Digitale Belegnachreichung automatische Ablage DMS mit Steuerart

salzinger · ‎20.01.2022

Als Steuerberater hätte ich gerne, dass bei der automatischen Ablage aus der digitalen Belegnachreichung in DMS, in der Dokumentenbeschreibung die Steuerart und der VZ mit angegeben wird.

Warum? Weil ich und meine Mitarbeiter immer wieder vergessen sie manuell einzufügen.

Dass ich für alle Steuerarten unterschiedliche Ablageorte/-register anlegen kann ist schön, hilft aber nicht, da wir hier nicht so fein differenzieren.

Wenn ich in der Schnellsuche ESt 2020 eingebe möchte ich folgendes sehen:

ESt-Bescheid 2020

ESt Belegenachreichung 2020

ESt Rückfragen FA 2020

ESt-Erklärung 2020

...

Wenn ich schon beim Thema bin:

Warum kann ich beim elektronischen Einspruch und Anpassungsangtrag einen Knigge Eintrag Vorbelegen - bei der Belegnachreichung nicht? Ups vergessen :-)?

StB_ · ‎20.02.2024

Das ärgert mich auch und wahrscheinlich geht es den KollegInnen, die genauso schweigsam sind wie ich, ähnlich (Anregung ist schon zwei Jahre alt) . Welchen Sinn macht die Standard Datev Dokumentenbeschreibung "Belegnachreichung Mandant NN, Mandant VN, Datum Übermittlung TT.MM.JJJJ, hh:mm:ss", ohne das der Betreff angegeben wird?

Hat einer der KollegInnen einen Brief an das Finanzamt jemals mit "Brief Mandant, Jahr und Tag" ohne weitere Info abgelegt? Demjenigen würde ich in meiner Kanzlei eine Standpauke halten 🙂

flange · ‎20.02.2024

Das Problem ist vermutlich: Das müssten die Entwickler aus den Steueranwendungen implementieren.

Aber die interessieren sich nicht für Ideas zu DMS.

Ich sage nur @blum ‘s Silos.

MfG, F.Lange

blum · ‎21.02.2024

Ja das ist leider so.

Positiv: Die DMS hat eine gut funktionierende Schnittstelle. Das sehen z. B. alle Anwender von FP Sign. D. h. externe Anwendungen nutzen diese Schnittstelle oft und es funktioniert auch gut. Ich nenne das immer "externes" DATEV Ökosystem.

Negativ:

Nur das interne DATEV Ökosystem funktioniert nicht richtig. Alle PO´s der leistungserstellenden Programme sollten diese Schnittstelle kennen (bei den Steuerprogrammen funktioniert es in der Regel auch ganz gut). Aber leider nutzen nicht alle PO´s diese Schnittstelle sinnvoll (z. B. Rewe) oder so gut wie gar nicht (z. B. Steuerkonto-Online).

Noch schlimmer ist es bezüglich den neuen Plattformprogrammen zu denen auch der elektronische Rechtsbehelf gehört. Die dortigen "jungen DATEV Wilden" kennen die lokale DMS nicht wirklich. Daher gibt es von allen Plattformprogrammen und auch an denen zur Zeit gearbeitet wird, leider keine sinnvolle Schnittstelle im internen DATEV Öko-System (Silo-Denken oder indische DATEV Kasten) zur lokalen DMS (Ablagemaske könnte in der Regel vollständig gefüllt werden; ist es aber nicht mangels Fähigkeiten und Kenntnisse). Aus meiner Sicht ein vollständiges Versagen der DATEV Oberen. Die haben einen riesigen Datenpool in den lokalen Programmen und haben anscheinend noch nie etwas von:

Daten sind das Öl des 21. Jahrhunderts

gehört.

Was fehlt von Anfang an in der Cloud (Fehler der DATEV Oberen; keine 1:1 Umsetzung = keine Stammdatenübernahme in die Cloud) = eigene Wortschöpfung:

DATEV Synchro: Datensynchronisation aller Stammdaten (mit DATEV History) zwischen DATEV Plattformanwendungen und On-Premises

alle Stammdaten
alle Personendaten/Adressaten
alle Auftragsdaten
Ordner, Fächer und Knigge der DMS

Siehe auch ein Beitrag von mir vom 13.04.2019 (Re: Expedition Zukunft DATEV Eigenorganisation der... - DATEV-Community - 73981)

EO classic und EO comfort sollten auf eine zentrale Datenbasis zusammengeführt werden (ähnlich wie jetzt die DMS neu und die digitale Dokumentenablage). Die (Alt-) Daten dieser beiden Programme müssen in EO cloud (Eigene Wortschöpfung - damit ist gemeint, dass die Programme und Daten zentral bei der DATEV in der Cloud laufen bzw. liegen und für die DATEV analysierbar, auswertbar und nutzbar sind - für mich nur schwer im Bereich EO zu akzeptieren - siehe auch: Re: Eigenorganisation und "cloud first" ) übernommen werden können. Ohne das Zusammenführen müsste die DATEV zu allen leistungserstellenden Programmen zukünftig immer drei Schnittstellen pflegen: zu EO classic, zu EO comfort und zu EO cloud. Das funktioniert jetzt bei nur zwei EO-Programmen schon nicht gut, wie soll dies bei drei EO-Programmen funktionieren?

