E-Mail-Tool: Ausfiltern von Bildern möglich?

[#1]

Hallo, eine kurze Frage bzw. Anregung:

ich nutze das DATEV-Anwalt E-Mail-Tool, um ein- und ausgehende E-Mails zur Akte zu speichern. Dabei ist konfiguriert, dass Anhänge separat zur E-Mail abgelegt werden, damit ich per PDF übersandte Unterlagen auch direkt in der Akte (auch der mobilen Akte) verfügbar habe.

Nun verwende ich aber für Kanzlei-E-Mails mein Kanzlei-Logo als in die E-Mail eingebettetes PNG-Bild, viele Mandanten nutzen ebenfalls in ihren E-Mails Logos oder andere grafische Elemente, die als Bilder eingebettet sind. Diese landen dann aufgrund der oben genannten Einstellungen ebenfalls als separate Bilddateien zur Akte, auch wenn sie keinen Informationswert dort haben.

Sicher kann ich bei der manuellen Speicherung der E-Mails die darin eingebetteten Bilder einzeln von einer Speicherung ausschließen - was für jede E-Mail eine zusätzliche Arbeit wäre.

Deswegen meine Frage: kann man eine Filterung einbauen, dass mit der E-Mail übermittelte Bilddateien generell von der separaten Speicherung ausschließt und nur auf ausdrücklichen Wunsch (etwa wenn der Mandant wichtige Fotos übermittelt) mit zur Akte speichert? Das wäre eine gute Arbeitserleichterung und würde die Übersichtlichkeit der Dokumentenablage deutlich erhöhen.

MfG

RA Jens Hänsch

[#2]

Ich bin zwar nicht die DATEV, aber für sog. eingebettet Bilder könnte DATEV das prüfen. Schließlich habe ich das für mein Crypto-Programm auch geschafft.

Vielleicht liest ja einer von der DATEV-Programmierabteilung mit:

510: For iCounter = MyOL_Mail.Attachments.Count To 1 Step -1
520:     CurrentAttachment = MyOL_Mail.Attachments.Item(iCounter)
        'Prüfung ob Attachment in Mailbody eingebettet wurde
530:    If Not OL.IsEmbedded(CurrentAttachment) Then
              '[...]
660:    End If
670:Next

DATEV müsste also lediglich auf OL.IsEmbedded prüfen. Aber ich glaube nicht das DATEV das je umsetzen wird.

Gruß Achilleus

[#3]

Hallo,

Sie können bestimmte Anhänge wie Kanzleilogos in E-Mails in Anwalt E-Mail Tool von der Ablage ausschließen. Anhänge von E-Mails, deren Dateiname einem Ausschluss-Begriff entspricht, werden mit Anwalt E-Mail Tool nicht mehr als separate Dateien zur Akte abgelegt. Die E-Mail selbst (mit dem Anhang in der E-Mail als Anlage) wird zur Akte abgelegt.

Anleitung:

Bestimmte Anlagen in E-Mails in Anwalt E-Mail Tool von der Ablage ausschließen

Alle Bilddateien können derzeit nicht von der Ablage ausgeschlossen werden.

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Hallo Frau Kubisch, recht herzlichen Dank für die Mitteilung, das war mir bisher nicht bekannt. Allerdings funktioniert das bei mir nur, wenn ein Bild als ANHANG mitgesandt wird. Bei mir (und bei vielen Mandanten) ist das Logo als Bild in die HTML-Mail eingebettet und wird nicht als Anhang versandt. Daher scheitere ich schon dabei, das Bild zu markieren. 😞

[#5]

Hallo Hr.@rahänsch ,

der Ansatz bei DATEV geht nach dem Namen des Attachments (eingebettetes Bild).

In Outlook ist jeder Fremdbestandteil immer ein Attachment. Diese wird anscheinend bei DATEV nur anhand des vergebenen Dateinamens (Ausschlussliste) identifiziert. Das hat natürlich zur Konsequenz, dass Sie für jedes eingebettete Bild den exakten Dateinamen kennen müssen, und das für jeden Mailabsender.

Außerdem, was ist denn, wenn es drucein echtes Attachtment mit dem gleichen Dateinamen gibt?

