Schnellverfügung Postmappen

[#1]

Hallo,

wir versuchen seit geraumer Zeit, die Eingangspost durch Digitalisierung zu vereinfachen. Unser Offline-Workflow war jedoch deutlich effektiver. Das liegt z.B. daran, dass ich jeden Posteingang mit händisch eingegebener Verfügung bearbeiten und an die Mitarbeiter weitergeben muss. Hier wären eine Schnellverfügung oder voreingestellte Verfügungstexte sehr sinnvoll. Ich denke z.B. an "Wiedervorlage mit Akte", "Durchschrift an Mandanten", Durchschrift an Mandanten mit Bitte um Stellungnahme" oder "neue Akte anlegen". Wenn ich etwas übersehen habe, bin ich über jeden Hinweis dankbar. Ansonsten soll dieser Punkt als Anregung verstanden werden.

BG

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Hallo Herr Schimmöller,

vielen Dank für Ihre Anregung. Im Kommunikationspaket gibt es die Möglichkeit je 9 Standardverfügungstexte für den Postein- und Postausgang zu hinterlegen (Standard-Verfügungstexte im Anwaltspostfach nutzen - DATEV Hilfe-Center). Daraus setzt sich dann die "Gesamtverfügung" für den nachfolgenden Bearbeiter zusammen.

Als Weiterentwicklung könnten wir uns vorstellen, dass mit jedem dieser Standardverfügungstexte auch eine Funktion verknüpft werden kann, so dass der Verfügungsempfänger direkt z.B. eine Wiedervorlage anlegen, ein Schreiben erstellen, etc. kann. Dazu müsste er auf den entsprechenden Teilbereich der Verfügung klicken.

Wie beurteilen Sie diese Idee? Wäre das eine begrüßenswerte weitere Arbeitserleichterung?

Freundliche Grüße

Carsten Groß
Entwicklung DATEV Anwalt

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@Carsten_Groß Hallo Herr Groß,
die Idee finde ich großartig. Die verschiedenen Kommunikationswege körperlicher Brief, E-Mail, beA sollten dabei mit einbezogen werden. D. h. ich muss durch Klick auf die Schaltfläche auswählen können, auf welche Art und Weise ich beispielsweise die Abschrift an die Mandantschaft übersenden möchte.
Viele Grüße aus dem Süden
Markus Lorenz 

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Hallo Herr Kollege,

Die Verfügungstexte können Sie individuell anpassen; d.h. Sie können theoretisch hinterlegen "an Mdt, per Brief" "an Mdt per Mail" "an Mdt per ...". 

Meines Erachtens ist jedoch die Verfügung nicht der "richtige" Platz um den Kommunikationskanal zu definieren.  M.E. ist die Frage, wie mit einem Mandanten kommuniziert wird eine Grundsatzfrage die einmalig für die Akte definiert und festgelegt werden muss.  Sollte dann doch einmal im Einzelfall eine andere Kommunikationsart erforderlich werden, ist eine individuelle Versandanweisung innerhalb der Schnellverfügung die m.E. zutreffende Vorgehensweise.  

Zumal für die E-Mail-Kommunikation das Kontextmenü in der Postmappe u.a. den Eintrag "Über E-Mail weiterleiten" enthält, der den elektronischen Versand zwischenzeitlich kinderleicht macht (jedenfalls mit dem Kommunikationspaket).

[#5]

Hallo Community,

ich komme nochmal auf die Idee, dass wir das Abarbeiten einzelner (Teil-)Verfügungen unterstützen wollen, zurück. Wir könnten uns vorstellen, dass jeder Standardverfügungstext optional eine der folgenden Aktionen auslösen kann:

• An Mdt
• Schreiben erstellen
• Aufgabe anlegen
• Termin anlegen
• Frist anlegen
• Zahlungsauftrag erfassen
• Rechnung anlegen
• Akte anlegen

An Mdt: Solange wir beim Mandanten noch nicht hinterlegen können (wie es @agmü vorschlägt), welchen Kommunikationsweg er bevorzugt, planen wir eine kurze Abfrage, ob via Mail oder mit Rotzettel als Begleitschreiben oder über die Webakte kommuniziert werden soll. Das trifft wohl Ihren Vorschlag, @malo .

Bei Schreiben erstellen soll zusätzlich noch eine Vorlage (z.B. Rotzettel) hinterlegbar sein, die dann bei der Abarbeitung im Schreiben-Erstellen-Dialog entsprechend vorausgewählt (aber abänderbar) ist.

Die übrigen Aktionen beschränken sich auf den Aufruf der entsprechenden Erfassungsdialoge, wobei zumindest die Akte übergeben werden soll.

