@SQ schrieb:
... Wann gelten Auslagen denn als abgerechnet und wann nicht?
Nach meinem Verständnis gelten Auslagen als abgerechnet, wenn Sie in eine Rechnung aufgenommen wurden und deshalb mit einer Rechnungsnummer versehen wurden. In allen anderen Fällen erhalten die Auslagen als "Rechnungsnummer" die Aktennummer.
Aus diesem Grund schlägt der Dialog für die Zahlungserfassung in dieser Konstellation auch vor den Zahlungseingang auf Fremdgeld zu verbuchen. Insoweit war meine Darstellung gestern verkürzt. Solange die Software zu Buchungen im Aktenkonto keine Rechnungsnummer findet geht die davon aus, dass es weder st. freie Auslagen noch offenes Honorar gibt. Sobald aber Rechnungsnummern vergeben wurden, erfolgt der Ausgleich nach dem System: (älteste) Auslagen - (ältestes) Honorar - Fremdgeld.
@SQ schrieb:
...
Wenn wir ja gerade schon beim Auslagenthema sind....
Wie verfahren Sie denn wenn bspweise die Rechtsschutzversicherung 300€ überweist, die sie direkt nach Buchung des Zahlungseingangs auch schon wieder an das zuständige Gericht als Gerichtskosten weiterleiten müssen? Erfassen Sie den Zahlungseingang dann auch als Auslage oder als Fremdgeld? Ich habe nämlich bei uns im System gesehen das dies immer mal wieder unterschiedlich gehandhabt wurde.
Da die Rechtsschutz/der Mandant in diesen Fällen - kostenrechtlich - lediglich einen Vorschuss leistet, gibt es bei uns die Arbeitsanweisung solche Zahlungen als Auslagen zu erfassen.
Dann erscheint zwar der - richtig aber nicht relevante - Hinweis (sinngemäß), dass der Eingang die Ausgänge übersteigt, nur diese Verbuchung ermöglicht es aber in der Folge korrekte Kostenfestsetzungsanträge bzw. Rechnungen zu schreiben.
Leider kann auch ich nicht verhindern, dass im einen oder anderen Fall solche Gelder im "Topf" Fremdgeld landen. Eindeutig Erfassungsfehler, die vor dem Bildschirm sitzend entstanden sind.
@SQ schrieb:
...
Was mir in einem anderen Zusammenhang gerade einfällt ist die Zahlungsverbuchung von Honorar. Wir sind IST-Versteuerer sprich die Abführung von USt wird erst dann fällig wenn eine Forderung tatsächlich auch als bezahlt im System hinterlegt wird.
Manchmal ist es so, das man von einer Versicherung zB eine hohe Zahlung erhält inkl. Abrechnungsschreiben wo die Summe entsprechend zerpflückt dargestellt wird.
Bsp.: 1000 € Reparaturkosten, 2000 € Sachverständigenkosten, 3000€ Schadensersatz, 500€ REchtsanwaltsgebühr. Summe = 6.500 €
Klar ist, das dies alles ins Fremdgeld gehört, bis auf mein eigenes Honorar i.H.v. 500 €. Hierzu finde ich je nachdem aber oftmals noch keine entsprechende Kostenrechnung final sondern manchmal nur einen Entwurf. sprich im System gibt es dazu noch gar keinen offenen Posten in der Rubrik Honorar i.H.v. 500 €. Nun erfasse ich jedoch meine Zahlung und man könnte vermuten das dass Honorar dann entsprechend 500 € im Plus ist. Muss ich dann hier, um die im Hintergrund laufenden Buchungen zur Auslösung der Buchung für das umsatzsteuerpflichtige Honorar zu aktivieren, erst noch einen entsprechenden offenen Honorarposten manuell nacherfassen ? so dass dass Aktenkonto im Honorar dann am Ende auf 0,00 € aufgeht? Ja oder? Sicherlich ist es der Sauberkeit her notwendig; aber ich fragte mich schon ein paar Mal ob dies dann auch umsatzsteuertechnische Probleme mit sich bringen könnte wenn ich keinen entsprechenden OP zur Zahlung anlege
Gerade zu ein Klassiker - auch bei uns.
Kommen solche Zahlungen gibt es zwei Vorgehensweisen mit Variante: wurde die Honorarrechnung bereits erstellt läuft alles "normal" durch. Der Zahlungserfassungsdialog wird in diesem Fall vorschlagen, 500 € auf Honorar und den Rest auf Fremdgeld zu verbuchen.
Wurde die Rechnung noch nicht erstellt gibt es zwei Möglichkeiten:
entweder wird der Gesamtbetrag auf dem Fremdgeld zwischengeparkt, die Rechnung wird geschrieben und die Buchung nachträglich "korrigiert" d.h. der Buchungsvorschlag wird nochmals verworfen und neu aufgeteilt. im laufenden Buchhaltungsmonat technisch und m.E. auch rechtlich ohne weiteres zulässig.
oder es wird ein OPOS-Rechnung in Höhe von 500 Euro erstellt, der dann bei der Erstellung der Rechnung als "Vorschuss" vermerkt werden muss. Dann kann wie in Variante 1 alles "richtig" verbucht werden; allerdings muss dann bei der Erstellung der Rechnung höllisch aufgepasst werden, dass diese OPOS-Positionen richtig und vollständig berücksichtigt werden.
Ohne diese OPOS-Rechnung - mir fällt nichts besseres als Begriff ein - können Sie kein Honorar buchen. Wegen der Fehleranfälligkeit bei der Rechnungsschreibung wenn OPOS-Rechnungen generiert werden, haben wir uns für die Variante: notfalls alles auf Fremdgeld parken - Rechnung schreiben - Buchungssatz nochmals ändern - entschieden. Da in diesen Fällen sowieso das Fremdgeld zeitnah ausgekehrt werden muss erfolgt die Korrektur spätestens mit dem Verbuchen der (Fremd-)Geldausgänge.
Vom Grundprinzip können Sie mit der Zahlungserfassen Maske des Aktenkontos eigentlich keine Buchungen generieren die nicht steuerlichen Vorgaben entsprechen.
Andreas G. Müller
wir leben in spannenden Zeiten
