DATEV DMS - "Speichern unter" in der Vorgangsmappe

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Guten Morgen,

wir haben von DATEV DMS classic auf DATEV DMS umgestellt.

In Procheck sind diverse Muster Vorgangsmappen verknüpft. Die User sollen die Mustervorgangsmappen öffnen, bestücken und dann über die Funktion "speichern unter" in dem betreffenden Mandanten speichern. Dies ist jetzt leider nicht mehr möglich.

Von daher die Bitte ein "speichern unter" in der VGM wieder zu ermöglichen.

Danke und Gruß

David Thelen

[#2]

Als Steuerberater wünsche ich mir die Möglichkeit bei Anlage einer Vorgangsmappe im Arbeitsplatz beim Mandanten direkt eine Vorlage auswählen zu können.

Bislang muss man immer eine Vorlage von z.B. einem Kanzleimandanten kopieren. Dies würde das Arbeiten mit der Vorgangsmappe deutlich vereinfachen.

Grüße von der Küste

Hauke Hamann

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Hallo,

was spricht dagegen sich eigene Vorlagen für verschiedene Vorgangsmappen abzuspeichern und diese dann bei Bedarf "neu" im DMS bei dem entsprechenden Mandat abzuspeichern. So machen wir das auch, die heißen das z.B. Vorlage Personalakte. 

Was sollte die DATEV da für Vorlagen bauen - das ist doch je Kanzlei höchst individuell. Oder verstehe ich Ihre Anfrage falsch?

BG Annika

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Hallo Annika,

das mit dem Kopieren aus einem Kanzleimandanten machen wir auch.

DATEV soll auch keine Vorlagen bauen, das muss schon jeder selbst machen.

Nein, ich hatte mir gewünscht, die VGM über die Vorlagenverwaltung anlegen und verwalten zu können. Analog zum Vorgehen, wenn Sie z.B. einen Brief mit "Erstellen" anlegen. Dort öffnet sich dann die Vorlagenauswahl und Sie können die passende Briefvorlage wählen. Genau so stelle ich es mir für die VGM vor.

Vorteile (m.E.): Sie wechseln nicht erst in den Kanzleimandanten zum Kopieren und vermeiden auch ggf. unbeabsichtigtes Überschreiben und Löschen an der Vorlage.

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@Hauke_Hamann Ahhh verstehe, das kam aus dem Eingangstext jetzt nicht so raus, dass es als Vorlage in die Vorlagenverwaltung integriert sein sollte. Hab ich so bisher noch gar nicht drüber nachgedacht, ist aber tatsächlich ne gute Idee, nicht nur, weil man versehentliches Überspeichern der Vorlage im DMS vermeidet, sondern auch, weil man ja vielleicht nicht immer alle BND-Vorlagen kennt und in der Vorlagenverwaltung im Überblick hätte.

Einziges Manko aus meiner Sicht wäre, dass man noch keine bereits gespeicherten DMS-Dokumente in der Vorlage hinterlegen könnte - zumindest denke ich, dass das technisch nicht realisierbar ist. Ich habe zum Beispiel eine Vorlage für neue Mitarbeiter, in der schon Dokumente zum Arbeitsschutz, Bedienungsanleitungen etc. integriert sind...

Ansonsten find ich die Idee gut, dafür gibt´s n Daumen 🙂 

Grüße Annika

[#6]

Die Muster VGM liegt doch unter einem Mustermandanten "leer" im DMS und ein Muster sollte doch leer bleiben.
Bevor man das MUSTER mit Inhalten bestückt und dann (woanders) abspeichert, was in der Tat, wie ich meine nachvollziehbarer Weise nicht geht, kopiert man doch einfach die Muster - VGM in den betreffenden Mandanten und bestück diese dann mit Inhalt.

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Das Muster bleibt ja auch leer, wenn die Funktion Speichern unter, wie in DMS classic vorhanden wäre. Das Problem beim Kopieren und Einfügen, so wie man es jetzt machen muss, ist, dass man die Verknüpfung aus ProCheck heraus nicht mehr nutzen kann.

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Wir haben verschiedene Muster VGM (Steuererklärung, JA, etc.) mit Ordnern bestückt und dann in Procheck verknüpft. Daher besteht der Wunsch der "Speichern unter" Funktion

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Vorgangsmappen in der Vorlagenverwaltung wäre doch auch mal was...

