Wie sichert man DATEV-Anwalt nach Kündigung

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Hallo zusammen,

das Vertragsverhältnis zwischen unserer Mandantin, einer bisher selbstständigen Rechtsanwältin, und DATEV wurde seitens DATEV nach Aufgabe der Selbstständigkeit unserer Mandantin gekündigt. Wir sind eine reine Steuerberatungskanzlei.

Die Übernahme der Rechnungswesen-Daten ist kein Problem.

Aber wie kann die Mandantin ihre übrigen Daten aus DATEV-Anwalt sichern? Ein Export in Excel-Dateien und Speicherung der Vorgänge als PDF scheidet aufgrund des Volumens aus; neue Kanzlei arbeitet nicht mit DATEV.

Hat hier jemand Erfahrung und/oder Hinweise wie die Aufbewahrung mit vertretbarem Aufwand erfolgen kann?

Meine Überlegungen gehen aktuell in die Richtung DATEV Mittelstand Faktura. Kann mir jemand verraten ob die Dokumentenablage von Anwalt mit der Dokumentenablage von Mittelstand Faktura kompatibel ist?

Viele Grüße aus Neu-Ulm

Petra Aicham

[#2 · Accepted solution]

Hallo Frau Aicham,

hier stellen sich verschiedene Fragen:

1 DATEV Anwalt classic in anderer Kanzlei

Arbeitet die Rechtsanwältin anschließend in ihrer eigenen Kanzlei weiter mit DATEV Anwalt classic? Dann müsste der Rechtsanwalts-Datenbestand ggf. über eine Datentrennung gesichert werden. Hier bräuchten wir weitere Informationen.

2 Anderer Softwarehersteller

Wenn sie zu einem anderen Softwarehersteller wechselt und Ihre Daten in der anderen Software nutzen möchte, muss sie zwecks Datenübernahme mit dem neuen Softwareanbieter Kontakt aufnehmen.

3 Zukünftig ohne DATEV Anwalt classic

Wenn die Rechtsanwältin zukünftig kein DATEV Anwalt classic verwendet, kann sie die Aktendaten aus DATEV Anwalt classic nicht in einem Rutsch exportieren. Sie kann aber die wichtigsten Daten vor der Deinstallation von ausgeben:

• Prozessregister
• Adressverzeichnis
• Rechnungsliste
• Aktenkonten
• Forderungskonten
• Dokumente.

Eine Anleitung dazu finden Sie im Dokument:  Daten nach Kündigung von DATEV Anwalt classic ausgeben.

4 Dokumentensammlung exportieren

Die Dokumente können Sie z. B. als Dokumentensammlung exportieren. Dazu gruppieren Sie die Dokumente nach der Dokumentenklasse und klicken mit der rechten Maustaste auf Exportieren... Dokumentensammlung.

Für meinen Testdatenbestand von 1.996 Minuten dauerte dies ca. 4 Minuten; hier müssen Sie je nach Größe des Datenbestands evtl. bei Performance-Problemen mehrere Datensammlungen einzeln exportieren. Allerdings werden die Dateinamen bei dieser Vorgehensweise nur kryptisch abgelegt. 

Wenn Sie die im Ordner befindliche Datei _inhalt.html starten, öffnet sich Ihr Standard-Browser mit einer übersichtlichen Aufbereitung der Dokumente inklusive der Metadaten. Hie können Sie nach den Metadaten suchen. Sie öffnen die Dokumente per Klick auf den Link in der Spalte Dateiname.

Dokumentenablage: Dokument exportieren.

5 Kompatibilität

Die Dokumentenablage von DATEV Mittelstand Faktura ist mit der Dokumentenablage von DATEV Anwalt classic zwar "kompatibel". Es handelt sich hier um das gleiche Produkt, nur dass die Dokumente anstatt an der Akte am Mandanten hängen. 

Deshalb können Sie nach Deinstallation von DATEV Anwalt classic die Dokumente nicht einfach wieder über die Dokumentensammlungen importieren, weil sie an den DATEV Anwalt classic Akten hängen.

[#3]

Hallo Frau Kubisch,

verstehe ich das richtig, dass die Funktion unter Ziffer 4. auch dann verwendet werden kann, wenn man in den Ruhestand geht und seinen Datenbestand noch aufheben möchte?
Viele Grüße aus dem sonnigen Süden😎
Markus Lorenz 

[#4]

Hallo Herr Lorenz,

natürlich, es handelt sich um eine ganz normale Dokumentenablage-Funktion. Allerdings weiß ich nicht, wielange das bei einem richtigen großen Datenbestand dauert, wahrscheinlich müssen Sie da sehr viele Sicherungsordner erstellen! Der Überblick dürfte dann verloren gehen.