnellere und zielführende Weg? 🤔

😂Für diese Antwort würde ich gern einen Kudo verteilen! 

Absolut richtig @metalposaunist. Über den Link kommst du auch zum Ziel. 

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Zum einen wird es wieder möglich sein, TIFF-Dateien imDATEV Upload onlinetrennen zu können.

Der Prozess gestaltet sich wie früher – nur ohne Captiva Cloud Runtime:

Beim Uploadprozess können Sie Rechnungen, die der Scanner in eine Datei gescannt hat (sog. Multi-TIFF Dateien), wieder entheften. Auch ein Heften ist wieder möglich.

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Ich frag mich gerade ob der Product Owner die Überschrift (Headline) dieser Idea gelesen hat ... 

Verzweifelte Grüße!

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@oschmitt Wir können was trennen. Immer diese Ansprüche. 😂

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Ich habe heute mit DATEV (finmatics.com) 30min zu deren Lösung gequatscht 😀 und bei denen lädt man einfach PDFs hoch und die trennen mit 98% Treffergenauigkeit die Belege wie sie denn zusammen gehören. Also 1 großen Stapel aufs MFPs, 1 PDF und ab ins Portal: x einzelne PDFs und auf Wunsch dazu auch Buchungssätze. #läuft

DATEV als Big Player kann das nicht. Schade. 

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@metalposaunist Die Kollegen von buchhalter.pro können das auch, und sehr zuverlässig. Ich nutze das System jetzt seit November und es spart eine unheimliche Menge an Arbeit.

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Ich bin ja schon länger der Meinung das DATEV sich einen Gefallen täte wenn die nötige Expertise von außen käme.