Datei-Verknüpfung zu einem anderen Mandaten (Ordner/Register) erstellen

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Als Steuerkanzlei wünschen wir uns eine direkte Verknüpfung eines Dokumentes zu einem anderen Mandanten.

z. B. Kaufvertrag / Käufer sind 2 verschiedene Mandanten. Jetzt kann ich bei einem Mandaten den Kaufvertrag in DMS speichern und beim anderen könnte ich nur eine Verknüpfung in einem Dokument erstellen. Es gibt dort aber kein passendes Dokument zu dem ich den Kaufvertrag verknüpfen könnte.

Lösung derzeit die Ablage bei Mandant a) und bei Mandant b). Durch eine Verknüpfung (ohne Verwendung eines bestehenden Dokuments), sondern frei in einen Ordner oder Register könnte Speicherplatz und Arbeitszeit gespart werden.

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--> Gegenargument. Jeder Datensatz in sich sollte dem Vollständigkeitsanspruch genügen.

Annahme Mandant A verlässt die Kanzlei. Unter Mandant A ist der Kaufvertrag gespeichert. Nach 12 Jahren kommt man seiner Löschpflicht nach und entledigt sich des Archivteils. Mandant B (Käufer) ruft mit Sicherheit eine Woche später an. Er bräuchte den Kaufverttrag für de Wohnung in der Musterstraße weil er das Objekt als Sicherheit für einen Kredit eintragen lassen möchte, Er findet sein Exemplar der Grundrisse nicht mehr.

Man klicke auf die Verlinkung " Der gesuchte Datenbestand wurde gelöscht".  --> Goog luck. das dem Mandanten B zu erklären.

Verstößt in meinen Augen auch im Grundsatz gegen das Datentrennungsgebot.

--> Gegenargument: Speicherplatz kostet "nichts"

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Sie können doch das Dokument bei Mandant A ablegen und dann im Kontextmenü "Verknüpfung kopieren" auswählen, dann zu Mandant B wechseln und im Kontextmenü "Einfügen" wählen.

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Hallo @HaNa,

es gibt mehrere Möglichkeiten eine Verknüpfung einzufügen. Neben dem Einfügen in die Dokumentstruktur eines bestehenden Dokuments, kann auch direkt die Verknüpfung zum Mandanten abgelegt werden.

@gie: Danke für den Hinweis.

Falls Ihre Idee in eine andere Richtung geht, gerne nochmal erläutern.

Dann passe ich den Status wieder entsprechend an.

Viele Grüße

Helmut Lerm

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Vielen Dank für die Rückmeldungen. Hab es ausprobiert und es hat funktioniert.
(Mich hat die Anzeige der Ablagemaske verwirrt. Dachte, dass das Dokument nochmal abgelegt wird. Und im Lernvideo wird nur von Verknüpfungen zu einem bestehenden Dokument gesprochen.)

Schöne Grüße

Natascha Haas