MfG, F.Lange 

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mich hat auch gestört, dass man die VGM nicht mehr speichern kann/muss. irgendwie weiß man nicht genau, hat er es jetzt oder nicht gespeichert usw.. der workflow in dieser sache müsste wirklich noch erweitert werden. fand ich am anfang auch seltsam und wir haben keine vorlagen zu VGMs aber ich wollte schon mal welche machen. wenn eine verknüpfung mit Procheck nicht geht, dann muss man wieder umwege bauen. eine implementierung von speichern unter mit oder optionalem aufruf des dialogs wäre hier wirklich sinnvoll

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Hallo zusammen, 

für eine kommende DATEV DMS Version in diesem Jahr ist es geplant, mit der Funktion "Speichern unter" bestehende Vorgangsmappen direkt auswählen und unter einem neuen Mandaten speichern zu können. Dies wird auch per Shortcut möglich sein. 

Hilft Ihnen diese Funktion bei der schnelleren Anlage von Vorgangsmappen?

Die Aufnahme einer Vorlage für Vorgangsmappen in der Schriftguterstellung ist nicht möglich. 

Viele Grüße

Franziska Hackner

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Moin!

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@Franziska_Hackner schrieb: Hallo zusammen, 

für eine kommende DATEV DMS Version in diesem Jahr ist es geplant, mit der Funktion "Speichern unter" bestehende Vorgangsmappen direkt auswählen und unter einem neuen Mandaten speichern zu können. Dies wird auch per Shortcut möglich sein. 

Hilft Ihnen diese Funktion bei der schnelleren Anlage von Vorgangsmappen?

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Das kann ich mir grundsätzlich vorstellen, kommt aber drauf an, wo Ihr die Funktion "versteckt".

Soll das dann im Kontextmenü drin sein?

Und wird dann bitte der Bearbeiter automatisch neu zugeordnet?

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Hallo @Hauke_Hamann 

Es soll möglich sein, in einer geöffneten Vorgangsmappe (aus dem Vorjahr, einer Mustermappe o.ä.) die neue Funktion "Speichern unter..." zu nutzen. Es öffnet sich eine Ablagemaske, in der man natürlich auch einen (anderen) Bearbeiter zuordnen kann. Es entsteht eine neue Vorgangsmappe mit den identischen Inhalten der Ausgangsmappe.

Mit den besten Grüßen

Nicola Teich

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Hallo @Franziska_Hackner ,

können Sie das noch konkretisieren? 

Das würde mir dann ja nur folgenden Schritt (ab Auswahl der Vorlage sparen):

• Zielmandant wählen 
• STRG-V
• Ablagemaske ausfüllen/anpassen

Ansonsten siehe mein Kommentar hier: Jahresübernahme von Dokumenten -> Die Vorlagen brauche ich idR nur 1x pro Mandant, die Jahresübernahme jedes Jahr bei jedem Mandanten. Da sehe ich auch viel Potential.

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@Nicola_Teich 

Das kommt doch dem Kopieren und Einfügen von einer bestehenden VGM gleich? Das bringt mE keinen Mehrwert.

Ob ich jetzt Kopieren und Einfügen klicke oder Speichern unter bei einer bestehenden VGM kommt für mich auf das selbe hinaus. Beides Male müssen die vorhandenen Dokumente in der neuen VGM gelöscht werden...

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@Nicola_Teich schrieb: Es soll möglich sein, in einer geöffneten Vorgangsmappe (aus dem Vorjahr, einer Mustermappe o.ä.) die neue Funktion "Speichern unter..." zu nutzen. Es öffnet sich eine Ablagemaske, in der man natürlich auch einen (anderen) Bearbeiter zuordnen kann. Es entsteht eine neue Vorgangsmappe mit den identischen Inhalten der Ausgangsmappe.

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Je länger ich drüber nachdenke, desto weniger kann ich es mir sinnvoll vorstellen.

Die Funktion "Speichern unter" wird DATEV-seitig doch i.d.R. genutzt zum UMSPEICHERN von Datensätzen.

Ich will doch nicht umspeichern, sondern eine Kopie anlegen.

In unserem Fall eben eine Kopie eines Musters.

Kopiere ich eine Mandanten-VGM, habe ich ggf. eben alle enthaltenen Dokumente zunächst zu löschen.

Kopiere ich ein Muster, habe ich die VGM im "Rohzustand".

