word dokument automatisch in Postmappe legen

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Hallo Community,

mein nächstes Thema zur Automatisierung ist das Einlegen der Word-Dokumente in das Mappensystem. Ich erstelle die Word-Dokumente (wie z. B. Schriftsätze), meine Mitarbeiterin soll sie versenden. Dazu muss das Dokument in die Postmappe gelangen. Es wäre schön, wenn das automatisiert ginge. Kann man das irgendwo einstellen?

Viele Grüsse aus dem sonnigen Süden

Markus Lorenz😎

[#2]

Hallo Herr Kollege,

ganz automatisiert geht's leider nicht.  Aber in Word findet sich unter "Drucken und mehr" unter anderem auch der Menüeintrag "in Postmappe legen"

 

Es erscheint der aus der Postmappe bekannte Verfügungsdialog (wenn das Kommunikationspaket eingesetzt wird) mit allen sonst auch existierenden Optionen.

Daher vollständig automatisiert geht nicht, wohl aber soweit "automatisch", dass Sie sich danach um (fast) nichts mehr kümmern müssen😎. 

ERGÄNZUNG:  Je länger ich über Ihren Wunsch der automatischen Ablage eines Schriftsatzes in die Postmappe des Sekretariats nachdenke; ich kann keine für die Mehrheit der Kanzleien sinnvolle Automatik für eine solche Ablage erkennen.  

Gerne lasse ich mich aber auch von Argumenten überzeugen😉.

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Hallo @malo ,

wie Herr Müller schon schreibt, gibt es dafür keine Automatik. Ich wüsste auch nicht, wie das sinnvoll gehen soll. Sie müssen ja im Verfügungsfenster auswählen, in welche Postorganisationsstelle, an welchen Mitarbeiter und in welche Postmappe die Nachricht verfügt werden soll.  Und idR. werden Sie auch einen Verfügungstext schreiben.

 

Wie sollte das sinnvoll automatisiert werden? Was stellen Sie sich hier vor?

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Hallo Hr. Kollege Müller,

es geht eher um folgende Sorge: Menschen machen Fehler, und ich bin da keine Ausnahme. In der Hektik des Alltags kann es schon mal vorkommen, dass ich ein Dokument nicht so weiterverfüge, wie Sie es beschrieben haben, sondern dass ich es einfach über das Kreuz rechts oben schließe. Macht der Gewohnheit.

Wenn ich mich dann mit ein, zwei oder drei anderen Angelegenheiten zwischenzeitlich beschäftige, kann es passieren, dass ich vergesse, das Dokument ordnungsgemäß zu verfügen. In der Praxis ist es mir schon passiert, dass ich nach Tagen festgestellt habe, dass ein erstelltes Dokument tatsächlich im Produktionsablauf an dieser Stelle 'stecken geblieben' ist. Aus den Augen, aus dem Sinn. Bei der täglichen Kontrolle, ob die Ordner geleert sind, fällt das nicht auf. Dies ließe sich durch eine entsprechende Automatisierung vermeiden.

Viele Grüße aus dem Süden, heute leider bedeckt
Markus Lorenz

[#5 · Accepted solution]

Hallo Herr Kollege,

die von Ihnen beschriebene Situation kenne ich - leider - aus eigener Erfahrung. Derzeit werden wir Anwender aber einen "Tod" sterben müssen.  Denn in welche Postmappe soll das Dokument gelegt werden?  In die eigene, dann sehe ich die Anwender sich darüber beschweren, dass das Dokument aus der eigenen Postmappe extra in die Postmappe des Sekretariats verfügt werden muss.  Wird das Dokument in die Postmappe des Sekretariats verfügt, liegen dort Dokumente, von denen die Mitarbeitende nicht abschätzen kann, ob diese tatsächlich fertig bearbeite sind oder ob die Bearbeitung nur unterbrochen wurde.

Auch wenn die Mitarbeitenden der DATEV hier mitlesen, nehme ich Ihre Überlegung mit und werde diese an geeigneter Stelle diskutieren.

Schöne Grüße aus bayerisch Schwaben.