Belegfreigabe an Abteilungen/Gruppen senden

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Als Steuerberater/Unternehmer möchte ich den Beleg zur Freigabe an eine Gruppe senden, damit bei Abwesenheit/Vertretung die Freigabe gesichert ist.

Die Mitarbeiter, die den Posteingang bearbeiten, haben unter Umständen keine Kenntnis darüber wer gerade Urlaub hat oder wegen Krankheit ausfällt etc. und können den Beleg gar nicht treffsicher einer Person zuordnen. Mein Wunsch wäre, dass eine Rechnung z.B. für Warenlieferung an die Gruppe "Wareneingang/Lager" gesendet werden kann, ein Beleg zu Kosten von Anzeigen an die Abteilung "Marketing" etc. Innerhalb der Gruppen sind die Mitarbeiter gleichberechtigt zuständig. 

Lösung wäre für mich Gruppen definieren zu können, die wie ein Mitarbeiter bei der Auswahl im Freigabeprozess angezeigt werden. In der Rechteverwaltung könnten Mitarbeiter diesen Gruppen zugewiesen werden. Sobald ein Mitarbeiter dieser Gruppe den Beleg freigegeben hat, ist dieser erledigt.

Kategorie Belege freigeben nachträglich durch Nina_Naßler geändert

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Gute Idee! 👍 Aktuell muss man ja sogar ein Medium auswählen statt einer Person?! Kann man nur hoffen, dass DATEV hier der Logik von flowwer ähnlich folgen wird. 

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Hallo zusammen,

hier in DATEV Ideas und während unserer Pilotphase kam der Wunsch auf, Belege zur Freigabe an Gruppen zuweisen zu können.

Es soll ermöglicht werden mehrere Personen zu Gruppen zusammenzufassen und anschließend sollen Anwender mit der Belegfreigabe-Berechtigung „Zuweisen“ Belege an diese Gruppen zur Prüfung und Freigabe zuweisen können. Jedes Gruppenmitglied soll den Beleg dann sehen und freigeben können.

Jetzt kommen Sie ins Spiel 😉

Es gibt verschiedene Möglichkeiten die Verwaltung der Gruppen in den Einstellungen der Belegfreigabe online anzubieten. Uns stellt sich die Frage, wer die Gruppen verwalten können sollte (z.B. Gruppen anlegen, Mitglieder hinzufügen/entfernen)?

Wir hätten folgende Alternativen:

• Belegfreigabe-Admins
  (Nutzer mit Belegfreigabe-Standardrechten und Belegfreigabe-Adminrechten)
• Nutzer mit dem Belegfreigabe-Berechtigung „Zuweisen“
• Alle Belegfreigabe-Nutzer ohne Einschränkung

Welchen Ansatz würden Sie bevorzugen? Geben Sie uns gerne Ihr Feedback 😊

Viele Grüße

Florian Jakoby

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Hallo Herr Jakoby,

vielen Dank erstmal, dass Sie sich der Sache annehmen .😊

Das Anlegen und Verwalten von Gruppen sollte zunächst sowohl vom Mandanten als auch von uns als Steuerberater möglich sein. Ihre drei Varianten schätze ich so ein:

1. Variante: Dass Nutzer mit Belegfreigabe-Adminrechten das können hört sich super an.

2. Variante: Das sehe ich skeptisch, da ich mir vorstellen könnte, dass auch Hilfskräfte für die Scan-/Hochladen- und Verteilaufgaben eingesetzt werden. Diese sollten im Standard keine administrativen Möglichkeiten erhalten.

3. Variante: Das halte ich für hochgradig kritisch. Das bedeutet ja, dass jemand mit Belegfreigabe-Rechten alle anderen aus einer Gruppe rausnehmen kann außer sich, dann einen sensiblen Beleg freigeben kann, den keiner sehen soll und dann wieder die anderen hinzufügen. Das ist zu anfällig für Betrugsversuche und scheidet für uns als Variante aus.

