Dubletten Prüfung beim hochladen

blum · ‎06.12.2019

Beim hochladen müsste eine Prüfung vorgenommen werden, ob der Beleg schon einmal hochgeladen wurde.

metalposaunist · ‎06.12.2019

Wie soll das technisch gehen? Dann müsste eine rechenintensive OCR Erkennung lokal auf dem PC durchgeführt werden und anhand der Werte ein Abgleich stattfinden.

Die Dublettenprüfung findet doch im REWE statt, wenn die OCR durch ist.

andreashausmann · ‎07.12.2019

Möglich ist es auf jeden Fall. Smacc.io hat diese Funktion. Allerdings würden wir hier auch Äpfel mit Birnen vergleichen. Smacc kostet ein mind. 20mal mehr als DUO.

blum · ‎07.12.2019

Hallo zusammen,

meine Ideas Idee wurde unter "Meine Steuern" erfasst. Passt aber auch zu vielen anderen Programmen. Ja in Rewe gibt es so etwas schon. Das ist aber aus meiner Sicht im Prozess zu spät.

Ja die Dubletten Prüfung und somit OCR macht für viele DATEV Anwendungen sinn:

Meine Steuern
Unternehmen Online
Lokaler Dokumentenkorb
lokale Möglichkeiten Dateien in der DMS zu speichern z. B. bei drag and drop oder mit dem Acrobat-Add-In
der Nachfolger von DATEV Cloud Box
usw.

Hier müssten die verschiedenen DATEV Abteilungen anstatt wie in indischen Kasten in dem jeder sein eigenes Süppchen kocht, zusammenarbeiten und agil ein übergreifendes DATEV Informationsmanagement (IMS) OCR Modul entwickeln und beim Speichern eines Dokumentes (egal wo und in welcher Anwendung) müsste das Programm beim Erkennen von Dubletten sinngemäß fragen:

Das Dokument / die Information gibt es schon einmal im IMS was möchten Sie tun:

Dokument/Information löschen (nicht speichern)
Vorhandenes Dokument ersetzen (die nun eingescannte Information ist aktueller als die vorhandene - mit Revisionshistorie)
Eine Verknüpfung zum vorhandenen Dokument speichern
Die neue Information zusätzlich zu der bereits vorhandenen Datei speichern (mit Einfügen eines Querverweises)
Die neue Information zusätzlich zu der bereits vorhandenen Datei speichern (ohne Einfügen eines Querverweises)

Bei all diesen Varianten müsste die bereits gespeicherte Information angezeigt werden und auch deren Dateieigenschaften.

Bei einer OCR-Erkennung könnte auch der Betrag von Meine Steuern vorbelegt werden. Auch könnten Belege, die immer sehr ähnlich sind wie z. B. Spendenbelege vom Programm erkannt werden. Bei der DMS gibt es schon Teile davon (z. B. der Posteingangsassistent).

Ja das ist aufwendig.

Ja das ist nicht ganz einfach.

Ja das kostet Geld.

Aus meiner Sicht darf das auch uns etwas kosten (zubuchbare kostenpflichtig Option)

Aber es würde wertvolle Arbeitszeit von uns sparen. Die Szenarien sind vielfältig. So z. B. (eine etwas größere Kanzlei in dem nicht der Chef alles selbst scannt und mehrere Sachbearbeiter hat):

Die Kanzlei betreut eine Unternehmensgruppe (Muttergesellschaft, Tochter 1 und Tochter 2).
Der Sachbearbeiter A hat den Mietvertrag der Immobilie die die T1 an die T2 vermietet bereits eingesannt und wichtige Notizen am Dokument erfasst (Knigge Stammdaten).
Der Sachbearbeiter B bekommt den gleichen Mietvertrag mehrere Monate später bei der T2. Dort wird er wieder eingescannt (leider ohne Dublettenerkennung) und somit doppelt eingescannt.
Der Sachbearbeiter C der Muttergesellschaft speichert ggf. den Mietvertrag nochmal.
Der Sachbearbeiter D macht die Buchhaltung und scannte den Mietvertrag als Buchhaltungsbeleg nochmal ein
…..

Leider können die SB B, C und D die Notizen auf dem Beleg bei T1 von SB A nicht erkennen.

Die Grundfunktion müsst somit übergreifend für alle oben genannten Datev "Teilprogramm" (Verständnis zur Zeit: gute Einzelprogramme, die schlecht zusammenarbeiten) identisch sein. Mit einem look and feel.

Und alle diese Dokumente/Informationen müssten am lokalen PC im Suchschlitz der DMS und über die Volltextsuche durchsucht werden können, unabhängig vom Speicherort.

