DMS im Arbeitsplatz - Arbeiten mit Dokumenten

einmalnoch · ‎06.03.2020

Bei der Arbeit mit Dokumenten im Arbeitsplatz fallen immer wieder Störungen des Arbeitsablaufes statt. Sind zu einem Mandanten mehr Dokumente vorhanden als der Arbeitsplatz (egal ob im Reiter Dokumente oder in den Schnellinfos) verwalten kann sind keine Gruppierungen etc. mehr möglich. Die Detailsuche ist dann Arbeitsbremse der Sekunde. Wurden die benötigten Dokumente gefunden und es ist notwendig Focus des Arbeitsplatzes zu ändern, z. B. um ein Steuerprogramm zu öffnen, wird die Detailsuche verworfen und der AP zeigt das erste Dokument der Gesamtlisten an. Es wird bei dem dargestellten Ablauf der Viewer verwendet.

Werden Dokumente mit dem Viewer ohne Detailsuche aufgerufen und angezeigt und dann zu einer Textstelle navigiert darf eine weitere Funktion aus dem Arbeitsplatz nicht gestartet werden. Im Fall einer Aktion im Arbeitsplatz, Programmstart o. ä., wird ein komplettes Neuzeichnen des Desktops ausgelöst. In der Folge wird im Viewer wieder die erste Seite des Dokuments angezeigt. Es beginnt erneut die Suche nach der Textstelle.

Es ist für ein effizientes Arbeiten unbedingt erforderlich die Sucheinstellungen, die Liste der gefundenen Dokumente und die Position im angezeigten Dokument bei Aktionen im Arbeitsplatz zu erhalten. Auch ist eine Speicherung von Suchen absolut notwendig, Detailsuchen immer wieder einzugeben nimmt enorm viel Zeit in Anspruch. Bitte dabei berücksichtigen das Filter keine Suchen sind.

Ohne diese Funktion ist DATEV DMS kein DMS sondern nur eine Dokumentenablage.

„Einen guten Ruf erwirbt man sich nicht mit Dingen, die man erst machen will.“ - Henry Ford

Steuerkoehler · ‎29.05.2020

Hallo einmalnoch,

habe heute erste Tests mit der im DATEV-Arbeitsplatz vorhandenen Dokumentenansicht vorgenommen (bisher mit dem Classic-Client gearbeitet, der aber im Zuge der DMS-Umstellung wegfallen wird). Ich kann Ihre Feststellung leider nur bestätigen. Soweit im Arbeitsplatz zu viele Dokumente vorliegen, lässt sich hier keine weitere sinnvolle Einschränkung mehr vornehmen. Bei Mandanten mit wenigen Dokumenten werden vorher eingestellte Gruppierungen wie z.B. Name, Ordner, Register, Jahr usw. automatisch fortgeführt und die Dokumente in der vorher eingestellten Strukturansicht angezeigt.

Sind jedoch bei einem Mandanten mehr als xxx (?) Dokumente vorhanden, gibt es im Arbeitsplatz offensichtlich keine Möglichkeit, tatsächlich strukturiert bzw. gruppiert sich zu den benötigten Dokumenten "durchzuklicken" bzw. wie im DMS-Classic-Client alle Dokumente im Ordner x, Register y anzeigen zu lassen. Hier hilft dann nur die Volltextsuche weiter, in der man z.B. eine Jahreszahl angeben kann. Ob dann das gesuchte Dokument dabei ist, ist möglicherweise Glückssache (Fehler bei der Verschlagwortung mit einkalkuliert). Es sollte ja zumindest eine Möglichkeit geben, tatsächlich alle Dokumente eines Mandanten anzeigen zu lassen. Oder habe ich diese Möglichkeit nur noch nicht gefunden? Wie lösche ich z.B. alle Dokumente eines Mandanten auf einmal? Wie kann ich mir (gerne strukturiert) wirklich alle Dokumente eines Mandanten auf einmal anzeigen lassen. Nach zehn Jahren DMS-Einsatz gibt es nun mal Mandanten mit mehr als 6.000 Dokumenten, dann sind es für den Arbeitsplatz zu viele Dokumente...

Liefert die Suche zu viele Ergebnisse, wird die Funktionalität eingeschränkt und die vorher eingestellte Gruppierung ausgeschaltet??? Das kann es doch nicht sein. Erfasst man die Mandantennummer testweise im Volltextfeld, dann wird plötzlich die Gruppierung wieder angezeigt, allerdings sind dann Dokumente mehrerer Mandanten zu sehen und beim gesuchten Mandant werden auf wundersame Weise nicht alle Dokumente angezeigt. Sucht man mandantenübergreifend in der Volltextsuche z.B. nach Begriffen wie "Bescheid" oder "Einspruch" -> fatal (zu viele Suchtreffer) ☹️.

Deshalb "Daumen hoch" zu Ihrer Anmerkung, verbunden meinerseits mit der Erwartung an DATEV, dass hier bis zur DMS-Umstellung in meiner Kanzlei noch Verbesserungen erfolgen.

Viele Grüße aus Dresden