DUO: "Dieser Beleg ist sehr groß..." Idee: "Klick" auf Verkleinern

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Beim Buchen kommt bei manchen Mandanten regelmäßig die Statuszeile, daß der Beleg angeblich seht groß sei.
OK, der Mandant kann nicht richtig scannen und wir sind froh, daß die Belegkennung funktionierte.

ich hätte die neue Idee, daß in Unternehmen online ein [Verkleinern] Button eingebaut wird, worauf ich mit einem Klick klicken kann, um den Beleg vollautomatisch zu schrumpfen. Dieser Button wird dann zu einem [Rückgängig], welches mir die Option gibt, bei jetzt unleserlichem Belegbild diese Aktion zu canceln. 

Bitte kein [OK], oder sonst etwas einbauen, was den Workflow stört. 
Maximal: Wir haben ja eine KI... Nach dem 3. Mal [Verkleinern] beim selben Geschäftspartner eine Meldung. "zukünftige Belege automatisch verkleinern?  Ja / Nein."

Danke. Wir wollen den Workflow optimieren und mancher Mandant kann einfach nicht anders bzw. die PDF aus dem Mailsystem sind zu groß.

Hinweis seitens DATEV: Anpassung der Idee auf den Bereich Unternehmen online

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... die komfortable Reduzierung der Dateigröße wäre sehr nützlich, aber ich sehe hier auch die Gefahr, dass das Originaldokument verändert wird und dass evtl. durch das Verkleinern der Datei Informationen verloren gehen könnten.

... ein Automatismus ohne Protokollierung wäre gefährlich.

... manchmal gibt es ja auch gute Gründe, weshalb ein Dokument in höherer Auflösung oder in Farbe gescannt wurde.

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Es gibt ja verschiedene Wege eine Datei zu erstellen.

Vorgstburger schrieb:
... die komfortable Reduzierung der Dateigröße wäre sehr nützlich, aber ich sehe hier auch die Gefahr, dass das Originaldokument verändert wird und dass evtl. durch das Verkleinern der Datei Informationen
verloren gehen könnten.

Das eine Datei unlesbar wird soll ja mit einem Rückgängig Button vermieden werden. Je nach Dateiformat stecken eine Menge Informationen in der Datei die in der Dokumentenverarbeitung nicht benötigt werden. Ein Scan ist nie das Originaldokument, es sit immer eine digitale Kopie. Auch beim ersetzenden Scannen droht keine Gefahr, die Verfahrensdokumentation legt verbindliche Regeln für den Scanprozess fest, die Gefahr von übergroßen Belegen ist relativ gering. Auch Original pdf sind relativ klein, ZugFerD ist ohnehin sehr kompakt. Bleiben unsere allseits beliebten jpeg Dateien in maximaler Auflösung der Smartphonekamera mit 15 MB für eine Seite. Da kann schon eine Menge "Luft" abgelassen werden ohne das Informationen verloren gehen. Lesbar ist das auch noch als 64 Kb pdf.

Vogstburger schrieb
... manchmal gibt es ja auch gute Gründe, weshalb ein Dokument in höherer Auflösung oder in Farbe
gescannt wurde.

Im Bereich Fibu sehe ich da wenig bis keine Gründe warum in hoher Auflösung in Farbe gescannt werden sollte.

Insgesamt sollte die Idee weiter verfolgt werden da bei intensiverer Nutzung des Beleguploads per E-Mail durch den Mandanten (Stichwort Bewirtungsbeleg) gerne einmal große Dateien den Weg nach UO finden. Der Workflow würde zu Gunsten der Kanzleien nicht unterbrochen.

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Die wichtigste Vorgabe bei der Idee war, daß der verantwortliche Buchhalter den Prozeß des "Verkleinerns" selber anstößt und somit wissen sollte, in welchen Fällen das vertretbar ist.
Wenn es weder "ersetzendes Scannen", noch Verfahrensdokumentation  gibt, dann sollte es vertretbar sein, wenn es einfache Möglichkeiten gibt, die gespeicherten Belegbilder unter Beibehaltung der Kopfdaten zu verkleinern.
Es geht um einfache Belege, die durch verkehrte Scan- Optionen das 10- 100 Fache der notwendigen 50 kB an Speicher benötigen. 

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Ich befürchte, dass die Idee deswegen nicht umgesetzt werden kann, da ja Kanzlei-Rewe ein eigenständiges Programm ist, was nicht in DUO-Bestände (hier das Verkleinern oder gar das Rückgängigmachen einer Aktion am Beleg) eingreifen kann.

Außer das es eben eine Dateiinformation gibt, die KA-Rewe einen Beleg im Datenpool "Unternehmen online" zuweist.

