Zusätzliche konfigurierbare Felder in der Ablage-/Eigenschaftenmaske

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Hallo DATEV-Ideas,

aktuell beschäftigt uns das Thema „Zusätzliche konfigurierbare Felder in der Ablage-/Eigenschaftenmaske in DATEV DMS“.

Hier interessiert uns Ihr Bedarf und Ihre Meinung!

Diese zusätzlichen Felder können kanzleiweit eingeblendet, benannt sowie konfiguriert werden. Bei Nutzung kann im Anschluss danach gefiltert und gesucht werden.

Mögliche Feldtypen könnten sein:

• Textfelder
• Zahlenfelder
• Datumsfelder
• Auswahlfelder mit vorgegebenen Inhalten

Eine Skizze dazu finden Sie im Anhang.

Unsere Fragen als Orientierung:

1. Sehen Sie bei sich den Bedarf für zusätzliche Felder?
2. Welche konkreten Bedarfe würden Sie damit abdecken und welche Feldart(-en) werden dafür benötigt?
3. „Altes“ DMS classic: Haben Sie dort diese Möglichkeit der zusätzlichen individuellen Felder genutzt? Wenn ja, für welchen Bedarf?

Sie möchten die neue Funktion bereits vorab mit den DATEV-Programmen 15.0C nutzen und uns unterstützen? Schreiben Sie mir gerne eine Nachricht!

Vielen Dank für Ihre Unterstützung und viele Grüße,

Helmut Lerm

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Hallo Herr Lern,

ich finde das richtig gut, dass Sie mit einer solchen Anfrage in die Community gehen! 

Ich hoffe auf viele anregende Vorschläge...

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Hallo DATEV-Ideas,

@bernozimmerer: Vielen Dank für das positive Feedback! Wir versuchen die Runde auch für aktuelle Themen zu nutzen.

@all: Leider halten sich die Rückmeldungen noch sehr in Grenzen.

Ist diese Möglichkeit für Sie uninteressant bzw. gibt es hier keine Einsatzszenarien bei Ihnen in der Kanzlei?

Auch eine 0-Meldung hilft uns hier bei einer Einschätzung.

Vielen Dank schon mal und einen schönen Tag,

Helmut Lerm

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Hallo Herr Lerm,

ich habe hier schon lange nichts mehr geschrieben, da die DMS Abteilung nach meiner ganz persönlichen Meinung hier Ideas zu wenig würdigt und beachtet und die Umsetzung von Vorschlägen viel zu lange dauern (z. B. hier Ideas qualifizierte Signatur). Ich finde aber die Idee, hier Neuerung anzusprechen und mit uns Anwendern zu diskutieren ein wichtigen Schritt in die richtige Richtung (siehe auch hier: Ideas MS-Teams DATEV und Piloten)! 👍👍👍

Wir haben in DMS classic nie individuelle Felder verwendet. Ich würde hier für uns zur Zeit auch keinen Bedarf sehen. Daher sind wir hier leider nicht ganz der richte Ansprechpartner.

Wenn ich aber individuelle Felder in der alten DMS classic hätte, würde ich erwarten, dass es diese auch in der neuen DMS gäbe. Sprecht die Kanzleien an, die individuelle Felder nutzen und klärt, ob diese wirklich notwendig sind (evtl. gibt es hier alte Felder, die in Wirklichkeit nicht mehr notwendig sind).

Mir ist doch noch ein Einsatzszenario für uns eingefallen. Wir wünschen uns schon seit längerem die Möglichkeit eine "Leseliste" einzurichten. Dokumente, die schon erledigt sind, die ich auch zur Kenntnis genommen habe, die ich aber immer wieder brauche.

Eine Idee hatte ich schon mal hier erfasst: Ideas DMS Leseliste

Und mit einem individuellen Feld "Leseliste" (bitte hier ihre E-Mail-Adresse eintragen) und dann jeweils ein individueller Filter mit der E-Mail-Adresse des angemeldeten Nutzers, hätte ich diese gewünschte Leseliste. Voraussetzung wäre aber, dass in dem Feld mehre Einträge (mehrere E-Mail-Adressen) erfolgen können, da es ja sein kann, dass mehrere Mitarbeiter das gleiche Dokument in ihre eigenen Leseliste (Filter) aufnehmen möchte.

Und immer wieder die gleiche Bitte im Interesse der Anwender: arbeitet produktübergreifend, prozessorientiert und medienbruchfrei zusammen und nicht nebeneinander. Ihr benötigt einen DATEV Prozessmanager (Expedition Zukunft DATEV Eigenorganisation der etwas andere Weg = Weiterentwicklung) man könnte ihn auch DATEV-Integrationsbeauftragter nennen, der hat einen ähnlichen Job: Menschen zusammenbringen und ihnen den richtigen Weg zu zeigen und ist Ansprechpartner für alle Ressorts und kümmert sich auch um abgelehnte nicht bearbeitete Ideen). Liebe DATEV: bitte helft uns heute bei der Organisation unserer Kanzleien!

