Übersicht Rechteverwaltung

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Hallo zusammen,

seit vielen Jahren setzen wir DUO ein. Entsprechend haben wir auch eine Menge Mandanten und deren Mitarbeiter mit entsprechenden Rechten in DUO. Mit den Jahren haben die Mandanten (und auch wir) den Überblick über die vergebenen Rechte verloren. Um die Rechtevergabe bzgl. ausgeschiedener Mitarbeiter der Mandanten zu überprüfen, haben wir nach einer (Gesamt-) Übersicht gesucht.   Auch die DATEV kann uns dabei nicht helfen. 

Hat jemand eine Idee?

Danke

Lars Hansen

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@HSK-Berlin schrieb:

Um die Rechtevergabe bzgl. ausgeschiedener Mitarbeiter der Mandanten zu überprüfen,

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Wenn Mitarbeiter ausscheiden, sollte man zu dem Tag X diese Personen aus den Gruppen in der Rechteverwaltung online löschen; dann haben diese Personen im besten Fall keine Rechte mehr, weil die Rechte zu 100% an der Gruppe hängen. Wer mag, kann dazu alle Medien der Person mit 1 Klick deaktivieren. Dann ist zu 106% sichergestellt, dass das Medium / die Person keine Rechte für gar nichts hat. 

Per Service Anwendungen (on-premises) kann man dann die Medien der Person mit 2 Klicks kündigen. Kündigt man heute, ist das Medium bei DATEV physisch zum 01.01 tot. Reicht das nicht, folgt man der Idee im 1. Absatz. 

In den Service Anwendungen findest Du aber auch alle mandantengenutzten Beraternummer und dort anhängend, wenn man nach dieser filtert, auch alle Medien = Personen, die bei DATEV im LC noch vorhanden sind. 

Und für die Zukunft: IT muss gepflegt sein, damit sie unterstützen kann 😊. Noch weiß KI nicht, wer beim Mandanten ausgeschieden ist 😬.

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Offensichtlich ein kleines Missverständnis. Wir haben Mandanten, die den Lohn selbst erstellen, DUO-Mandanten die wir von Kollegen übernommen haben und natürlich hat nicht jeder unserer Lohnmitarbeiter Kenntnisse über mögliche Rechte von  ausscheidenden Mitarbeitern beim Mandanten.

Das Problem ist auch nicht die Bereinigung der Rechte, es geht mir um eine Rechte-Übersicht. Durch Zufall haben wir bei einem Neumandat festgestellt, dass ein schon lang ausgeschiedener Mitarbeiter noch Rechte hatte. Nach der kurzfristigen Bereinigung,  haben wir uns aber selbst hinterfragt. Entsprechend haben wir nach einer Rechteübersicht (nach Mandanten) gesucht, die uns das Leben leichter macht. Ich kann mir auch nicht vorstellen, dass wir die einzige Kanzlei mit diesen "bösen" Überlegungen sind. 

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@HSK-Berlin schrieb:

und natürlich hat nicht jeder unserer Lohnmitarbeiter Kenntnisse über mögliche Rechte von ausscheidenden Mitarbeitern beim Mandanten.

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Muss er ja auch nicht. Er muss im 1. Step nur wissen, ob der ausscheidende Mitarbeiter ein DATEV Medium hat, was es dann gilt zu sperren / zu kündigen. Ich habe unserer Lohnabteilung die Service Anwendungen gezeigt, wo sie genau das machen können und diese Übersicht ist immer tagesaktuell. Eine manuelle Überführung in eine weitere Excel Tabelle macht nur zusätzlichen Aufwand. Dann gilt es nur an den RVo Administrator zu kommunizieren, dass Person X in DUO gekündigt werden muss. 

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@HSK-Berlin schrieb:

Durch Zufall haben wir bei einem Neumandat festgestellt, dass ein schon lang ausgeschiedener Mitarbeiter noch Rechte hatte.

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Beim Onboarding bzw. bei der Übernahme eines Mandats einen Punkt in der Checkliste hinzufügen: DATEV Medien prüfen. 

Unabhängig all davon ist mir solch eine Übersicht nicht bekannt. Man kann nur mit den "starren" Auswertungen in DUO arbeiten, die einem zum Zeitpunkt X die Rechte zu Person / Gruppe Y ausgeben. Als ZIP Datei, die entzieht werden muss - nach solch einer online Lösung, die im Browser Deine Anforderung ausgibt, habe ich auch schon nachgefragt. Da kommt von DATEV nichts. Nicht morgen, nicht heute. 

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Ich vermute, das gleiche "Problem" zu haben, wie hsk-berlin. Ein Mandant möchte eine Übersicht haben, welche seiner Mitarbeiter welche Rechte in RVO zugewiesen bekommen hat. Diese Frage kann ich ihm nicht ohne einen riesigen Aufwand beantworten. 

Der Mandant möchte in diesem Zusammenhang wissen, welche Rechte es theoretisch noch gäbe, damit wir ggf. seine Mitarbeiter mit diesen ausstatten können, konkret ihnen dann die Rechte (die sich hoffentlich aus der Übersicht erkennen lassen) freigeben. 

