Informations- und Belegaustausch mit Mandanten bei JA_Erstellung

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Wie gestaltet ihr den Beleg- und Informationsaustausch mit Mandanten bei der JA-Erstellung?

Bei dem letzten JA für eine Firmengruppe habe ich gefühlt 500 Mails geschrieben/empfangen, Email Ping-Pong eben. Hier ein Beleg, dort Infos, auch teilweise zu verschiedenen Unternehmen innerhalb einer Email, dann wieder geänderter Beleg mit neuen Erläuterungen…..und alles soll irgendwie dokumentiert werden und im DMS/VGM abgelegt um es auch später nochmal nachvollziehen zu können (BP usw)!

Gibt es einen effizienten Weg?

• (Eigengehostete) Cloud für Belege? Aber dann bleibt die Email als Transportmedium für Informationen?
• OneNote? Tolles Medium 😍, aber leider noch kein Statement der Kammer 😫…
• Teams? Kenne ich noch nicht, aber der Datenschutz 🙈 (s.o.)!
• irgendeine smarte Datev-Lösung, die ich noch nicht kenne? 

Mir geht es in erster Linie um den Informations- und Belegaustausch. Die Abschlüsse werden ausschließlich digital mit den neuen Notizen im JA in Verbindung mit einem iPad erstellt (SMB-Verbindung zum Server, funktioniert ganz gut).

Vielen Dank für euer Feedback.

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Für den Belegaustausch bietet sich die üblichen Verdächtigen an (Kanzleiland, 5F, Dracoon,...). Dort ist es möglich dem Mandanten eine Ordnerstruktur vorzugeben, am besten natürlich ein eigenes Projekt pro Unternehmen. 

Bei 5F kann ich mehr erzählen, da wir es nutzen. Hier gibt es eine Kommentarfunktion. Es ist also auch möglich Informationen auszutauschen, die dann bei einem Gebiet (z. Bsp. Vorräte). Archivieren der Kommentare haben wir aber noch nicht versucht. 

Was 5F noch fehlt ist die Schnittstelle zum Datev DMS. Die soll aber noch kommen.

Dracoon hat die Schnittstelle bereits. Weiterhin ist bei Datev der Mandantendialog in der Erprobung. Unter Umständen wird das eine gute Lösung.