Für weitere Ideen und Rückfragen stehe ich gerne zur Verfügung 😀

Vielen Dank 

Arno Müller

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Hallo @Arno_Müller,

vielen Dank für Ihr Feedback 😊

Bei der 2. Variante ‚Nutzer mit dem Belegfreigabe-Berechtigung „Zuweisen“‘ würde ich gerne Ihre Meinung genauer abfragen.

Was würden Sie bei folgender Situation erwarten:

Zuweiser möchte einen Beleg an eine Gruppe/Abteilung zuweisen, stellt dann aber fest, dass es die Gruppe/Abteilung noch nicht gibt. Er sieht in dem Zuweisen-Dropdown alle Gruppenmitglieder kann aber nur an eine Person zuweisen, weil eben die Gruppe noch nicht existiert. Er müsste sich an einen Belegfreigabe-Admin wenden, um sich die Gruppe erstellen zu lassen.

Wäre das für Sie ein gangbarer Schritt?

@All wir sind gerne für weiteres Feedback offen 😉

Viele Grüße

Florian Jakoby

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@Florian_Jakoby schrieb:

Wäre das für Sie ein gangbarer Schritt?

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Ja 👍. Ist bei flowwer aktuell ähnlich. Da können auch nur Admins neue flowws anlegen und diese ändern.

Andernfalls kann ich mir vorstellen, dass es in einem Chaos wie bei den Belegtypen ausartet, wenn jeder ohne Admin-Rechten Gruppen nach Lauen anlegen kann und man diese Gruppen ggf. nicht wieder löschen kann (?), wenn man aufräumen möchte, weil Chaos entstanden ist.

@Florian_Jakoby: Im flowwer legt man bei der Einrichtung meine ich erstmalig seine flowws fest, welche Belege von wem wie geprüft werden müssen. Es sollte nicht täglich vorkommen, dass sich flowws ändern.

In DATEV heißt das, dass Gruppen auch nicht täglich angelegt werden müssen. Allerdings sollte der StB für den Mandanten diese administrative Arbeiten übernehmen können, wenn der Admin beim Mandanten mal nicht da ist. #Service 

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@Florian_Jakoby: Ja, absolut richtige Vorgehensweise.

Und wie @metalposaunist bin ich klar der Meinung: Wir als StB müssen die Gruppenverwaltung ebenso vornehmen können wie der Mandant selbst. Egal ob als spontane Vertretung oder dauerhafter Service.

In Ihrem ersten Beitrag unterscheiden Sie nach "Gruppen anlegen" und "Mitglieder hinzufügen/entfernen". Wenn das unterschiedliche Rechte sind wäre das natürlich noch besser. Dann könnte (um das von @metalposaunist beschriebene Chaos zu verhindern) das Recht der Gruppenanlage auf ein bis wenige Benutzer gelegt werden, das Hinzufügen/Entfernen von Benutzern aus der Gruppe bei Bedarf auf mehr Personen verteilt werden. Das könnten z.B. die Abteilungsleiter sein, die wahrscheinlich am besten wissen, wer aus der Abteilung für die Freigabe zuständig ist. Die dürfen dann aber nur das Recht für die eigene Gruppe haben, damit nicht Abteilungsleiter A plötzlich die Gruppe von Abteilungsleiter B administriert. Gleichzeitig kann es aber je nach Größe sein, dass eine Person z.B. Leiter von mehren "Abteilungen" ist, also z.B. für Marketing und Personal zuständig ist und in beiden Gruppen die Mitglieder hinzufügen/entfernen können muss. Das gilt auch für die Rechnungsfreigeber, diese müssen in mehreren Gruppen zuständig sein können und am besten immer sehen für welche Gruppe die Freigabe angefordert wird.

Arno Müller

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Hallo DATEV,

uns erreicht gerade eine Anfrage eines Mandanten (e.V. im Bereich Sport mit Abteilungen), ob man nicht die DATEV Belegfreigabe nutzen könnte statt flowwer. Leider @Johannes_Koch muss ich dem Mandanten sagen: nope. Ist für Euch leider kein Vorteil ggü. flowwer. Außer preislich. Aber dafür büßt man zu viel Möglichkeiten ein. 

Schade.

