Verknüpfung zwischen DMS und Teams Dateien

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Als Steuerberater möchte ich eine Datei einfach in Teams verknüpfen können, so dass auch der Mandant diese gleiche Datei bearbeiten kann.

Umgekehrt möchte ich, dass eine vom Mandanten hochgeladene Datei in die DMS verknüpft werden kann.

In der DMS müsste es eine Spalte mit einem Symbol (MS Windows) bzw. grüne Wolke (für DATEV Cloud) und einem Pfeil nach oben bzw. nach unten).

Dann könnten Mandanten und wir an der gleichen Datei arbeiten.

Über die DMS hätten wir die dortigen Kernfunktionen wie z. B.:

• Revisionssicherheit
• Öffnen zum Bearbeiten
• OCR Texterkennung
• mini-work-flow (Erlediger / Kenntnisnehmer)
• Verschlagwortung (Knigge)
• 1:1 Verbindung zu einem Auftrag (1:n-Verbindung wäre wünschenswert)
• Dokumente an einem Platz im Arbeitsplatz
• Schnellinfos
• Schnittstelle zu PFB
• Schnittstelle zur Vorlagenverwaltung
• Schnittstelle zur Outlook
• Posteingangsassistent
• 1:n Verknüpfungen zu anderen Aufträgen
• 1:n Verknüpfungen in Vorgansmappen
• 1:n Verknüpfung zu den Arbeitspapieren Abschlussprüfung
• 1:n Verknüpfung zu Mandantendialog
• etc.

[#2]

Moin Moin

Haben Sie schon mal dran gedacht, dass u.U. die einzelnen Versionen der "gemeinsam" bearbeiteten Dateien von Bedeutung sind. Welche Version ist dann am Ende rechtswirksam gültig? Die Letzte muss nicht zwingend die Antwort sein - wird es im Streitfall auch (eher) nicht.

Es kann u.U. für alle Versionen geben. Will man aber den vorhergegangenen Prozess, vielleicht mißverständlichen Texten vorhalten? Oder nicht besser doch löschen dürfen?

In diesem Zusammenhang: ICh kann mir lebhaft vorstellen, dass es in baldiger Zukunft vorgeschrieben wird, dass die Entwicklungsversionen eines Dokumentes  ebenfalls aufbewahrungspflicht werden. Das wird dann von der Software (ob Teams oder Datev ist letztlich eagl) automatisch gespeichert. 

Mal ganz abgesehen, davon, dass ich als Admin es garnicht mag, wenn Externe Daten verändern. Und wäre ich Verantwortlicher, ich würde penibel darauf achten, dass Änderungen  vom Mandanten an einem Dokument beweisbar vom Mandanten gemacht wurden und damit nicht mehr (unbedingt bis definitiv) in der Verantwortung der Kanzlei stehen.

Immer dran denken, die eigenen Mitarbeiter stehen zu einem (sollten sie jedenfalls), bei Mandanten darf man das nicht voraussetzen.

QJ

[#3]

Hallo QJ,

Vision:

• Datev hätte eine funktionierende Datenaustauschplattform (DMS Online mit den Kernfunktionen siehe oben der DMS lokal)
• Alle Informationen (ob lokal, in der Datenaustauschplattform, MeineSteuern, U-Online, Mandantendialog, Kommunikation mit der Finanzverwaltung, FZO usw.) werden in der lokalen DMS angezeigt, können gesucht und hoffentlich auch gefunden werden (mit einheitlichen Ablagekriterien: Mandant, VJ, Knigge, Zuordnung zu einem Auftrag) unabhängig vom tatsächlichen Ablageort
• Von dieser DMS (ich nenne diese Vision dann immer IMS = Informationsmanagementsystem) kann jede Information in jedes Eingabefeld eines DATEV Programmes verknüpft werden.
• Und von diesem IMS kann ich per drag and drop ein Dokument/Datei (Information) in OneDrive / SharePoint / Teams übertragen auf die auch ein Mandant Zugriffsrechte bzw. bei z. B. Unternehmensverkäufen auch Dritte haben.
• Und die DMS macht bei diesen drag and drop folgendes: Die Datei wird in die DMS Online "verschoben" in der DMS lokal ist dies auf nur an dem Symbol grüne Wolke und Pfeil nach oben zu erkennen. Der Anwender merkt davon nichts. Bei einem klick auf die Datei im (noch) lokalen IMS wird die Datei über den Link in DMS Online geöffnet und Änderungen dort auch revisionssicher gespeichert (alle die Informationen werden zwischen DMS loakl und DMS Online synchronisiert = hybride Anwendung). Da die Datei mit dem drag and drop auch als Link in Teams usw. angezeigt wird, wird auch eine kleine blaue Wolke in der lokalen DMS angezeigt (Hinweis auf Verknüpfungen)
• Und genau nur dieser Link (DATEV App für TEAMS) wird in OneDrive / SharePoint / Teams gespeichert.
• Und wenn der Mandant über die DATEV TEAMS App Daten/Dateien/Dokumente/Informationen in "Teams" (dort nur ein Link, die Datei liegt in der DMS Online) speichert, wird die Datei uns hinterher in unserer lokalen DMS angezeigt (grüne Wolke mit Pfeil nach unten und daneben noch eine blaue Wolke)
• Und bei einem Doppelklick öffnet sich im Hintergrund (nicht für den Mandanten und auch nicht für uns direkt zu erkennen - z. B. kurzes anzeigen der gründen Wolke bzw. über das Anmelden mit dem SmartLogin, wenn dieses nicht für die Anmeldung an Teams verwendet werden kann als Alternative zum MS Authenticator) die DMSOnline (Dateien mit Mandantenzugriff) und die Datei wird angezeigt und Änderungen des Mandanten werden auch direkt in der DMSOnline revisioniert gespeichert.
• Die Verknüpfungen (zu Teams - blaue Wolke - , zur DMS Online - grüne Wolke, den Feldern zur ESt, LuG zu Rewe zu anderen Aufträgen zu anderen Vorgansmappen usw.) der Information im IMS (DMS Online mit Anzeige im lokalen DMS) sind über die Eigenschaften des Dokumentes im Bereich "Verknüpfungen" lokalen DMS zu erkennen und können dort auch getrennt und die Rechte darauf verwaltet werden.

DAS = Dokumentenablagesystem (so nutzen leider viele Kollegen die DMS heute)

DMS = Dokumentenmanagementsystem (mit Prozessautomatisierungen)

IMS = Informationsmanagementsystem

Und alles sicher im deutschen fort knox unsere DATEV in Nürnberg (dort lagern quasi die Goldreserven der deutschen Steuerberater = die Daten von uns und unseren Mandanten).

Wäre das nicht ein DATEV-"Träumchen"?

Gruß Ralf Blum

[#4]

Hallo Herr @Stefan_Poersch ,

evtl. nochmal mit der DMS Abteilung sprechen. Evtl. tut sich hier noch etwas (sicheres gemeinsames Arbeiten an einer Datei mit dem Mandanten).

Gruß Ralf Blum

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Das klingt doch mal nach einer sehr schönen Idee! 🙂 

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Das zum Thema MS365 und DATEV.....