Gruß 

Ralf Blum

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@blum schrieb:

Sprecht die Kanzleien an, die individuelle Felder nutzen und klärt, ob diese wirklich notwendig sind (evtl. gibt es hier alte Felder, die in Wirklichkeit nicht mehr notwendig sind).

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Monitort DATEV das nicht sowieso beim Umstieg von DMS classic auf DATEV DMS? 🤔 Ich meine doch ja und auch bei meinen 2 betreuten DMS Systemen spuckte die DATEV Auswertung zwar aus, dass wir welche nutzen aber das sind Tests bei der Einführung von DMS vor langer Zeit mal gewesen und die wurden dann einfach vergessen anstatt ordentlich aus dem System gelöscht. 

Zumal man uns gesagt hat, dass solche individuellen Masken im DMS classic bei jedem DMS Update gewartet werden müssen, weil die beim Update (wohl) nach Standard überschrieben wurden. Da sich niemand dazu gemeldet hat bei uns: @Helmut_Lerm brauchen wir also Stand heute nicht. 

Nichts desto trotz sollte sich DATEV diese Möglichkeit technisch offen halten und nicht in 2022 sagen: Hatten wir ja 2021 nach gefragt, wollte niemand. Wenn DATEV so flexibel sein kann mit dem neuen DMS: do it. 

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Hallo DATEV-Ideas,

vielen Dank für die positiven Rückmeldungen zum allgemeinen Vorgehen.

Wir werden zukünftig häufiger die Möglichkeit nutzen selber aktuelle Themen einzubringen. 

@blumund @metalposaunist: Für die Umstellung von DMS classic haben wir die entsprechenden Nutzungsdaten aus der Programmstatistik. Diese Daten zeigen, dass wir die Felder weiterhin benötigen, wenn auch nicht in dem Umfang wie bisher bei DMS classic.

Neue Funktionen in DMS sollen aber natürlich nicht nur an den Umstellern ausgerichtet sein und 1zu1 wie in DMS classic umgesetzt werden. Ziel der Abfrage hier war/ist es mögliche neue Einsatzszenarien bei den Kanzleien mit dem "neuen" DATEV DMS zu identifizieren. 

Einen schönen Tag und viele Grüße,

Helmut Lerm

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@Helmut_Lerm: DATEV muss dann aber allgemein in Zukunft aufpassen, dass man nicht für jeden Genossen eine eigene Lösung baut und die Programme so individualisierbar macht, dass spätere Programmupdates schwerer umzusetzen sind und fehleranfälliger werden. Digitalisierung braucht Standards haben wir im RIT alle gelernt 😊. Weil jeder sein "eigenes" DMS classic hat, fällt die aktuelle Umstellung ja so schwer und muss pro Kanzlei von jemanden bei DATEV begleitet werden. 

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@Helmut_Lerm schrieb:

Diese Daten zeigen, dass wir die Felder weiterhin benötigen, wenn auch nicht in dem Umfang wie bisher bei DMS classic.

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Ist das so? Wurden die betroffenen Kanzleien gefragt? Nur weil die Auswertung ja sagt, können das ja auch wie in meinem Fall alte Leichen sein, die niemand mehr nutzt aber auch niemand entsorgt hat. Allein der Statistik zu vertrauen halte ich für nicht sinnvoll. Schade, dass sich hier niemand meldet, der solche Bausteine auch heute noch aktiv nutzt. 😕

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Hallo @metalposaunist,

vielen Dank für den Input.

Individualisierbarkeit: Das entspricht genau unser Vorgehen mit DATEV DMS. Daher auch die etwas sperrige Bezeichnung "individuell konfigurierbare zusätzlichen Standardfelder" 😉 Aktuell wird mit einer festen Anzahl vorgegebener Felder geplant, welche in geringem Umfang konfiguriert werden können - es ist nicht mehr die komplett individualisierbare Möglichkeit. 

Auswertungen DMS classic: Die Auswertungen sind an der Stelle recht aussagekräftig. Wir sehen bei wie vielen aktuellen Dokumente so ein individuelles Feld genutzt wurde/wird. Es sind aktuell mehrere Hundert Kunden, die so ein Feld aktiv nutzen. Natürlich wird auch mit einem Teil dieser Kanzleien gesprochen, so wurden 2020 z.B. bereits einige Kanzleien umgestellt, bei denen die Felder nur "alte Leichen" waren und sie die Möglichkeit nicht vermissen.

Ich hoffe ich konnte hier etwas Licht ins Dunkel bringen.

Beste Grüße,

Helmut Lerm

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Hallo Herr Lerm,

im Moment fällt mir zwar kein konkretes Szenario ein, aber in der Vergangenheit hatte ich schon einige Male den Wunsch, so etwas zu implementieren.

Insbesondere die Möglichkeit von Auswahlfeldern mit vorgegebenen Inhalten finde ich sehr interessant.

