Programmübergreifende Stammdaten für E-Mail-Kommunikation

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Hallo in die Runde,

aktuell wird bei uns in der Kanzlei fast alles digital, sprich per E-Mail verschickt. Hierbei fällt mir immer wieder auf, dass das in den Stammdaten noch nicht zufriedenstellend abzubilden geht. 

Ich wünsche mir eine Kommunikationsdatenbank für E-Mails (gerne mit Hilfe der Adressaten).

Aus den Stammdaten sollte m.E. (auch für Vertretungsfälle) klar hervorgehen, wer welche Funktion beim Mandanten hat. Mit wem im Unternehmen kann ich über vorb. Buchhaltung reden, Controlling, Lohn etc. - wer bekommt den Schriftverkehr, Mailings, E-Rechnung (das gibts ja Gott sei Dank) usw...

Das Wichtigste dabei ist, dass diese Daten aus allen Steuerprogrammen und Anwendungen zu erreichen sind! Sprich, dass man aus jeder Anwendung auf den selben Pool zugreift. Im Idealfall kann man zu den E-Mail-Adressen noch individuelle Funktionen hinterlegen (Bemerkungen) und ein Passwort für die Verschlüsselung der E-Mails, da kann es ja durchaus pro genes PW geben.

Aktuell haben wir uns eine Krücke gebaut, in dem wir im Mandat "indiv. Ansprechpartner" (Adressaten) hinterlegen. So kann man in der Schnellinfo wenigstens sehen, wer wofür zuständig ist... Da man aber nicht aus allen Anwendungsprogrammen Zugriff auf die "Beziehungen zum Mandat" hat, muss man die E-Mail-Adressen noch mal im Mandat selbst erfassen (also doppelt). Hat der Mandant dann noch weitere Firmen/Mandate dann noch einmal mehr... Richtig unangenehm wird es dann erst, wenn sich so eine E-Mail-Adresse mal ändert und man raussuchen muss, wo man diese Änderungen vornimmt.

Daher klare Prio auf Adressaten, die man in den Stammdaten verknüpfen kann (bei einem oder mehreren Mandaten) mit klaren Funktionsbeschreibungen und PW. Bei der MKA kann man ja auch Adressaten verknüpfen. Dass sollte es so und übersichtlicher auch für E-mails geben.

Gibt es dazu Überlegungen seitens der Datev?

Beste Grüße
Annika