DMS Anbindung an Unternehmen Online

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Im Datev Marktplatz gibt es mit Dracoon eine tolle Lösung für die digitale Zusammenarbeit mit dem Mandanten. Ich verstehe nicht, warum die Datev zwar eine Schnittstelle programmiert, dann aber die Lösung einem Drittanbieter überlässt. Wenn wir das flächendeckend einsetzen wollen, müssten wir den Mandanten zwei Portale anbieten: Unternehmen Online und Dracoon. 

Problemstellung: Aus DMS kann nur per E-Mail an den Mandanten verschickt werden. Der Mandant wiederum sendet uns Unterlagen auch per E-Mail. Bei einer online Anbindung an das DMS kann dem Mandanten ein Dokument per Klick zur Verfügung gestellt werden. Im Gegenzug kann der Mandant Unterlagen direkt in das DMS speichern. Ein Medienbruch mit Übernahme, Indexierung usw. wird vermieden.

Nutzen: Dem Mandanten wird dadurch ein echter Mehrwert gegeben, da er an einem Ort alle wichtigen Unterlagen in digitaler Form hat. Die Bindung an das Steuerbüro wird enger. Mitarbeiter können komfortabel Unterlagen dem Mandanten übergeben. In DMS erhält man schnell einen Überblick, welche Unterlagen der Mandant sehen kann. Durch die Rechtevergabe kann festgelegt werden, ob und welche Dokumente der Mandant bearbeiten kann. 

Ich wünsche mir die Anbindung an das DMS für Mandanten unter der Oberfläche von Unternehmen Online.  

Viele Grüße aus Langenhagen

Matthias Kleczka

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Hi,

Sie schneiden hier die "DATEV-Cloudbox" an... Die wurde auf der Dracoon-Lösung aufgesetzt und, sorry DATEV, unmöglich und äußerst bescheiden umgesetzt... Meiner Meinung nach war die Umsetzung so schlecht, dass ein wirklicher Nutzen nicht mehr gegeben war... 

Diskussionen mit der betreuenden Abteilung bei DATEV war fruchtlos. Und so war das Produkt schon in der Stabiphase kaputt...

Ein wesentlicher Knackpunkt war: Es konnten Berechtigungen auf Speicherbereiche nur für SmartCards vergeben werden. Und diese SmartCards mussten aus der eigenen Mitgliedschaft sein. Externe SmartCards gingen überhaupt nicht. Und eine Anmeldung ganz ohne SC ebenfalls nicht.

Argument war jedes Mal DSGVO... Und DATEV müsste hier die DSGVO erzwingen... nun ja... 

Beste Grüße
Christian Ockenfels

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Diesen Wunsch kann ich nur unterstützen.

Die Digitalisierung beschränkt immer noch viel zu sehr auf den Ersatz von Papierdokumenten durch PDF-Dateien.

Vgl. auch digitalen Steuerbescheid. Die Übermittlung der PDF-Dateien erfolgt dann wieder per E-Mail und das war's dann schon. Die Mails werden dann "sicherheitshalber" am besten an den Sachbearbeiter, die "Info"-Mailadresse und den Kanzleiinhaber. Man will ja sicher sein, dass die Mail auch ankommt.

Schließlich wird diese Mail von allen addressierten Mitarbeitern im DMS abgelegt und sicherheitshalber noch schnell weitergeleitet, an den zuständigen Sachbearbeiter und den Chef.

Besser: Ein einheitliches Mandantenportal, dass dem Mandanten nur die Apps zeigt, die er auch gebucht hat. Dort können sowohl Kanzlei, als auch Mandant Belege hochladen und mit Infos versehen. Also einen Posteingang und einen Postausgang.  Im Datev-Arbeitsplatz gibt es dann einen Reiter "Mandantenkommunikation" analog zu den Datev-Mitteilungen und man braucht noch nicht einmal mehr eine E-Mail. 

Aber dieser Wunsch ist ja nicht neu.