Und jetzt hat die DATEV leider noch weitere unterschiedliche abweichende Stammdaten in "Kanzlei Next" und und kann daher den Goldschatz der lokalen Stammdaten leider nicht nutzen und sorgt permanent dafür, dass wir Nutzer der Cloudanwendungen unnötige Felder doppelt und dreifach füllen.

Siehe auch: Metapher vom Klavierbauer

Gruß R. Blum

Nicola_Teich · ‎21.02.2024

Guten Tag @StB_,

vielen Dank, dass Sie das Thema nochmal ansprechen. Das haben wir seinerzeit wohl irgendwie verpasst.

Die Vermutung von @flange ist natürlich komplett korrekt: die Schnittstelle zu DATEV DMS bietet bereits seit Jahren die Möglichkeit, den Knigge anzusprechen. Für die Umsetzung sind die Fachanwendungen zuständig. Da diese jedoch immer volle Aufgabenlisten haben, wird die etwas aufwändigere Integration des Ablage-Knigges nicht in Angriff genommen. Für die Bestandswelt kann ich Ihnen daher leider auch keine Hoffnung mehr machen.

Was ich mit einer gewissen Dringlichkeit weitergegeben habe, sind die aktuell fehlenden Informationen Steuerart und Veranlagungsjahr. Diese Infos werden beim Export in den Datei-Explorer mitgegeben aber nicht bei der Übergabe an Dokab/DMS. Das ist definitiv unbefriedigend. Ich hoffe, dass es hierzu noch eine Lösung gibt. Das erscheint vom Aufwand ja wirklich überschaubar.

Beste Grüße - Nicola Teich

blum · ‎22.02.2024

Hallo Frau @Nicola_Teich ,

schön das wir mal einer Meinung sind!

Sie schreiben:

Was ich mit einer gewissen Dringlichkeit weitergegeben habe, sind die aktuell fehlenden Informationen Steuerart und Veranlagungsjahr.

Aber auch hier sind sich die Cloudanwendungen auch nicht einig (keine übergreifende Abstimmung unter den PO; Führungslosigkeit!). Z. B.:

DATEV Kanzleibox soll folgende Ablagekriterien: verwenden:
- Themen:
  - Allgemein
  - Steuern
  - Lohn Fibu
  - FiBu/Rechnungseingang
  - usw.
- Es fehlt aber vollständig:
  - VJ
  - Zuständigkeiten
  - Kenntnisnehmer
  - Knigge mit Ordner und Fach
Meine Steuern verwendet folgende Ablagekriterien:
- Im Bereich Belege:
  - Ordner in der Summe 11 Ordner wie z. B.: Arbeitnehmer
  - VJ
- Im Bereich Posteingang:
  - Steuerart wie z. B.:
    - ESt
    - USt
    - usw.
  - Typ:
    - Rechnung
    - Schriftverkehr
    - Steuerbescheid
    - Steuererklärung
  - VJ
- Es fehlt aber vollständig:
Kommunikation mit der Finanzverwaltung:
- Bereich Ausgehende Dokumente:
  - Steuerart
  - VJ
  - Letzter Bearbeiter
  - Steuerart
- Bereich Eingehende Dokumente:
  - Dokumententyp
  - VZ
  - Bescheiddatum
  - Heruntergeladen von am
- Es fehlt aber vollständig:

Aus diesem Grund, müssen bei "DATEV send" (lokal an cloud und zurück sowie innerhalb der cloud) viele unnötige händische Felder gepflegt werden! Müsste Euer Vorstand damit arbeiten, hätten die PO´s ein fürchterliches Problem!

Alle diese Felder hinterlassen bei mir den Eindruck, dass diese nicht zwischen den PO´s abgestimmt sind (vollständiges Vakuum der Führung durch die DATEV Oberen)!

Noch weniger zwischen den neuen Cloudanwendungen sind diese Kriterien/Themen mit den lokalen Anwendungen insbesondere mit der DMS abgestimmt. Daher kann die uralte gute Schnittstelle zur DMS nicht funktionieren. Jede Cloud-Anwendung bräuchte eine eigene "Überleitungstabelle"!

Wenn Ihr das nicht durch DATEV Synchro (eigene Wortschöpfung):

DATEV Synchro: Datensynchronisation aller Stammdaten (mit DATEV History) zwischen DATEV Plattformanwendungen und On-Premises

alle Stammdaten
alle Personendaten/Adressaten
alle Auftragsdaten
Ordner, Fächer und Knigge der DMS

Siehe auch ein Beitrag von mir vom 13.04.2019 (Re: Expedition Zukunft DATEV Eigenorganisation der... - DATEV-Community - 73981)

