Zusätzliche Optionen bei E-Mail Ablage

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Bei der Ablage von Mails über das Microsoft Office Add In fehlt aus unserer Sicht die Option, nur den E-Mail Text abzulegen. Die Option "Ablage ohne Analgen zusätzlich in der Dokumentstruktur" führt zwar dazu, dass die msg Datei in die Dokumentstruktur eingefügt wird, die Anlagen nicht (z.B. das an die mail angefügte pdf). Wenn man sich die Struktur dann aber im Lesemodus ansieht, sind die Anlagen (da eingebettet in die msg Datei) trotzdem wie separate Seiten zu sehen.

Unser Anwendungsszenario ist folgendes:

Mandant sendet Bescheid per Mail
Sekretariat erfasst den Bescheid (also den pdf Anhang) separat im DMS mit Posteingang und Frist
Zur Dokumentation, wann und wie der Bescheid in die Kanzlei kam, soll nun die E-Mail dem Bescheid in einer Dokumentstruktur hinzugefügt werden (ans Ende, damit immer der Bescheid mit aufgebrachten Stempeln etc. in der Vorschau zuerst angezeigt wird)
Durch die oben beschriebene Option habe ich nun den Effekt, dass ich im Lesemodus erst den Bescheid sehe, dann die mail und nochmal den Bescheid.

Frage: Ist es auch geplant, eine Ablageoption zu schaffen, in der nur der reine E-Mail-Text einer Dokumentstruktur hinzugefügt werden kann?

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Wofür das ganze außer einander fieseln?  Wenn ich eine Mail mit dem Betreff ESt-Bescheide 2019 bei Herrn Max Mustermann aufmache. Dann erwarte ich zum einen die Mail --> Zum Anderen die Bescheide dort zu finden.

Es ist doch so, dass Anhang und Text einer Mail in 99 von 00 Fällen in direktem Zusammenhang stehen. Warum sollte man das dann getrennt ablegen wollen?

Ich lehne die Idee nicht ab nur verstehe ich den "Workflow" welche diese Funktion notwendig mach nicht. 

Sehe denn Sinn und Zweck nicht. Da Speicherplatz "Nichts" kostet schlicht die Mail nebst Anhang ablegen. Wenn der Anhang dann nochmal separat zur leichteren Wiederauffindbarkeit abgelegt ist bitte sei es drum.

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Passt vielleicht nicht ganz dazu aber folgendes Problem bei uns: Wenn wir eine E-Mail per drag&drop archivieren und einen Posteingang anlegen, wird unter Eingangsart immer 01 Brief vorgeschlagen (das 1. Element in der Liste). 

Lässt sich DATEV DMS so einstellen, dass bei einer E-Mail Archivierung hier "E-Mail" vorbelegt wird?

Über den Knigge geht es nicht, oder? 🤔

Die Art "E-Mail" an 1. Stelle zu stellen macht dann bei anderen Usern wenig Sinn, wenn die mehr Papier statt E-Mail nutzen. 

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@jjunker schrieb:

Wofür das ganze außer einander fieseln?

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... erhält einen Ehrenplatz in meiner Sammlung witziger, harmloser Stilblüten aus der Community ...

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Hallo @metalposaunist 

bei mir ist automatisch die Eingangsart Mail hinterlegt.

Aber warum kann ich nicht sagen.

Am Knigge kann es nicht liegen, der ist nicht vor eingestellt bei der Ablage.

Aber auch da kann man solche Einstellungen vornehmen:

Zumindest kann ich im Knigge hinterlegen, dass es die Dokumentart 3600 sein soll.

Und in Post Fristen und Bescheide kann ich hinterlegen, dass bei Dokumentart 3600 der Eingang auf Brief vor belegt sein soll.

Das ließe sich für einen Mail Knigge entsprechend anders sicher auch einstellen.

Gruß

CL

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Hallo @metalposaunist,

bei E-Mails wird (wie @CL geschrieben hat) immer die Eingangsart "E-Mail" vorbelegt, dafür ist keine Einstellung notwendig.

Sollte bei Ihnen weiterhin der "Brief" vorbelegt sein, melden Sie sich gerne dazu im Service von DATEV DMS, damit da ein Blick drauf geworfen wird.

Vorab ein schönes WE und viele Grüße

Helmut Lerm 

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Wir würden es auch sehr begrüßen, wenn man nur den Emailtext archivieren kann.

Die Bescheide sind bei uns ja schon archiviert. Wenn die Weiterleitung dann per Email an den Mandanten erfolgt, wollen wir nur den Mailtext an den DMS-Eintrag anhängen und nicht den Text mit nochmal dem Bescheid, da man sonst im Viewer zuerst den Bescheid, dann den Mailtext und dann nochmal den Bescheid sieht. Zudem frisst das doppelt Speicherplatz im DMS!

Das gleiche gilt bei uns übrigens nicht nur bei Bescheiden, sondern auch allem anderen, was man per Email an den Mandanten weiterleitet.

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Ich fände es auch sinnvoll wenn bei der automatischen Ablage die Option "an DMS-Dokument anhängen" auswählbar wäre

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Auch in unserer Kanzlei besteht aufgrund der Ablagestrukturen und der Masse an Dateien der Wunsch E-Mails optional auch ganz ohne die Anlagen ablegen zu können. Diese Option fehlt leider gänzlich.

Aufgrund der zusätzlichen Ablage der Anlagen in der Struktur, die als Standard vorgegeben wurde, wurde bereits häufig (versehentlich) mehr abgelegt als eigentlich gewollt (inkl. Bilddateien aus der Signatur.)

Als Standard-Option sollte aus unserer Sicht die Mail so abgelegt werden "wie sie ist".

"Mit zusätzlichen Anlagen in der Struktur" oder "ganz ohne Anlagen" sollten die weiteren Optionen sein, die man aktiv wählen muss.

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Hallo @k_busch , hallo DATEV Ideas, 

vielen Dank für diese Idee und das Voting. Ich verstehe Ihr Szenario, jedoch ist hier eine weitere Option mit reiner Textübernahme aktuell nicht geplant. Daher möchte ich den Status "Umsetzung unwahrscheinlich" vergeben. 

Das Voting ist natürlich weiterhin offen. Sollte sich bzgl. der möglichen Umsetzung etwas ändern, informiere ich an dieser Stelle. 

Viele Grüße

Franziska Hackner