Liebe Community,
wir versuchen gerade, intern ein Konzept zu entwickeln, wie wir beA Eingangsnachrichten weiterverarbeiten, insbesondere einheitlich benennen bzw. für die Ablage im Dokumentenmanagement verschlagworten können (Feld: Beschreibung; wir benutzen derzeit noch kein dms und kein Kommunikationspaket.) Eine übersichtliche Ablage ist nur durch Umbenennung der einzelnen Dokumente möglich - und dies gestaltet sich derzeit äußerst zeitaufwendig.
In einer einzelnen beA Nachricht werden von dem Gericht oftmals eine Vielzahl von einzelnen pdf Dokumenten übermittelt (Anschreiben, Beschluss, Abschrift des Beschlusses, Terminsladung, gegnerischer Schriftsatz, einzelne Anlagen des gegnerischen Schriftsatzes, Informationsblatt eB, Informationsblatt COVID etc.). All diese einzelnen Dokumente sind häufig nur mit einer Buchstaben-/Ziffernfolge oder jedenfalls nicht einheitlich benannt. Sicherlich müssten nicht alle Dokumente abgespeichert werden - eine Entscheidung hierüber kann jedoch meines Erachtens nicht dem Sekretariat aufgebürdet werden.
Mit den DATEV Kommunikationspaket soll zwar die Verschlagwortung dieser einzelnen Dokumente vereinfacht werden, jedoch habe ich eigentlich keine große Lust, jedes einzelne Dokument umzubenennen und sehe auch keinen Sinn darin, diese Dokumente überhaupt einzeln in der Dokumentenablage/dms abzuspeichern.
Wäre es nicht einfacher und sinnvoller, eine Möglichkeit anzubieten, Eingangsnachrichten (ebenso wie die Ausgangsnachrichten) in einer zip-Datei im Dokumentenmanagement abzuspeichern?
Die Verschlagwortung müsste dann nur einmalig erfolgen und die Dokumentenablage würde nicht durch eine Vielzahl an einzelnen Dokumenten, die eigentlich zusammengehören, zugemüllt.
Ich habe diesen Vorschlag schon einmal an DATEV herangetragen und würde gerne die Meinung der Community hierzu erfahren.
