Vorlagenverwaltung - Anhang einer E-Mail automatisch beifügen

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Als Mitarbeiter einer Steuerberaterkanzlei möchte ich die folgende Idee vorstellen: 

Die Möglichkeit haben, in der Vorlagenverwaltung einer E-Mail-Vorlage ein bestimmtes Dokument anzuhängen, welches bei Erstellung dieser E-Mail automatisch beigefügt ist (Bsp.: Checkliste zur Zusammenstellung der  Einkommensteuerunterlagen für den Mandanten, diverse Fragebögen, etc.).

...um damit folgenden Nutzen zu erzielen:

Das entsprechende (PDF-)Dokument muss dann nicht jedes Mal beim Erstellen dieser E-Mail manuell angehangen werden, sondern wäre schon automatisch als Anhang in der E-Mail enthalten.

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Hallo @Angelina_Hmth ,

ich finde den Vorschlag gut. Da ich selbst auch unsere Vorlagen erstelle, habe ich mir die Eingabemöglichkeiten mal angeschaut: Ich denke in der Vorlage selbst kann man nicht viel machen, da das Ganze ja eine Word-Datei ist, die zu einer Email wird. Aber in den Ablage-Eigenschaften könnte man, wenn es denn ein Feld dazu gäbe, eine bestimmte Anlage vorbelegen, die dann direkt angehangen wird.

MfG,

Dirk Schmakies

[#3]

Zum einen kennt Word auch embedded Dateien, da das neue Wordformat *.docx nichts anderes als eine andere Form einer Zip-Datei ist. Hierzu einfach einmal die Extension *.docx in Zip ändern und öffnen. Sie werden staunen.

Das Problem ist vielmehr, die embedded Dateien wieder zu extrahieren. Das ist nämlich nicht ganz trivial.

Zum anderen kann man hierzu auch ganz andere Lösungsansätze finden, z. B. über eine Dokumentenvariable. In einer Dokumentenvariable werden einfach alle Dateien als Pfade mit Semikolon gespeichert.

Dazu in der DMS die Datei als Verknüpfung kopieren und wieder in der Dokumentenvariable einfügen:

DMS:20fc6067-52e1-45af-93f2-3ffbc06c6dc9; [...]

Dateien die sich im Dateisystem befinden könnte man wie folgt speichern:

C:\Users\[...]\Documents\Mein_Word.docx;[...]

Bei der Mailerstellung wird jetzt einfach die spezielle Dokumentvariable ausgelesen und als Attachment zu der Mail hinzugefügt.

So hätte ich es und jeder minder begabte Durchschnittsprogrammierer gelöst.

Nur allein der Wille von DATEV fehlt.

EDV ist kein Hexenwerk, sondern nur die Umsetzung von Träumen.

Man muss es nur wollen!

Gruß Achilleus

[#4]

Hallo @Gelöschter Nutzer ,

vielen Dank für den Lösungsvorschlag. Allerdings verstehe ich nicht, wie ich eine Dokumentenvariable erstelle.

Bei der Microsoft-Anleitung steht, man soll über "Einfügen" auf "Feld" klicken, allerdings gibt es bei mir (Word 365) diese Option "Feld" nicht...

Gehen Sie folgendermaßen vor, um das DocVariable-Feld verwenden:

1. Klicken Sie im Menü Einfügen auf Feld.
   
   Hinweis Klicken Sie in Microsoft Office Word 2007 in der Gruppe auf der Registerkarte Einfügen , und klicken Sie dann auf Feld.

2. Wählen Sie im Feld Kategorien Dokumentautomation.

3. Wählen Sie in der Liste Feldnamen DocVariable.

4. Geben Sie in das Feld Neuer_name unter Feldeigenschaften den Namen der Dokumentvariablen.
   
   Hinweis: Wenn Sie Erweiterte Feldeigenschaften anstelle von
   Feldeigenschaften, klicken Sie auf Feldfunktionen ausblenden.

5. Klicken Sie auf OK.

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Habt ihr eine Idee?

Danke und viele Grüße

Angelina Homuth

[#5]

Hallo Frau @Angelina_Hmth,

eine Dokumentenvariable per VBNet kann wie folgt erstellt werden:

Das Speichern und Abrufen von Variablen in Word-Dokumenten  

Sub GetSetDocVars()
Dim fName As String
fName = "Jeff Smith"
' Set contents of variable "fName" in a document using a document
' variable called "FullName".
ActiveDocument.Variables.Add Name:="FullName", Value:=fName
' Retrieve the contents of the document variable.
MsgBox ActiveDocument.Variables("FullName").Value
End Sub

Gelöscht wird eine Variable wie folgt:

Sub GetSetDeleteDocVars()
Dim fName As String
fName = "Jeff Smith"
' Set contents of variable "fName" in a document using a document
' variable called "FullName."
ActiveDocument.Variables.Add Name:="FullName", Value:=fName
' Retrieve the contents of the document variable.
MsgBox ActiveDocument.Variables("FullName").Value
' Delete the variable.
ActiveDocument.Variables("FullName").Delete
End Sub

DATEV muss jetzt also lediglich ein Formular bereitstellen, wo man sämtliche Attachments per Drag&Drop oder Dateiauswahl einfügen kann. Anschließend wird die Dateiauswahl in einer Dokumentenvariable gespeichert und kann jederzeit per VB(A)/VBNet abgerufen werden.

Wird jetzt also die Email erstellt, sucht das Programm nach der Dokumentenvariable "Attachments" und liest den Inhalt aus. Der Inhalt wird jetzt einfach in eine Array gespeichert (t=Split(Attachment,";")) und einzeln in der Email mit OL.Attachments.Add hinzugefügt.

Wie gesagt das geht so simpel und wird von mir (und allen anderen) in der oder ähnlicher Form angewendet.

Wie gesagt: Es geht alles, man muss es nur wollen.

Aber sobald die DATEV nicht mit der Nase darauf gestoßen wird, passiert gar nichts, und das ärgert mich einfach. 😡

Wobei der Zorn des Achill nicht gegen Sie persönlich gerichtet ist. 😘

Gruß Achilleus

Nachtrag:

Der Inhalt der Dokumentenvariable kann man natürlich auch per VB in Word einfügen, das ist aber gar nicht nötig, da nur der Inhalt der Variable notwendig ist, und der wird ja einfach ausgelesen.

Möchte der Anwender die Attachments bearbeiten, dann ruft er einfach das Formular auf und es werden einfach alle Attachements in einem Listview o. ä. angezeigt. Hier kann er hinzufügen, löschen o. was auch immer. Anschließend wird der Inhalt der Dokumentenvariable überschrieben.

Gruß Achilleus

[#6]

Hallo @Angelina_Hmth !

Danke für diesen wertvollen Vorschlag, den ich gerade unterstützt habe.

Über die gleiche Sache stolpern wir derzeit bei der Überlegung der elektronischen Weitergabe von Bescheiden an Mandanten. 

Bei der Digitalisierung von Postausgängen stellt sich mir außerdem die grundlegende Frage, ob wir die Vorlagenverwaltung komplett überarbeiten müssen. Vielleicht können Sie mir hier Ihre Erfahrungen mitteilen.

Es ist so, dass wir unseren Kanzleibriefkopf in den Vorlagen als Textbaustein hinterlegt haben. Wenn wir über die kontextbezogenen Links also die Funktion E-Mail erstellen ausführen, beginnt die E-Mail immer mit dem Anschriftenfeld des Empfängers.

Wie machen Sie das?

Vielen Dank.

Grüße aus Bielefeld