Mein Ansatz, den ich beschreitet hätte, ist der, dass geprüft wird, ob es sich um ein eingebettetes Objekt (Bild) handelt. Ansonsten würde, wie in Ihrem Fall, sämtliche Kanzleilogos aus allen E-Mails von Fremden extrahiert werden. Und zum anderen, würden eingebettete Bilder aus dem Textkontext herausgerissen und isoliert abgelegt werden. Das aber aus meiner Sicht überhaupt keinen Sinn ergibt. Ein eingebettetes Bild ist eben keine beigefügte Anlage, sondern Textbestandteil und dient zu Klärung eines Sachverhaltes. Ein Bild soll zwar mehr als tausend Worte sagen, aber in einem Textkontext eben nicht.

DATEV hat es sich also, aus meiner Sicht, wieder einen schlanken Fuß gemacht, und eine sinnlose Scheinlösung präsentiert.

Halt typisch DATEV. Immer ha**bleep**arf an der Lösung vorbei.

Warten Sie noch 20 Jahre, bis sich genügend Leute gemeldet haben und die Wunschlistenstriche in der Spalte für den Fehler/Wunsch nicht mehr ausreicht.

Meine Prognose: Vergessen Sie es.

Gruß Achilleus

[#6 · Accepted solution]

Hallo Community,

auch ich bin mit dem Umgang der Logos in den Signaturen noch nicht zufrieden.

Unsere Lösung, die für eingebettete und „echte“ Anhänge greifen sollte, ist für den Fall es eingebetteten Kanzleilogos noch nicht gut. Wie die Erfahrung zeigt, sind nicht immer alle Logos sprechend benannt, dass ich sie bei erstem Auftreten auf die Blacklist nehmen kann. Das Thema liegt in jedem Fall auf Wiedervorlage.

@Gelöschter Nutzer Vielen Dank für den Codeschnipsel. Wir werden das prüfen und ich bin gespannt, ob ich Ihren „Glauben“ erschüttern kann, dass die Datev das eh nicht umsetzt 😉

@rahänsch Wenn Sie den Namen der unerwünschten Anlage in Outlook nicht sehen können, versuchen Sie es bitte über die Eigenschaften des Dokuments im Dokumentenmanagementsystem. Dort ist der Originalname ersichtlich und Sie können ihn dann in Outlook als Ausnahme (für die nächsten Mails) hinzufügen.

Freundliche Grüße,

Carsten Groß

Entwicklung DATEV Anwalt

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@Carsten_Groß  schrieb:

Hallo Community,

@Gelöschter Nutzer Vielen Dank für den Codeschnipsel. Wir werden das prüfen und ich bin gespannt, ob ich Ihren „Glauben“ erschüttern kann, dass die Datev das eh nicht umsetzt 😉

Top, die Wette gilt. 👍

Welches Zeitfenster wollen wir vereinbaren? 😁

Gruß Achilleus

[#8]

Hallo @Carsten_Groß,

ich war nicht ganz sauber in meiner Darstellung.

Die Prüfung auf IsEmbedded ist in Outlook nicht integriert, sondern habe ich erst in einer Klassenfunktion nachgebaut.

Daher möchte ich es an dieser Stelle noch einmal klarstellen und die vollständige Funktion anbieten:

  Public Function IsEmbedded(attachment As Outlook.Attachment) As Boolean
        If attachment.Type <> Outlook.OlAttachmentType.olByValue Then
            Return True
        End If
        Dim iTmp As Integer = CInt(attachment.PropertyAccessor.GetProperty("http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x37050003"))
        If iTmp = 6 Then
            Return True
        End If
        iTmp = CInt(attachment.PropertyAccessor.GetProperty("http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x37140003"))
        If iTmp = 4 Then
            Return True
        End If

        Return False
    End Function

Sonst suchen Sie wie verrückt und werfen mir unlautere Mittel vor. 😉

Gruß Achilleus

[#9]

.... allerdings dürfen Sie nicht 'haarsc.harf' daneben liegen, sonst werden Sie hier gebleept 😁

[#10]

Hallo Herr Kollege,

im neuen DATEV Anwalt Kommunikationspaket soll die Möglichkeit bestehen, eingehende Mails vor der Ablage in pdf-Dateien umzuwandeln.  Dann erübrigt sich das Problem mit den nervigen Attachements die nur irgendwelche Logos sind. 

Damit dürfte sich Ihre Problem lösen lassen.

Dass es bereits in der aktuellen Version des E-Mail-Tools bereits enthalten ist, will ich mal nicht ausschließen

[#11]

Hallo Herr Kollege,

die Umwandlung in PDF ist bereits in  der jetzigen Version des E-Mail-Tools enthalten, wollte ich aber so nicht nutzen sondern die E-Mail auch im E-Mail-Format lassen.

