Hallo Binachana,
ich habe auch vor ca. 12 Jahren die Digitalisierung begonnen und ich kann zumindest einem Vorredner widersprechen:
Das persönliche Gespräch, der persönliche Kontakt und/oder das persönliche Treffen von Steuerberater und Mandant wird vollkommen überbewertet.
Die FiBu-Quote digital liegt derzeit bei 95%.
Die Akten sind durchgängig digital und auch die Digitalisierung des Schriftverkehrs wurde dem Mandanten vermittelt.
Mehr als 95% der Kommunikation läuft über E-Mail/Telefon.
Ich bemerkte schon vor Jahren, dass der Gang zum Steuerberater, auch wenn es nur einmal zur Abschlussbesprechung ist, oftmals als lästig empfunden wurde.
Wir bieten seit ca. 2 Jahren die Alternativen:
- der Besprechung in der Kanzlei,
- beim Mandanten,
- telefonisch oder auch per Fernpräsentation
- sowie die einfache Überlassung von Unterlagen (vorab alles in pdf per E-Mail zur Ansicht auf dem pd) zur Durchsicht und unterschriebene Rückgabe.
Ich würde fast behaupten, dass zwei Drittel die letzte Variante nehmen und der Anteil der persönlichen Besprechungen sicherlich im einstelligen Prozentbereich angekommen ist.
Ich berate unterjährig meine Mandanten proaktiv und habe die telefonische Kontaktaufnahme massiv verstärkt, um eben auch die schrumpfende Kommunikation zu kompensieren; denn man muss sich kümmern !
Für mich ist längst klar und das habe ich auch mehrfach andernorts geschrieben, dass die Zeit der Glaspaläste und vorhalten von Dutzenden Arbeitsplätzen der Vergangenheit angehört.
Für mich war der Weg vor zehn Jahren schon klar und ich wählte zum Umzug ein Haus, in dem ich die betrieblichen Kapazitäten ggf. "rückschrumpfen" kann.
Meine Mitarbeiterinnen können arbeiten, wann und wie sie wollen.
Homeoffice, Kanzlei oder auf der grünen Wiese.
Tags oder Nachts.
Ich habe allerdings auch nur vier Mitarbeiter, was die Sache einfacher macht.
Die Gründe, warum ich mich in diese Richtung weiterentwickeln möchte:
- Die Mitarbeiter wünschen ausdrücklich keine vollständige Home-Office-Lösung
- Der Info-Austausch zwischen Chef und Mitarbeitern ist "barrierefrei"
- Das persönliche (erstmalige) Kennenlernen von Mandant und Steuerberater schätze ich nach wie vor sehr hoch ein und es unabdingbar, zumindest eine "Basis" zu halten, denn nicht jeder will sich im Biergarten oder beim Mandanten treffen.
- Ergänzend zum vorigen Punkt denke ich , ist es einfach wichtig, dass der Mandant weiß, dass der von "einem Menschen" mit Empathie beraten wird und nicht von einer "Chloe".
- Größtmögliche Flexibilität für Mandant, Mitarbeiter und Kanzleiinhaber
Zwischenzeitlich, natürlich corona-bedingt, lässt die Frequentierung noch mehr nach, sodass es durchaus vorkommt, dass außer der Post vielleicht noch 1-2 Mandanten vorbeischauen, um ein Zettelchen abzugeben. Von mir will diesbezüglich kaum jemand etwas.
Gerade jetzt in der Corona-Zeit sind wir im Büro auch dazu übergegangen, die Kommunikation wieder verstärkt auf das Telefon zu verlagern, an statt alles per E-Mail zu machen; einfach um mehr "persönlichen" Mandantenkontakt zu halten.
Wir hatten schon gewitzelt und man könne ja ein Foto vom Arbeitsplatzhintergrund machen und eine faltbare Fototapete drucken lassen.
Dies könnte man ggf. in der Karibik hinter sich für die Videokonferenz aufbauen...
Es würde keiner merken, dass ich weg bin. Egal, wie die Lösung ausschaut und je digitaler man wird, umso wichtiger ist es, dem Mandanten eine schnelle Reaktion zukommen zu lassen.
Rückrufe oder Antwort-Mails dauern bei uns in der Regel keine Stunde.
Betriebsprüfungen? Anmieten von Büroräumen? Für was das. Der Prüfer bekommt eine Mandanten-DVD auf das Amt. Seine Anfragen bedient man aus der digitalen Handakten... Machen wir schon länger so und die Prüfer sind happy; denn sie können auch prüfen, wo sie wollen. "Auf dem Amt" heißt ja bspw. auch im "home-office".
Wir haben in den letzten beiden Jahren vielleicht noch 5 Faxe erhalten und so eingestellt, dass diese per E-Mail an uns weitergeleitet werden. Eine Faxnummer gibt es von mir offiziell nicht mehr.
Bezüglich der Verschlüsselung haben wir im Forum auch bereits debattiert (einfach mal den Beitrag suchen). Lt. BStbK und Berufsordnung ist die übliche programmseitige Verschlüsselung ausreichend, auf was wir uns mit der Korrespondenz mit Ämtern stützen; in den übrigen Fällen nutze ich IS-Fox encrypt.
Nur um einige Impulse zu geben...
Wir werden in zehn Jahren eine ganz andere Berufsausübung sehen und ein befreundeter Kollege einer hiesigen Großkanzlei meinte, es wäre schon gespenstisch, wenn man in den letzten Monaten durch den annähernd leeren Kanzleikomplex ging....
Es würde mich interessieren, warum Sticks nicht ins Ausland verbracht werden sollen; ich sehe da keinerlei Einschränkung. Es soll durchaus Kanzleien geben, die auch im Ausland Niederlassungen haben.
Die Finanzverwaltung stellt kein Hemmnis dar; ganz im Gegenteil. In Corona-Zeiten ist auch dort ein Umbruch geschehen.
Wo zuvor noch wegen jeder Lappalie ein Brieflein vom Amt kam, erhalten wir heute zur Sachverhaltsaufklärung Anrufe und die Anfragen werden schnell und präzise erledigt.
Ach ja, noch keine Minute habe ich an ein "GO" von der Kammer verschwendet. Die Kanzlei braucht nach wie vor eine valide Kanzleiadresse (§10 BOStb).
Insofern kann ich diese Freude so gar nicht nachvollziehen. Vielleicht gehen Sie das ein wenig zu kompliziert an...
Ich sitze jetzt nur nicht auf dem Balkon, weil es hier kühler ist 😂
... uff, jetzt habe ich mich verquasselt.
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