Trotz vieler Fragen und Suchen in den Hilfemedien wird an allen Stellen nur sehr ausweichend geantwortet (oder nicht gestellte Fragen beantwortet), was mich nur mehr verwirrt (bin halt ein schlichtes Gemüt). 

Vielleicht hat ja jemand eine Idee (oder kennt eine Taste, die ich noch nicht gefunden habe). 

Danke schon mal für die Hilfe!

Andreas Weber

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@Andreas_Weber 

Der Mandant möchte in diesem Zusammenhang wissen, welche Rechte es theoretisch noch gäbe, damit wir ggf. seine Mitarbeiter mit diesen ausstatten können, konkret ihnen dann die Rechte (die sich hoffentlich aus der Übersicht erkennen lassen) freigeben. 

Siehe Punkt 3.2:

https://apps.datev.de/help-center/documents/1008437

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... zugegeben, ich habe es 'innerlich' schon aufgegeben, mit den von der Datev angebotenen "Auswertungen" einen Überblick und Durchblick über die Rechtestruktur der Datev-Online-Anwendungen zu gewinnen.

Für mich sind die zig PDF-Dateien und die Hunderten von PDF-Seiten und die CSV-Datei für die "Administrative Auswertung" nicht hilfreich, sondern eher irritierend und 'verstörend' ?

edit: man kommt zwar an die gesuchten Informationen heran, aber nur auf einem sehr mühsamen und langen 'Schleichweg' 

Ideal wäre aus meiner Sicht eine graphische Aufbereitung der entsprechenden Personen-, Gruppen- und Administrativen Berechtigungen auf ein paar wenigen Seiten ...

... und möglichst so, dass man sich sehr schnell einen Eindruck darüber verschaffen kann, welche Person auf welche Anwendungen welche Berechtigungen hat, z.B. durch Anklicken einer Person und durch die dynamische, farbige Markierung der entsprechenden berechtigten Anwendungen in einer aufklappbaren Baumstruktur oder in einem geeigneten Netzdiagramm

So etwas würde sogar ich 'kapieren' 😎

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vielen Dank @andrereissig . Dieses Dokument kannte ich nicht - es gibt schon mal einen Überblick, was es alles gibt. Das hilft (ein wenig). 

Den ersten Teil der Frage, nämlich eine Übersicht aus der RVO, welche Rechte der Mandant, bzw. sein MItarbeiter auf dem Midentity hat, kann mir wahrscheinlich niemand beantworten. Ich mach mal nen Servicekontakt auf und schau, was der Teamservice dazu sagt...

Schönes Wochenende!

Andreas Weber

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@Andreas_Weber schrieb:

nämlich eine Übersicht aus der RVO, welche Rechte der Mandant, bzw. sein MItarbeiter auf dem Midentity hat, kann mir wahrscheinlich niemand beantworten.

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Dazu gibt es doch die Auswertungen 🤔? Oder ich verstehe immer noch nicht, wo exakt das Problem liegt. Setzt man die Rechte allerdings nicht bestmöglich optimiert, kann man schon mal 16 Seiten scrollen. Aber das ist dann wieder ein Anwenderthema, wie man Software optimiert nutzt. Wenn man die irgendwie nutzt, kommt hinten auch irgendwie eine Übersicht raus, die es einem nicht so leicht macht, als das möglich wäre. 

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Außerhalb der Community habe ich auch Hilfe erhalten. Meine gewünschte Rechte-Übersicht erhalte ich wie folgt: 

Wissen und Service / Service-Auswertungen / Vertragsübersichten / Hard- und Software 

Vielen Dank für die Hilfe.

Lars Hansen

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Was hat das mit Rechten zu tun 🤔? Dort wird aufgelistet, wer welche Hard- und Software hat; nicht aber welche Rechte diese hat 😬. Aber ja, ganz wichtige Anlaufstelle. Ist mein täglicher Begleiter bei der Arbeit 😊. 

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Ich finde aber zumindest alle Mitarbeiter von unseren Mandanten mit Rechten aufgelistet und kann mir dazu die Rechte raussuchen. Die perfekte Liste habe ich auch nicht erwartet 🙂 

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Je nach Anzahl der Medien hilft da auch die Suche in der Rechteverwaltung online schon aus, wenn man nach mandantengenutzter Beraternummer sucht. Dann wirft DATEV einem eine Liste aller dort vorhandenen Personen aus. 

Wichtig beim Löschen, dass man sich auch diese Liste mal anschaut, wer dort alles noch angelegt ist: DATEV Personendaten verwalten

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Dazu gibt es doch die Auswertungen 

? 

Danke - das war genau die Antwort, die mich auf die richtige Spur gesetzt hat. Genau diese Auswertung habe ich gesucht und vor lauter Bäumen den Wald nicht gesehen... 

@metalposaunist : ...unerreicht trifft es dann doch 😉

viele Grüße

Andreas Weber