Wäre interessant, ob KA-Rewe das noch kann oder ob es mit dieser Onpremise-Lösung überhaupt noch geplant ist bzw. umgesetzt werden kann...

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Hallo @martinkolberg, 

vielen Dank für die Idee, das Verkleinern von Belegbildern aus Kanzlei-Rechnungswesen steuern zu können. Jedoch sind die Rechnungswesen-Programme noch kein Bestandteil von DATEV Ideas. Aus diesem Grund muss ich Ihren Wunsch leider ablehnen. 

Zum Verkleinern der Belegbilder direkt beim Upload können Sie hier weiter diskutieren: Beleg Upload mobil: kleinere Belegbilder bei besserer OCR  oder für Upload Mail eine neue Idee eröffnen. 

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@einmalnoch schrieb:

... Bleiben unsere allseits beliebten jpeg Dateien in maximaler Auflösung der Smartphonekamera ...

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... ja, ein großes Ärgernis und es besteht immer die Gefahr, sich den Hals zu verrenken oder das gedrehte Bild im Handstand betrachten zu müssen 😄

... für solche 'Kandidaten' wäre diese Funktion ein Segen (gewesen, denn soeben hatte mich die Ablehnung der IDEA aus dem Editor geworfen 😄😓)

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@Nina_Naßler 

"vielen Dank für die Idee, das Verkleinern von Belegbildern aus Kanzlei-Rechnungswesen steuern zu können. Jedoch sind die Rechnungswesen-Programme noch kein Bestandteil von DATEV Ideas. Aus diesem Grund muss ich Ihren Wunsch leider ablehnen. " Ich weiß nicht ob ich 😂 oder 😭 soll.

Dann wünsche ich mir die Idee eben als Funktion in Unternehmen online. Wenn @martinkolberg Nichts dagegen hat würde ich Sie bitten den Ideentext dahingehend zu ändern.

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So ist halt die Problemlösungsstrategie der DATEV!

Konstruktives erfährt man halt nicht.

Gruß Achilleus

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Wenn ich es richtig verstehe, geht es hier doch vor allem um die 8 bis 12 MB großen I-Phone-Fotos (eines Tankbelegs), die sollten/müssen durch einen vorgeschalteten, technischen Prozess erkannt und entsprechend verkleinert werden und zwar bevor die OCR anfängt. Bei diesen "Scans" muss sich auch keiner Sorgen hinsichtlich "ersetzendes Scannen" bzw. einer Verfahrensdokumentation machen - ich kann mir jedenfalls keine Verfahrensdokumentation vorstellen, wo solche Fotos Bestandteil sind.

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"...durch einen vorgeschalteten, technischen Prozess erkannt und entsprechend verkleinert werden und zwar bevor die OCR anfängt..."

Wunderbar auf den Punkt gebracht.

Diese "Filterung" muss bei allen Anwendungen erfolgen, die eine Belegspeicherung, insbesondere in der Wolke, vorsehen.... "Meine Steuern", "digitale Personalakte", "Belege online (klar)" usw. .... - wünschenswert wäre sogar eine Lösung, welche Dokumente vor Ablage in der Dokumentenverwaltung/DMS auf die optimale Größe schrumpft.

Bei 8 von 10 überlassenen Pdf-Dokumenten ist noch reichlich "Luft nach unten" und wir haben es uns zur Aufgabe gemacht, jedes Dokument vor Ablage zu schrumpfen.

"Rechtlichen" Problemen, die ggf. dadurch entstehen sollen, sehe ich gelassen entgegen.

Sofern bereits eine Art "Zugangsfilterung" und "Größenoptimierung" vor Eintritt ins "DATEV-Universum" stattfindet, erübrigt sich ein Rewe-Internlösung.

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@einmalnoch schrieb:

... Bleiben unsere allseits beliebten jpeg Dateien in maximaler Auflösung der Smartphonekamera mit 15 MB für eine Seite...

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... einzelne fotografierte Seiten mit jeweils mehreren MBs pro Seite ist tatsächlich ein häufiges Problem

... aber wie bekommt man diese Kandidaten schnell auf eine vernünftige Größe ?

In Ermangelung einer besseren Idee speichere ich solche Anlagen und verwende die Möglichkeiten des Mailprogramms zum Verkleinern ("Originalgröße", "groß", "mittel", "klein" etc)

... gibt es noch was Besseres/Direkteres ?

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@vogstburger schrieb:
... aber wie bekommt man diese Kandidaten schnell auf eine vernünftige Größe ?

PowerShell und ImageMagick erlauben es relativ automatisiert in pdf bei gleichzeitiger Verkleinerung umzuwandeln. Der Aufwand hält sich in Grenzen. Lerne jeden Tag mehr über PowerShell.