Wieder zurück zu meine Steuern. Anlass war, dass ein Mandant einen Beleg (hier Spendenbeleg) doppelt hochgeladen hatte und man noch nicht mal sich diese beiden Belege nebeneinander zeitgleich ansehen kann.

Jetzt habe ich schon wieder zu viel geschrieben.

Gruß

Ralf Blum

WoDe · ‎06.02.2020

Das Allerallermindeste ist ein Check der Dateinamen. Wenn schon vorhanden, kommt ein Hinweise Hochladen-Überspringen/Hochladen-Ausführen
Wolfgang Dewald

timoschneider · ‎06.02.2020

Hallo,

man könnte auch einen Hash über den Dateiinhalt erstellen und diesen mit neuen Dateien welche Hochgeladen werden vergleichen. Damit könnte man eine Duplette vermeiden. Dies kann aber nur bei 100% gleichem Dateiinhalt funktionieren. Bei geänderten Metadaten oder dem doppelten Scan eines Dokument funktioniert dies nicht, hier hilft dann nur eine OCR die die Belegbilder vergleicht.

Grüße

metalposaunist · ‎06.02.2020

Das Allerallermindeste ist ein Check der Dateinamen.

Kann man machen aber wird bei mir nicht viel bringen, weil der Dateiname eines jeden Belegs automatisch vom System vergeben wird und es daher zu keinen doppelten Namen kommen kann, weil z.B. die Uhrzeit und Datum mit einem zusätzlichen Zähler im Scanprozess drin hängt. Dann kann man den 1 Beleg so oft scannen wie man will.

Wichtig ist der Inhalt. Nicht wie die Datei heißt. Weil meine Mandanten nicht jeden Beleg noch manuell umbenennen in "Porto,1,90€am10.01.2020".

TAXURA · ‎15.12.2023

... Kann man machen aber wird bei mir nicht viel bringen ...

Unseren Mandanten (und uns) würde die Prüfung der Beschriftung schon viel bringen. Wir haben einige Mandanten, die ihre Belege unabhängig von der DATEV digitalisieren & archivieren und erst irgendwann später bereitstellen. Das betrifft vor allem den Bereich Meine Steuern. Mit mehreren Häusern und >300 Belegen p.a. lädt man schnell mal was doppelt hoch.

Für uns wäre daher jegliche Unterstützung an dieser Stelle willkommen. 🙂

metalposaunist · ‎15.12.2023

@TAXURA: Die Belegfreigabe online hat diese Prüfung eingebaut aber prüft nur den Dateinamen, wie ich heute ausprobiert hat. Als ich 2x 4711.pdf hochladen wollte, kam die 2. nicht an. Habe ich aus 4711.pdf 0815.pdf gemacht, ging sie durch.

Dann frage ich mich, ob DATEV die Dateinamen in einer Datenbank speichert und damit jeder Beleg zwangsweise einen eigenen einzigartigen Dateinamen haben muss?

quantenjoe · ‎15.12.2023

Moin Herr Schneider

die Idee mit dem Hash ist gut! Denn ich erwarte, dass dieselbe Datei meist noch einmal hochgeladen wird.

Und Hashes sind eine schnell und einfache Möglichkeit höchstwahrscheinlich gleiche Dateien zu identifizieren. Ich die Berechnung ist auch sehr schnell.

Ich mag mich mit der Annahme, dass Dubletten-Dateien identisch sind, halte dies aber nicht für wahrscheinlich genug, damit ein Hash-Filter da nicht einfach echte Hilfe wäre. Jedenfalls für besser als Dateinamenvergleich.

QJ

martinkolberg · ‎19.12.2023

Was hilft die Meldung beim Hochladen, wenn keine lesbare Vorschau, aus der sich auch die Rechnungsnummer ergibt, möglich ist? Bei welchem "Hochladen"? Belegtransfer, Upload in UO oder Upload per Email?
Ich bin der Meinung, ein hochgeladenes Dokument muß auch ankommen, denn es gibt immer die Situation, daß ein unleserlicher Beleg durch einen reparieren Zweitscan ersetzt wird.
Heften von Duplikaten OK, aber ein systembedingtes Verunfallen beim Hochladen ist absolut kontraproduktiv.
Thema Heften:
1. ich wünsche, daß Duplikate geheftet werden
2. ich erwarte daß das System bei mehrseitigen Belegen erkannt, wenn eine Seite versehentlich einen komplett anderen Lieferanten betrifft, also wenn zwei Rechnungen in eine PDF gescannt wurden.