Auch hier bräuchten wir Freigaben nach Abteilungen (schwimmen, turnen, Basketball, ...) und auch hier wieder das Thema: Login mit SmartLogin / SmartCard / mIDentity ist für viele eine Hürde und umständlich. Ist geplant hier auf Benutzername + Passwort umzusteigen, wie man es von flowwer auch kennt? 

Ist geplant, dass man auch einstellen kann, wie viele Freigeber es braucht? flowwer ist so, so, so geil, was damit digital alles abbildbar ist 😍. 

Wenn nein, wird das Thema Datenschutz und Sicherheit DATEV daran hindern schicke Lösungen in den Markt zu bringen. 

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Wenn nein, wird das Thema Datenschutz und Sicherheit DATEV daran hindern schicke Lösungen in den Markt zu bringen.

Das Problem der DATEV hat ja überhaupt nichts mit dem datenschutz zu tun. Eher die maximale Ferne zum Kunden. datenschutz ist nur eine gern genommene Ausrede!

An anderen Stellen ignorieert man dann wieder den Datenschutz total.

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@mkinzler schrieb:

Eher die maximale Ferne zum Kunden.

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Hängt in dem Fall zusammen 🤔? flowwer: Benutzername + Kennwort, done. DATEV: nur SC/SL. Das ist schon fern genug vom Kunden in dem konkreten Fall der Belegfreigabe online, weil in der Prozesskette auch gerne Menschen arbeiten, für die Benutzername + Kennwort noch OK sind und die froh sind, einen PC zu haben; eine App am Smartphone aber vielleicht zu viel. 

DATEV teilt alle Daten in Schutzklassen ein. VK3 ist da das höchste und je nach Schutzklasse, darf es Benutzername + Kennwort nicht sein. Ob das im konkreten Fall förderlich ist? 

Gerade bei so einem Sportverein, wo in unserem Fall doch einige arbeiten: Wenn man denen schon sagt, Du brauchst eine App oder so einen USB-Stick - das Augenrollen sieht man durchs Telefon. 

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Hallo @Arno_Müller,

ich habe in der Belegfreigabe online bereits folgende Optionen:

Ob einem damit geholfen ist? Das ist ja nur 1 Feature von flowwer. Eine coole Idee wäre, wenn die Kanzleileitung bestehend aus 2 Partnern verpflichtend alle Belege ab Betrag X freigeben muss. Aber dann bräuchte es ja eine OCR in der Belegfreigabe online, die wohl noch länger auf sich warten lässt. 

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Hallo Community,

seit 01.06.2022 können in der Belegfreigabe online Gruppen zur Freigabe von Belegen angelegt werden. Jeder Freigeber der Gruppe kann anschließend den Beleg sehen und freigeben.

Vielen Dank für Ihre Ideen und die Unterstützung.

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@Florian_Jakoby :

Vielen Dank vorab, ich werde es mir in den nächsten Tagen mal genau ansehen.

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Besteht die Möglichkeit, dass ich einen Beleg mehreren Personen zur Prüfung zuordne, die diesen dann jeweils prüfen müssen.
Wenn ich eine Gruppe anlege, ist die Prüfung ja abgeschlossen, sobald einer der Gruppenteilnehmer den Beleg geprüft hat.
Der Mandant wünscht allerdings, dass der Beleg von mehreren Personen geprüft wird.

Vielen Dank im Voraus!

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Wenn dann nur mit Belegfreigabe comfort.

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Hallo @CarlaFreund,

wie @mkinzler schon vermutet hat, wird es in den Workflows der DATEV Belegfreigabe online comfort ermöglicht einen Beleg an eine Gruppe zu zuweisen und eine entsprechende Bedingung zu hinterlegen. Dabei kann auch eingestellt werden wie viele Freigeber einer Gruppe zur Freigabe des jeweiligen Prüfschritts nötig sind.

Weitere Informationen zur Pilotphasefinden Sie unter datev.de/cloud-anwendungen-testen 

Schöne Grüße

Florian Jakoby

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Hallo @Florian_Jakoby ,

gibt es denn einen Termin für die Belegfreigabe Comfort? 

MfG

Markus 

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‌👍@m_altstetter schauen Sie mal hier vorbei: Rechnungsfreigabeprozess