...und finde jeden Tag viele Lösungsversuche von DATEV schlechter, was mich andererseits sehr traurig stimmt.

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Hallo zusammen, 

ich habe die Idee auf den Bereich Unternehmen online geändert und wieder geöffnet. 

Mich würde noch interessieren, an welcher Stelle in Unternehmen online so ein "Schrumpf"-Button für Sie am sinnvollsten wäre.

Danke und einen guten Start in den Tag

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Nach dem Hochladen wird/sollte immer automatisch eine Komprimierung der Dateien erfolgen. Man muss sich nur einmal die Technik von ilovepdf anschauen, wie die das komprimiert bekommen. Da kann ich nur staunen.

Ich habe das auch schon versucht mit Itext nachzuprogrammieren. Das Resultat ist aber für mich noch nicht befriedigend. 🤔

Gruß Achilleus

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Whatsapp und Facebook machen das mit Fotos auch ganz anständig.

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Danke, daß Sie dieses Thema im Fokus behalten.

Ihre Idee, die Belege direkt in UO zu schrumpfen ist natürlich gut.
Nur glaube ich nicht, daß der Mandant diese Funktion nutzen wird.
Auch wird der Buchhalter der Kanzlei das nicht nutzen, da er sich ja in ReWe- und nicht in UO befindet.

Trotz- Alledem hat der Vorschlag seinen Charme.

Wann darf "geschrumpft" werden?

• Sicherlich immer vom Mandanten, wenn er das Belegbild beobachtet. 
  Hier ist aber UO unglücklicherweise so gestrickt, daß die Belegbilder nicht wirklich komfortabel in der Massenverarbeitung gesichtet werden können.
  
  
• Auch ist vor dem Verbuchen der Belege ein Filtern der "Tankbelege" mangels Kontext eine manuelle Arbeit.
  
  
• Folglich plädiere ich dafür, daß insbesondere gebuchte Belege per Mehrfachwahl markiert - und in einem Rutsch in verschiedenen Qualitätsstufen geschrumpft werden:
  
  1. Schritt: Nach Abschluß des Jahres wird alles nach maximal lesbar geschrumpft, insbes. Farben reduzieren. 
  2. Schritt: Bei Vorliegen des endgültigen Steuer- Bescheides wird alles maximal geschrumpft.
  
  Natürlich nur manuell auszuführen und mit [ OK ] mit diversen Hinweisen.
  
  
• Ergebnis:
  - Beim Buchen hat man die maximale Qualität und Erkennungsrate -> Mandant ist an Unlesbarkeiten schuld.
  - Nach dem Buchen (Festschreiben) geht man das Risiko eines Qualitätsverlustes ein.
  - Besser ewig in Mies- Qualität gespeichert, als nur 10 Jahre in optimaler Qualität (Irgend einen Alt- Vertrag braucht man immer?)

PS. Wenn die OCR erkannt, daß der Beleg verkehrt herum liegt, dann sollte sie diesen Fehler ungefragt korrigieren. 

Danke.

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PS. Wenn die OCR erkannt, daß der Beleg verkehrt herum liegt, dann sollte sie diesen Fehler ungefragt korrigieren. 

Um 90 Grad nach links gedreht ist bei Querformat dann aber bitte richtig. --> Versicherungen rechnen gerne im Querformat ab. 🤗

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Moin Frau Naßler

Warum überhaupt einen Button und nicht generell ein Funktion, die die Dateigröße schrumpft?

Muss ja nicht perfekt sein, gut reicht. Datev hat da bereits vorgaben für's scannen gegeben, daran kann sich Datev dann auch orientieren. Ein kurzer Test mit der auf xyz Dpi-Geschrumpften Datei, ob OCR funktioniert und alles ist gut. Und das auch nur für den Fall, dass die Datei noch einmal per OCR untersucht werden muss.

Das ist leicht im Hintergrund auszuführen.  Als Gegenkontrolle kann man die Originaldatei noch zur Sicherheit behalten. Der Mitarbeiter schaut sich den Beleg an, Datev trägt die vermuteten Werte ein, wenn es paßt kann die große Originaldatei gelöscht werden, die geschrumpfte Datei paßt hinreichend. Wenn der Mitarbeiter Änderungsbedarf sieht ... entweder den Beleg dann in der vollen Große speichern oder Vorgaben in Rewe mit höheren Auflösungen anbieten bis es paßt.

Das dürfte den Großteil aller Fälle beheben, ohne das jemand was tun muss. 

Für die Restfälle, in denen OCR irgendwie nicht sicher funktioniert, ist die Frage an den Mitarbeiter m.E. die beste Lösung.

QJ