Anwenderfeedback gewünscht - Nacharbeiten nach Zugang einer Nachricht

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Hallo Community,

wir möchten das Anwaltspostfach um Funktionen erweitern, die Sie bei den Nacharbeiten nach Zugang einer Nachricht (insbesondere bei Gericht) unterstützen sollen. Darunter fällt z.B.

• ob die Eingangsbestätigung des Gerichts (die sie bisher nur über den Export auf der Webseite erhalten) den fehlerfreien Eingang der Nachricht bestätigt
• Zugangsvermerk erstellen und zur Akte speichern
• die Möglichkeit, noch offene Fristen und Wiedervorlagen zu erledigen
• neue Wiedervorlagen anzulegen
• die komplette beA-Nachricht inkl. Eingangsbestätigung des Gerichts nochmal herunterzuladen und zur Akte zu speichern
• etc.

Welche Aufgaben fallen bei Ihnen in den Kanzleien im Rahmen einer Zugangsprüfung noch an? Wer erledigt diese in der Kanzlei?

Wir können uns 2 Stellen in der Anwendung vorstellen, wo der Anwender in diese "Nacharbeiten" abspringen könnte:

1. Ausgangskorb: Im Kontextmenü einer Nachricht mit dem Status "zugegangen" könnte es einen Eintrag "Nacharbeiten" geben, der einen Dialog mit o.g. Funktionen zu dieser Nachricht aufruft.

Bewertung:

+ Abschließender Workflow beginnt dort, wo der letzte Schritt (Versand) aufgehört hat
0 Sind es die gleichen Personen, die Nachrichten versenden und die Nacharbeiten machen (Berufsträger vs. Refa)?
- Neuer Dialog mit dem Eingangskorb ähnlicher Funktionalität (Anhänge, Verarbeitenbereiche, zur Akte speichern, ....)

2. Eingangskorb: Eine zugegangene Nachricht erzeugt einen Eintrag im Eingangskorb. Zu diesem Eintrag gibt es weitere Verarbeiten-Bereiche für Fristen und Wiedervorlagen zu erledigen.

Bewertung:
+ Abarbeitung der Eingangsbestätigung der Gerichte (als eine besondere Nachricht) erfolgt im gleichen Workflow wie die anderen Nachrichten
0 Sind die Mitarbeiter, die die Posteingangsverarbeitung und die Zugangskontrolle machen identisch / gleich qualifiziert?
- Wechsel vom Ausgangskorb in den Eingangskorb für die Abarbeitung stört den Workflow "Versenden - Nacharbeiten"

Was würde in Ihre Kanzleiabläufe besser passen und warum? Haben Sie andere Vorstellungen?

Ich freue mich auf den Austausch.

Freundliche Grüße

Carsten Groß
Entwicklung DATEV Anwalt

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Da bei uns der Versender einer Nachricht auch für die Prüfung des Zugangs derselben verantwortlich ist, würde in unseren Workflow die Möglichkeit der Nachbearbeitung im Postausgangskorb zu den wenigsten Brüchen im Workflow führen.

Ansonsten würde mir beim Thema "Nacharbeiten" allenfalls noch die Möglichkeit, die versendeten Unterlagen an den Mandanten per E-Mail weiterleiten zu können, einfallen. (Wie generell der Postausgangskorb auch den Versand von E-Mail-Nachrichten unterstützen sollte).

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Nachdem mir gerade der Beschluss des Bundesgerichtshof vom 20.09.2022, Az. XI ZB 14/22, über den Schreibtisch gelaufen ist, würde ich gerne folgende Ergänzende Überlegung zur Diskussion stellen:

im Interesse der Datensparsamkeit dafür plädieren, dass, zum hoffentlich nie erforderlichen Nachweis des fehlenden Verschuldens "nur" die von der Webseite beim Export generierte Html-Datei, bestehend aus SendungsID_export.html exportiert, in die beim Versand generierte Zip-Datei gepackt und auf Wunsch des Nutzers über einen Viewer angezeigt wird.

Damit könnte die vom Bundesgerichtshof geforderte Ausgangskontrolle zügig erledigt werden, wenn ich die Rz. 7 - 10 der Entscheidung richtig verstehe. 

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Hallo Community,
ich möchte mich dem Kollegen Müller anschließen und für die Variante 1, Ausgangskorb, plädieren. Die Günde sind die gleichen wie beim Kollegen Müller, deshalb kann ich mich kurz fassen und ich denke auch dann, wenn der versendende Rechtsanwalt ist, würde er dies so wünschen.

Ihre Beschreibung:

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- Neuer Dialog mit dem Eingangskorb ähnlicher Funktionalität (Anhänge, Verarbeitenbereiche, zur Akte speichern, ....)

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verstehe ich so, dass ich dann auch im Ausgangskorb einen horizontal geteilten Bildschirm ähnlich des Eingangskorb designen würden ?

Viele Grüße aus dem regnerischen Süden

Markus Lorenz

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verstehe ich so, dass ich dann auch im Ausgangskorb einen horizontal geteilten Bildschirm ähnlich des Eingangskorb designen würden ?