@Carsten_Groß : Danke, hat funktioniert, wenn auch über Umweg. Standardmäßig ist die Datei blacklistAnhangFileNameAnalyzer.txt nicht vorhanden, sondern wird erst erstellt, wenn man einen realen Anhang (den man eigentlich gar nicht wegfiltern will) als Ausschluss definiert und anschließend manuell die TXT bearbeitet (also den nicht auszufilternden Anhang daraus wieder löscht und statt dessen den Namen des Bildes einfügt).

[#12]

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@rahänsch  schrieb:

die Umwandlung in PDF ist bereits in  der jetzigen Version des E-Mail-Tools enthalten, wollte ich aber so nicht nutzen sondern die E-Mail auch im E-Mail-Format lassen.

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Ich finde die Funktion klasse, damit muss ich mir die nächsten Jahr(-zehnt-)e keine Gedanken mehr über die reproduzier-/Veränderbarkeit machen. MSG-Format geöffnet etwas gelöscht und schon gibt's Trouble. 

Sobald der Konzern aus Redmond mal wieder der Auffassung ist, sein Speicherformat "weiterzuentwickeln" wird's kritisch mit der Reproduzierbarkeit.

[#13]

Aus einer Email (MSG-Format) kann man nichts löschen; zumindest sind mir keine Möglichkeiten bekannt.

Als eine Art Hybridlösung könnte man ja auch die Email als PDF konvertieren und die "echten" Attachments als Datei-Attachment in der PDF einbetten. Das geht mit Itext ganz einfach und wäre dann der Email am ähnlichsten.

Gruß Achilleus

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@Gelöschter Nutzer schrieb: 

...

Aus einer Email (MSG-Format) kann man nichts löschen; zumindest sind mir keine Möglichkeiten bekannt.

...

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... doch, man kann Anlagen aus einer E-Mail extrahieren und separat speichern. Ich habe das mal eine Weile praktiziert, mit Hilfe eines Scripts, da mir das Handling mit den E-mails und mit den E-Mail-Anlagen zu umständlich war.

In der E-Mail verblieb dann nur noch ein oder mehrere Links auf die gespeicherten Anlagen.

Allerdings stellte sich heraus, dass das Handling mit der Zuordnung der separat gespeicherten Anlagen und der zugehörigen E-mails noch umständlicher war.

Inzwischen ist es mir ganz lieb, dass die in der Dokumentenablage gespeicherten E-mails (.msg-Dateien) alles beinhalten, also auch die jeweiligen Anlagen. Bei Bedarf kann ich die Anlagen ja zusätzlich manuell speichern.

[#15]

Oh, da bin ich aber echt überrascht. 😯

Eine extern gespeicherte Mail kann tatsächlich verändert werden. Das war mir so gar nicht bewusst. Dann ist die Mail wohl nur in der OL-Umgebung nicht änderbar.

Dann nehme ich alles zurück.

Gruß Achilleus

[#16]

Hallo @Gelöschter Nutzer ,

nein, anders herum.

Aus der Original-E-mail oder wenn Sie die bereits gespeicherte msg-Datei nochmal öffnen, können Sie die Anlagen extrahieren.

Ich habe das z.B. auch gern gemacht, um einige 'Horror'-E-Mails mit Riesen-Anlagen (30, 50 oder mehr MB) 'schlank' zu machen. 

Es gibt Mandanten, die volle Leitzordner einscannen und per E-Mail zusenden, weil z.B. ein Fristablauf kurz bevor steht.

[#17 · Accepted solution]

Hallo Community,

ich wollte ja Rückmeldung geben, wenn wir uns dieses Themas wieder annehmen.

Nun, zu dem Servicerelease im Januar ist es leider nichts geworden, aber für das Februar-SR haben wir das Verhalten umgestellt: Eingebettete Anlagen werden vom E-Mail Tool (und damit auch vom Kommunikationspaket) nicht mehr als separate Anhänge behandelt.

Details finden Sie in der Neuerungenkommunikation zum E-Mail Tool.

Freundliche Grüße,

Carsten Groß

Entwicklung DATEV Anwalt

[#18]

Sehr gut, recht herzlichen Dank!

[#19]

Hallo Hr. @Carsten_Groß,

damit haben Sie aus meiner Sicht die Wette gewonnen. Hätte nicht gedacht, dass die DATEV so schnell reagiert.

Ich verneige mich. 👌 👍

Gruß Achilleus