Wie sehen Ihre Standardverfügungstexte aus? Gibt Beispiele, die wir sinnvoll mit Aktionen unterstützen könnten oder andere Ideen rund um die Verfügungen? 

Ich freue mich auf Feedback!

Carsten Groß
Entwicklung DATEV Anwalt

[#6]

Hallo zusammen!

Die Idee, Aktionen mit Standardverfügungen zu verknüpfen finde ich auch super! Gibt es eine Möglichkeit, die Verfügungen nach Erledigung nachzuvollziehen? Wir benutzen derzeit nicht die Funktion aus den Postmappen sondern verwenden Aufgaben, damit wir auch später noch nachvollziehen können, wer die Aufgabe ("Verfügung") angelegt, geändert oder erledigt hat. Im Zweifel müsste man ja nachweisen können, dass eine Verfügung korrekt angelegt aber fälschlicherweise auf erledigt gesetzt oder falsch ausgeführt wurde.

Vielen Dank und viele Grüße

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Hallo SchwaMa

das Thema Nachvollziehbarkeit der relevanten Arbeitsschritte wurde in der Vergangenheit nach meiner Wahrnehmung vernachlässigt. Dabei scheint es weder an Problembewusstsein noch an Interesse gemangelt zu haben, sondern schlicht, was ist "wichtiger". 

Nachdem jedoch mit dem neuen SR eine Protokollierung der Verarbeitung von beA-Nachrichten ins Programm gekommen ist, unterstelle ich einfach mal, dass auch bei der Protokollierung der Verfügungen neue Funktionen in der Pipeline sind.  Alles andere wäre wiedereinmal nur eine Halblösung.

[#8]

Hallo @SchwaMa , hallo Community,

wir arbeiten tatsächlich gerade für die Nutzer des Kommunikationspakets an einer Nachrichtenhistorie, die vor allem (aber nicht nur) die Verfügungen mit protokolliert. Ein Beispielprotokoll könnte etwa folgenden Inhalt haben:

Es soll auch eine Oberfläche geben, die das Abhaken einzelner Teilverfügungen erlaubt. Dadurch wird ein "Teilerledigt"-Eintrag im Protokoll erzeugt (in dem Beispiel oben "Vertrag §5 prüfen"). Das Erledigen der gesamten Nachricht erledigt dann auch implizit die noch offenen Teilverfügungen.

Mit ein bisschen Glück haben wir einen ersten Schritt bereits im Servicerelease am 28. Oktober.

Freundliche Grüße

Carsten Groß
Entwicklung DATEV Anwalt

[#9]

Hallo zusammen,

es ist soweit: ab DATEV Anwalt Kommunikationspaket 2.14 (Service-Release, 25.11.2021) können Sie zu den Standard-Verfügungstexten Programm-Aktionen hinterlegen, die automatisch in der Schnellinfo (Teil-)Verfügungen ausgeführt werden können.

Auslieferungszustand Standard-Verfügungstexte im Kommunikationspaket

Zum Anstoßen einer Programm-Aktion klicken Sie einfach auf den Link in der Schnellinfo (Teil-)Verfügungen. 

Hier können Sie die Teilverfügungen nacheinander abarbeiten und als erledigt kennzeichnen.

• (Teil-)Verfügungen von Nachrichten abarbeiten und erledigen (Dok.-Nr. 1022632)

• Standardverfügungstexte im Anwaltspostfach anpassen und Programm-Aktionen zuordnen (Dok.-Nr. 1020316)

• Standard-Verfügungstexte Verfügungen im Anwaltspostfach nutzen (Dok.-Nr. 1020315)

Wenn Sie bei der Verfügung WV: die Programm-Aktion Aufgabe anlegen hinterlegt haben (= Auslieferungszustand), öffnet sich das Fenster Aufgabe anlegen mit den Verknüpfungen zur Akte und den Anhängen der beA-Nachricht.

So können Sie Ihren Workflow vereinfachen und automatisieren.

[#10]

Hallo Frau Kubisch,

danke für die Information. Werden die Verfügungen denn jetzt auch protokolliert? Kann man nachvollziehen, wer wann welche Verfügung erstellt und abgehakt hat?

Viele Grüße

[#11]

Hallo @SchwaMa ,

ja, die Verfügungen werden seit  DATEV Anwalt Kommunikationspaket 2.13 (Service-Release, 28.10.2021) in der neuen Schnellinfo "Nachrichtenhistorie" protokolliert:

Schnellinfo Nachrichtenhistorie einer Nachricht im Anwaltspostfach