Der Wunsch war, diesen Schritt kurz zu halten, durch Klick in der Schnellinfo Dokumente auf "Neu", von mir aus noch auf "Vorgangsmappe" und dann eine Kanzleivorlage/Mandantenvorlage (LEER!) auszuwählen.

Vorbelegt sind dann gleich Mandant, Sachbearbeiter etc. im Verschlagwortungsdialog.

"Speichern unter" meint doch was völlig anderes. Darunter verstehe ich, dass ich die bestehende VGM unter einem anderen Ordnungsbegriff ablege. Klingt eher verwirrend als hilfreich.

Von daher:

bitte so lassen und die dadurch jetzt frei gewordenen Ressourcen sinnvoll einsetzen.

Arbeiten wir doch mit dem umständlichen Weg, bevor jetzt Zeit verschwendet wird für eine weitere völlig inhomogene Bastellösung.

[#17]

@Nicola_Teich Ich sehe das wie @Hauke_Hamann -> Für Ihren Lösungsansatz haben wir hier noch gar nicht das passende Problem/Idee.

Dann bitte lieber die Energie in den Wunsch von Herrn Blum investieren (Jahresübernahme Dokumente/Vorgangsmappe). Dann hätten wir da schon mal eine Entlastung.

Ansonsten gehören Vorgangsmappen(-Vorlagen) für mich rein von der Logik her einfach in die Vorlagenverwaltung.

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Hallo @Paschu93 

Tatsächlich kommt dieser Wunsch von ProCheck-Anwendern, die in ihren ProCheck-Prozessen Muster-Vorgangsmappen verknüpft haben und dann per Klick in der entsprechenden Vorgangsmappe landen. Dann hilft ein "Speichern unter..." gut weiter.

Hallo @Hauke_Hamann 

Mit "Speichern unter..." erzeugt man jeweils eine Kopie des geöffneten Dokumentes (auch in Word, Excel etc.). Bei ProCheck-Anwendern ist es - wie oben gesagt - genau die gewünschte Funktion.

Hallo @marcohüwe 

Eine Aufnahme von Vorgangsmappen in die Vorlagenverwaltung ist nicht möglich, da es sich letztendlich um ein DMS-spezifisches Container-Format handelt und die Vorlagenverwaltung ausschließlich Office-Formate verwaltet. 

Das Thema Jahresübernahme schauen wir uns an. 

Mit den besten Grüßen - Nicola Teich

[#19]

Hallo in die Runde,

ich glaube @Franziska_Hackner @und @Nicola_Teich meinen folgendes Szenario:

Man hat eine Vorgangsmappe für z.B. den JA.

Dort stecken diverse Dauerdokumente drin (Kaufverträge, Gesellschaftsverträge, was auch immer) aber auch Arbeitspapiere, Belege, Kontenblätter, Korrespondenz u.s.w.

Wenn man diese Vorgangsmappe für das Folgejahr weiter benutzen möchte, muss man sie momentan kopieren und in der Kopie erstmal diese ganzen Belege, Arbeitspapiere, Korrespondenz u.s.w. rauslöschen.

Umständlich und Platzverschwendend durch die Revisionierung.

Mit der angedachten Änderung würde man es dann so machen:

Man öffnet die Vorgangsmappe des Vorjahres, löscht diese ganzen Belege, Arbeitspapiere, Korrespondenz u.s.w. und benutzt dann die Funktion ‚speichern unter‘ um das dann als Vorgangsmappe fürs Folgejahr zu speichern.

Die Funktion befindet sich dann nicht im Kontextmenü sondern in der Vorgangsmappe.

Wenns so gedacht ist, finde ich es total Sinnvoll.

MfG, F.Lange 

[#20]

Ich kann mich dem Wunsch nur anschließen: 

Vorgangsmappen - Da ist noch Luft nach oben 

[#21]

Hallo DATEV Ideas, 

ich kann verkünden, dass zu den DATEV Programmen 16.0 die gewünschte Funktion umgesetzt wurde.

Aufgrund der Rückmeldungen haben wir die Umsetzung zum November SR 16.0 nochmals optimiert. 

Mit Struktur I Speichern unter oder dem entsprechenden Icon in der Menüleiste und den Ergänzungen im darauffolgenden bekannten Ablagedialog wird die Vorgangsmappe entsprechend gespeichert.  

Konnten Sie die Neuerung testen? Ich freue mich über Ihre Erfahrungen und Rückmeldungen. 

Viele Grüße

Franziska Hackner