Man könnte hier an Projekte denken oder an das Abbilden von Organisationsstrukturen, die mit den Standardmöglichkeiten nicht darstellbar sind. Freitextfelder und Datumsfelder sind auch sehr interessant. Datumsfeld z.B. für eine Art Fälligkeit.

Also setzen Sie diesen Plan ruhig um. Wer es nicht braucht, muss es ja nicht nutzen.

mfg, F.Lange

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Hallo DATEV-Ideas,

vielen Dank für alle Rückmeldungen!

Nachdem es in Ideas hauptsächlich um IHRE Ideen geht, werde ich den Post wieder aus dem Vordergrund entfernen.

Wir werden aber sicher auch zu kommenden Funktionen die Möglichkeit nutzen und Ihr Feedback dazu einholen.

Vorab ein schönes Wochenende und viele Grüße

Helmut Lerm

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@blum schrieb:

Wir haben in DMS classic nie individuelle Felder verwendet. Ich würde hier für uns zur Zeit auch keinen Bedarf sehen. Daher sind wir hier leider nicht ganz der richte Ansprechpartner.

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Hallo zusammen, wie erfassen Sie z.B., das - und wofür - beim Finanzamt einen Einzugsermächtigung vorliegt? Diese Information suche ich immer wieder einmal und bin kurz davor, ein individuelles Feld anzulegen.. 

Schöne Grüße

Karl Schmidt

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Hallo Herr Schmidt.

als wir noch in EO classic waren, hatten wir hier individuelle Felder (Maske) in den Stammdaten (nicht in der DMS). Das war aus meiner ganz persönlichen Sicht eine gute Möglichkeit diese Informationen zu hinterlegen.

In EO comfort haben wir trotz dem Namen "comfort" leider keinen comfort (aber andere Vorteile; nur der Name ist aus meiner ganz persönlichen subjektiven Sicht eine "Mogelpackung" bzw. Fehlinformation; besser wäre ein Name wie z. B. "EO auftragsorientiert" gewesen) und vermissen diese einfach anzulegenden und zu pflegenden Felder.

Wir haben uns dann zu Zeiten von EO "un-"comfort bei der Fibu diese Informationen z. B. in einen Word-Aktenvermerk (Kontenplan) eigetragen und diesen dann in unserer Arbeitspapier aus Abschlussprüfung (Fibu-Fragezettel; jetzt mit dem Pilotprogramm DATEV Mandantendialog verbunden) verlinkt. 

Für mich persönlich gehören diese Informationen eher in die Stammdaten und weniger in die DMS. Dort wird aber leider nichts mehr wesentliches weiterentwickelt. Hier müssen Sie wohl auf die Cloudanwendung Kanzleimanagement (wahrscheinlich sprachlich wieder eine Übertreibung, da die bisherigen Programme schon "Kanzleiorganisation" den Namenszusatz "Organisation" hatten und leider nur ein "Kanzleiabrechnungsprogramm" waren. Ob diese neue Cloudanwendung uns dann wirklich in absehbarer Zeit uns bei unserem Kanzleimanagement - sollte deutlich mehr sein als nur organisieren - helfen werden, bezweifle ich persönlich (DATEV kann keine Quantensprünge).

Mein Traum von einer guten Stammdatenverwaltung EO bezüglich individueller Felder:

• einfach anzulegende und zu pflegende individuelle Felder in den Stammdaten
• in jedes dieser Felder kann ein DMS Dokument verlinkt werden (ein Verlinken eines DMS Dokumentes sollte eigentlich in jedem Eingabefeld jedes DATEV Programm möglich sein!)
• jedes dieser Individuellen Felder kann in das Arbeitspapierprogramm (ProCheck oder Abschlussprüfung bzw. deren Nachfolgeprogramm) verlinkt werden und in Abhängigkeit des Inhaltes können Felder ein- bzw. ausgeblendet werden (Bedingungsassistent; gibt es leider nur in AP nicht in ProCheck). 

Gruß

Ralf Blum

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Hallo Herr Blum,

danke für Ihren Beitrag .. und dafür, dass Sie trotz überwiegender Missachtung Ihres kostenlosen Inputs bei der Datev noch nicht die Hoffnung auf Besserung aufgegeben haben 🙂 

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Wir würden weitere Felder begrüßen. Z.B. könnten wir Belege eines Grundstücks (Kaufvertrag , Mietverträge, etc.) über ein ein weiteres Feld (Name des Grundstücks) ablegen. Nach diesem Feld könnte dann gruppiert werden. Dies hätte den Vorteil, das in der Beschreibung nicht immer der Name des Grundstücks auftauchen müsste.

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Guten Morgen @p_bohnes,

vielen Dank für Ihre Rückmeldung!

Ab dem DATEV DMS Service Release im Herbst (geplant November) können Sie weitere Felder (z.B. Grundstücksname) anlegen.

Viele Grüße

Helmut Lerm