Wie ist das Signieren in der Postmappe vorgesehen?

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Bei uns in der täglichen Arbeit ist im Work Flow folgende Frage aufgetreten:

Das Sekretariat erstellt ein Schreiben / einen Schriftsatz. Der Schriftsatz wird mit Anlagen in meine Postmappe, dort in "zu signieren" gelegt.

Ich bin mit dem Text einverstanden und im nicht digitalen Umfeld würde ich nun zum Strift greifen und unterschreiben.

Wir setzen dies die Kollegen in der Praxis um? Word Dokument aufrufen, signieren (über die Smart Card??? oder über eingescannte Unterschrift), abspeichern über den Butto "im Dokumentenmanagement speicher..." und den Eintrag dann weiter verschieben, dass die Dateien versendet werden (über Mail oder bea?).

Danke für Eure Tipps, wie Ihr den Workflow eingerichtet habt!

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Hallo,

wir nutzen bei uns je nach stärke der digitalen Signatur die Lösung der Firma FP-Sign.

Eine gescannte Unterschrift hat leider auf einem Dokument keine rechtliche Aussagefähigkeit.

Über FP-Sign wird das unterschriebene Dokument im DMS automatisch ersetzt und kann dann via Mail an den Mandanten geschickt werden.

FP Sign für DATEV

Grüße

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Bei Schriftsätzen versuche ich die qeS zu vermeiden in dem ich die Ausgangsnachricht nochmals selbst auf Vollständigkeit prüfe.  Ist die qeS doch mal notwendig wird der Schriftsatz im Postausgangskorb signiert, was heute bereits ohne weiteres funktioniert.

Bei "normaler" Post bleibt's i.d.R bei einer einfachen Signatur (ergänzt um die Unterschrift auf meinem Surface).  Ist doch einmal eine qeS notwendig, wird für diesen Fall das Dokument exportiert mit SecSigner signiert und dann die signierte Datei wieder zur Akte gespeichert.

Kein schöner Workflow - ich habe die Hoffnung noch nicht aufgegeben, dass die Mappe "zu signieren" in allzu ferner Zukunft ihrem Namen zur Ehre gereicht und dort die qeS angebracht werden kann.  

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Hallo @georgschildberg,

das Thema "Signieren in der Postmappe" treibt mich auch momentan um und wir haben einen ersten Teilschritt  - das Signieren eines Schriftsatzes - auch bereits in der Pilotierung. Die Herausforderungen beginnen dort, wo ich als Berufsträger beim Signieren auch die Bezeichnung, Reihenfolge, Nummerierung, .... der Anlagen kontrollieren möchte und setzt sich bei der Fragestellung "Signatur eines eEBs" in der Postmappe fort.

Ich würde mich gerne mit Ihnen über Ihren bisherigen Workflow und Ihre Wünsche diesbezüglich einmal unterhalten. Wenn ein solcher Austausch interessant für Sie ist, schreiben Sie mir doch bitte ein private Nachricht mit Ihren Kontaktdaten.

Freundliche Grüße

Carsten Groß
Entwicklung DATEV Anwalt

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Hallo Community,
wir machen das ziemlich analog dem, wie wir es auch tatsächlich mit den körperlichen Unterschriftsmappen machen. Körperliche Unterschriftsmappen liegen bei uns im Erdgeschoss in der Kanzlei, nebeneinander, jeder hat seine eigene. Dort unterschreibt jeder Anwalt. Die Mitarbeiterinnen, die sowieso dort unten sitzen bzw. an den Mappen vorbeigehen, nehmen Sie dann von diesem Ort weg und versenden die Schriftstücke per Post.
So ähnlich verwenden wir auch die Mappe "Postausgang" . Eine Mitarbeiterin hat mir die Schriftstücke in "zu prüfen" vorgelegt, ich habe sie korrigiert. Ich schicke sie weiter an ihrem Abdul "zu versenden". Dort nimmt Sie die Korrekturen an und bereitet gegebenenfalls das Streichen der Fristen vor. Sie verschiebt sodann in die Mappe "Postausgang". In der Mappe "Postausgang" prüfe ich dann nochmals, ob die Anlagen vollständig sind und richtig und dann signiere ich meine Schriftstücke. Anschließend prüft meine Mitarbeiterin jeweils die Signaturen und versendet.
Viele Grüße aus dem sonnigen Süden
Markus Lorenz