EO classic und EO comfort sollten auf eine zentrale Datenbasis zusammengeführt werden (ähnlich wie jetzt die DMS neu und die digitale Dokumentenablage). Die (Alt-) Daten dieser beiden Programme müssen in EO cloud (Eigene Wortschöpfung - damit ist gemeint, dass die Programme und Daten zentral bei der DATEV in der Cloud laufen bzw. liegen und für die DATEV analysierbar, auswertbar und nutzbar sind - für mich nur schwer im Bereich EO zu akzeptieren - siehe auch: Re: Eigenorganisation und "cloud first" ) übernommen werden können. Ohne das Zusammenführen müsste die DATEV zu allen leistungserstellenden Programmen zukünftig immer drei Schnittstellen pflegen: zu EO classic, zu EO comfort und zu EO cloud. Das funktioniert jetzt bei nur zwei EO-Programmen schon nicht gut, wie soll dies bei drei EO-Programmen funktionieren?

zeitnah (eigentlich Gestern bzw. eine Basis Tätigkeit die schon 5 Jahre abgeschlossen sein müsste) koordiniert (ist eigentlich eine Kleinigkeit für eine Führungspersönlichkeit und deren zentrale Aufgabe) gibt es nur noch weiteres DATEV Cloud-Chaos!

Ich persönlich kann Ihnen aus meiner Tätigkeit als StB/WP Partner mit rd. 40 tätigen Personen die jeden Tag mit DATEV arbeiten (müssen) nur mitgeben, dass unsere Mitarbeiter gerne in Strukturen denken und arbeiten und Veränderungen in diesen Strukturen nur schwer angenommen werden. Daher zitiere ich auch gerne Helmut Kohl:

"Wer die Vergangenheit nicht kennt, kann die Gegenwart nicht verstehen und die Zukunft nicht gestalten".

Daher mein Tipp: lernt aus den alten DATEV Programmen! Die Ablagekriterien der DATEV DMS haben sich über Jahrzehnte bewährt! Fangt mit diesen Strukturen an und macht es dann in der Cloud besser. Ohne abgestimmte übergreifende Strukturen wird das nichts!

So meine Meinung.

Gruß R. Blum

Und immer wieder die gleiche Bitte im Interesse der Anwender: arbeitet produktübergreifend, prozessorientiert und medienbruchfrei zusammen und nicht nebeneinander. Ihr benötigt einen DATEV Prozessmanager (Expedition Zukunft DATEV Eigenorganisation der etwas andere Weg = Weiterentwicklung) man könnte ihn auch DATEV-Integrationsbeauftragter (Der Spock des (T)Raumschiffes DATEV-Cloud) nennen, der hat einen ähnlichen Job: Menschen zusammenbringen und ihnen den richtigen Weg zu zeigen und ist Ansprechpartner für alle Ressorts und kümmert sich (ist somit deutlich mehr als das stille zentrale Anforderungsmanagement der DATEV) auch um abgelehnte nicht bearbeitete Ideen. Liebe DATEV: bitte helft uns heute bei der Organisation unserer Kanzleien!

StB_ · ‎23.02.2024

Lieber Herr Blum,

wie gut, dass Sie sich aus der aktiven Nutzung der Community doch nicht zurückgezogen haben. Vielen Dank!

Hallo Frau @Nicola_Teich ,

vielen Dank. Wenn Sie Ihre KollegInnen motivieren können, die Programm und Jahresangaben zu ergänzen, dann bitte lassen Sie diese bei der Ablage in DokAblage den Mandantennamen entfernen (und die Zeitangabe auch).

Und wenn diese schon aktiv werden: Beim ESt Export kann ich nicht verstehen, warum bei Ehepaaren nicht beide Partner im Dateinamen stehen. Dass der Mann immer der Boss ist, ist noch 50er Jahre Mief.

Ich ändere das immer manuell, weil ich das anders nicht vertreten kann ... und fluche dabei auf die Datev.

xyzmic · ‎24.02.2024

Kann dies nicht wirklich nachvollziehen.

Jedes elektronische Schreiben wird doch automatisch bei digitaler Kommunikation gespeichert, dies zusätzlich in der Doka abzulegen = doppelt gespeichert.

Über die Suchfunktion mit dem Mandanten können so Doppelschreiben vermieden werden.

Im DATEV Arbeitsplatz bei den Details wird eine Belegnachreichung angezeigt und in der Schnellübersicht unten auch.

Nicola_Teich · ‎28.02.2024

Guten Tag Herr @blum,

vielen Dank für die wertvollen Gedanken und Hinweise. Ich werde versuchen, sie in die Weiterentwicklung einzubringen.

Hallo Herr @StB_,

dass Steuerart und VJ nicht mit übergeben wurden, war ein Fehler, der zum März-SR bereinigt wird. Weitere Anpassungen werden die Kollegen an der Beschriftung nicht vornehmen.

Das Export-Thema aus ESt ist hier "themenfremd". Ich bitte um Verständnis. Stellen Sie den Wunsch gerne per Servicekontakt ein.

Hallo @xyzmic,

viele Kunden möchten eben - soweit wie möglich - alle Dokumente an einer Stelle finden und übergeben daher zusätzlich an Dokab/DMS. Das ist also einfach Geschmackssache, ob man das tut.

Beste Grüße - Nicola Teich