@Frank_Wittmann Das scheint mir aber das Problem zu sein:
Der Workflow sieht bei uns jedenfalls folgendermaßen aus:
Wir haben die Mandanten angeschrieben und um schriftlichen Auftrag gebeten (entsprechende Vereinbarung lag bei). Sobald der Auftrag vorliegt, importieren wir die Stammdaten aus BDO nach Grundsteuer digital und schalten das Mandantenportal für den betreffenden Mandanten frei. Die Mandanten melden sich in der Regel erst, wenn Sie das Info-Schreiben der Finanzverwaltung erhalten haben telefonisch bei uns.
Es ist immer das gleiche Prozedere: Wir erklären dem Mandanten, dass wir den Auftrag und das Info-Schreiben brauchen. Beides bekommen wir dann in der Regel per Briefpost. Einige Mandanten legen noch zusätzliche Unterlagen bei, wie Notarverträge, Grundbuchauszüge, usw. Die warten nicht auf die Freischaltung des Mandantenportals, weil sie sich auch ungern mit der Digitalisierung der Unterlagen beschäftigen wollen.
Wichtig wäre aber für uns doch, dass wir eine Kopie der Feststellungserklärung, des Berechnungsblattes und der Freigabe durch den Mandanten in das DMS übernehmen können.
Ich glaube so haben das auch die meisten Kollegen/Kolleginnen verstanden, wenn im Vorfeld von einer Schnittstelle zum DMS die Rede war.
Die aktuelle Situation ist leider nur wenig hilfreich. Im Gegenteil: Wir machen uns zusätzliche Arbeit. Idealerweise sollte in Grundsteuer digital in den Systemeinstellungen doch gleich die Möglichkeit bestehen, wichtige Angaben für die Ablage im DMS zu machen (Ablage-Knigge, Ordner, Register). Sicher gibt es jetzt viele Berater, die noch weitere Kriterien fordern, aber diese 3 Merkmale sind meiner Meinung nach "der kleinste gemeinsame Nenner".
Allerdings gebe ich zu, dass wir das Mandantenportal ohnehin nur sehr sparsam verwenden, weil es den meisten Mandanten nicht zumuten können.
