Anpinnen von wichtigen Dokumenten / Dauerdokumenten im DMS

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Es gibt zu den meisten Mandaten bestimmte Dokumente, die immer wieder benötigt werden (z.B. Arbeitsanweisungen, Organigramme, Mandatshinweise etc.).

Gerade bei intensiver/langjähriger Nutzung des DMS gehen solche Dokumente in der Masse der Dokumente unter und müssen immer wieder neu gesucht werden.

Es wäre hilfreich, wenn man solche regelmäßig benötigten Dokumente "anpinnen" könnte, so dass diese stets als oberste Dokumente angezeigt werden. Eine solche Funktion kennen die meisten Internetforen und sie wäre auch für das DMS sinnvoll.

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Hallo @Nicola_Teich ,

ich hätte eine Frage zu Ihrer Antwort auf @Uwe_Lutz. Wir haben die Möglichkeit mit der Option "Schnellsuche" ausprobiert und funktioniert auch. Allerdings müssen wir die Einstellungen pro Tag einmal ändern, dass es funktioniert. Kann man diese Einstellung auch dauerhaft einstellen, dass die angepinnten Dokumente im Filter "zu buchende Belege" nicht angezeigt werden.

Viele Grüße

Konstantin Menger

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Guten Tag Herr @Konstantin_Menger,

wir prüfen aktuell, das Anpinnen nur für die Dokumentklasse "Dokumente" auszuwerten. Dann sollte man beim "Belege buchen" in der Regel fein raus sein. Bzgl. Telefonnotizen sind wir noch im Gespräch.

Ich gebe nochmal Bescheid, wenn es einen Termin für die konkrete Umsetzung gibt.

Beste Grüße - Nicola Teich

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Ist das anpinnen von Dokumenten benutzerabhängig oder kanzleiweit?

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@SvenJanning das hängt am Mandanten, also kanzleiweit

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Dass das Anpinnen nur systemweit möglich ist, kann ja nicht wirklich ernst gemeint sein. 

In der Praxis hat man gerade bei größeren Mandaten mehrere Mitarbeiter / Teams, die diesen bearbeiten (z.B. Verwaltung, FiBu, JA, Lohn, Unternehmensberatung, usw.). 

Wenn jeder seine für ihn wichtigen Dokumente anpinnt, dann führt das zu einer großen grünen und unübersichtlichen Übersicht, so dass es den Sinn des Anpinnens konterkariert und man es sich hätte auch sparen können. Außerdem wird dann das Suchen der weiteren Dokumente durch die angepinnten erheblich gestört.

Aus unserer Sicht ist eine nutzerindividuelle Berücksichtigung der angepinnten Dokumente unbedingt geboten! Wäre also schön, wenn diese Funktion kommen würde, damit das Feature Anpinnen in der Praxis auch sinnvoll genutzt werden kann.

Eine Lösung entscheiden zu können welche Dokumente systemweit oder individuell für den Nutzer angepinnt werden, wäre natürlich optimal (wie z.B. bei der Anlage von Auswertungspaketen).

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Sie können gerne mein Ideas "Benutzerspezifisches Anpinnen von Dokumenten" vom 7.12.2023 Link unterstützen. Die gleichen Überlegungen hatte ich auch.