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Wäre das wünschenswert? Müsste dann nicht auch analog ein "Abarbeiten"-Button vorhanden sein, der die Nachrichten dann in ein Archiv(?) "wegarbeitet"? Das wäre denkbar.

Ich dachte eher an ein Dialog, der sich über dem Ausgangskorb öffnet und einzelne Bereiche hat.

Freundliche Grüße

Carsten Groß
Entwicklung DATEV Anwalt

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Ich dachte eher an ein Dialog, der sich über dem Ausgangskorb öffnet und einzelne Bereiche hat.

Mir fehlt ein wenig die Fantasie, wie ich mir diesen Dialog vorstellen soll. Hätten Sie ein Beispiel aus einem anderen Bereich?
Grundsätzlich fände ich es begrüßenswert, wenn wir im Fenster Ausgangskorb bleiben könnten. Das trägt zur Übersichtlichkeit bei.
Viele Grüße
Markus Lorenz

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Mir fehlt ein wenig die Fantasie, wie ich mir diesen Dialog vorstellen soll.

Mal auf die Schnelle skizziert:

So könnte ich mir einen Dialog vorstellen, der im Ausgangskorb über Kontextmenü einer zugegangenen Nachricht geöffnet wird.

Der Bereich "Nachrichtenelemente zur Akte speichern" enthält dabei die Liste der Nachrichtenelemente, die Anwalt classic wieder von beA heruntergeladen hat: Schriftsatz, Anlagen, technische Dateien wie Strukturdatensatz und auch der Rückläufers/die Eingangsbestätigung des Gerichts. Der Anwender soll dann bestimmen können, was davon (erneut) zur Akte gespeichert werden soll.

Wir sind noch unsicher, wie das genau aussehen könnte. Gibt es hierzu Ideen aus der Community?

Freundliche Grüße

Carsten Groß
Entwicklung DATEV Anwalt

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@Carsten_Groß  schrieb:

... Der Bereich "Nachrichtenelemente zur Akte speichern" enthält dabei die Liste der Nachrichtenelemente, die Anwalt classic wieder von beA heruntergeladen hat: Schriftsatz, Anlagen, technische Dateien wie Strukturdatensatz und auch der Rückläufers/die Eingangsbestätigung des Gerichts. Der Anwender soll dann bestimmen können, was davon (erneut) zur Akte gespeichert werden soll.

Wir sind noch unsicher, wie das genau aussehen könnte. Gibt es hierzu Ideen aus der Community?

Ich würde mir wünschen, wenn es für den Anwender möglich wäre, auszuwählen, welche der erneut heruntergeladenen Dateien zur Akte gespeichert werden.  Wenn ich den Beschluss des BGH vom 20.09.2022, Az. XI ZB 14/22 richtig interpretiere ist von den exportierten Dateien nur die XXXXX_Export.html maßgeblich, dort sind alle Informationen die für die Prüfung des fristgerechten Zugangs erforderlich sind vereint. (Absender, Empfänger, welche Dateien mit welcher Bezeichnung und ob der Intermediär des Empfängers den ordnungsgemäßen Empfang bestätigt hat).  Könnte diese Datei in die beim Versand generierte ZIP-Datei gespeichert werden, wären im Ernstfall alle Informationen an einer Stelle auffindbar.  Würde dann noch der Zeitpunkt der Abholung dokumentiert, wäre die Sache "rund".

Alternativ könnte ich mir vorstellen, dass diese "Nachrichtenelemente" in ein separates Unterverzeichnis der Ausgangs-Zip-Datei gespeichert werden; alles andere führt zu einer nur schwer handhabbaren Unübersichtlichkeit in der DMS/DokAbl.

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Hallo Herr Groß,
dass sieht aus meiner Sicht schon sehr gut aus.
Was bedeutet "Postausgang anlegen"? Diese Funktion kenne ich nicht.
Ich würde mir wünschen, dass ich die Nachricht nicht nur per E-Mail an den Mandanten weiterleiten kann sondern dass auch alternativ ein Kenntnisnahmezettel und das Dokument vollautomatisiert ausgedruckt werden. Das bedeutet, dass ich nur die Scheck - Box anklicke, das Programm alles Weitere veranlasst und aus dem Drucker der Kenntnisnahmezettel kommt.
Ist ein derartiger Automatisierungsgrad möglich?
Viele Grüße aus dem sonnigen Süden
Markus Lorenz

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@malo  schrieb:

..

Was bedeutet "Postausgang anlegen"? Diese Funktion kenne ich nicht....

Hallo Herr Kollege, 

diese Frage kann auch ich Ihnen beantworten:  Postausgang anlegen verweist auf die Möglichkeit im Programmteil Post-/Fristen-Bescheide, vergleichbar dem Postausgangsbuch den Versand der jeweiligen Dokumente zu erfassen.  Zugleich wird dort - wenn die Daten gepflegt sind - das richtige Porto erfasst, so dass bei der Rechnungserstellung und Verwendung der Gebührenposition "7001, 7002 VV (automatisch)" bei jeder Rechnungsschreibung automatisiert eine Günstigerprüfung erfolgt.  Entweder 7001 und Nachweis der tatsächlichen Kosten, oder 7002 als Pauschale.