Kleine Umfrage, wie folgendes Problem in den einzelnen Kanzleien gelöst wird:
Gerade im Zusammenhang mit beA ergibt sich bei mir in der Dokumentenübersicht ein kaum zu überblickendes Wirrwar.
Klar ist, dass alle Dokumente zur Akte gespeichert werden müssen, weil man sie im Zweifel braucht (auch Signaturprüfungen etc.). Allerdings treten dadurch zahlreiche Redundanzen auf (beA-Posteingang wird per E-Mail an MDT weitergeleitet - schon hat man die Dokumente doppelt). Dazu kommt die uneinheitliche und kryptische Bezeichnung der Anlagen bei beA-Versand durch die Gerichte.
Die Aufteilung in Ordner ist nicht wirklich komfortabel, da z.B ein beA-Posteingang nur einheitlich einem Ordner zugeordnet werden kann (so kann ich also nicht zwischen Schriftsätzen, Anlagen und Signaturprüfungen differenzieren - oder habe ich die entsprechende Funktion bisher nicht gefunden?). Die händische Umbenennung der eingehenden Dateien ist ebenfalls schwierig.
Ein einfacher Sachverhalt (Posteingang per beA, Weiterleitung an Mandanten zur Stellungnahme) sieht dann beispielsweise so aus:
Wie gehen Sie mit diesem information overkill um?
Hallo Herr Kollege,
Vorab: Sofern ich Funktionen erwähne, die Ihnen unbekannt sind, liegt dies wahrscheinlich am Kommunikationspaket.
eingehende Nachrichten werden im Posteingangskorb gesammelt; unabhängig von der Quelle (beA/Mail/Fax/gescannte Post, etc.)- entweder automatisiert (gescannte Nachrichten, E-Mails die als Aktenrelevant erkannt werden) oder manuell über das E-Mail-Tool (in Posteingangskorb [mit und ohne Verfügung] legen).
Der Posteingangskorb versucht die jeweiligen Datei zu erkennen, wird eine Akte erkannt; versucht das Programm den Absender zu erkennen (hinterlegte E-Mail-Adresse; Analyse der ersten Seite des Dokuments; Strukturdaten aus der beA-Nachricht). Findet er eine Übereinstimmung wird die dafür definierte Regel als Vorschlag angewendet.
Im Organisationsbereich habe ich z.B. für eingehende Mandantennachrichten hinterlegt, dass diese im Register Mandantenkommunikation des Ordners Mandant abzulegen sind; ferner habe ich definiert, dass Anlagen dieser E-Mail-Nachrichten im Register Unterlagen abzulegen sind. Bei der (Datei-) Bezeichnung habe ich eine möglichst kurze Bezeichnung gewählt. Unter den Stichworten wird ausführlicher erfasst, von wem, wann mit wievielen und welchen Anhängen eine Nachricht eingegangen ist.
Gleiches habe ich für E-Mail-Nachrichten der Gegenseite definiert.
bei beA-Nachrichten habe ich ebenfalls für eingehende/ausgehende Nachrichten entsprechende Regel definiert. Kommt die beA-Nachricht von einem Kollegen wird das Register "Anwalt" im Ordner "Gegner" vorgeschlagen.
kommt die Nachricht vom Gericht wird für diese automatisch der Ordner "Gericht" vorgeschlagen.
Soweit beA-Nachrichten aus standardisierten Textbezeichnungen bestehen kann als Regel definiert werden, dass diese Dateien in der Zusammenfassung.pdf landen. Dabei kann auch mit Platzhaltern gearbeitet werden. Bei uns sieht die Einstellung wie folgt aus:
Sämtliche dieser Dateien landen automatisch in der Zusammenfassung.pdf; stehen dort fals notwendig zur Verfügung, belasten aber die DokAblage nicht.
Da die Zusammenfassung.pdf von als "Hauptbestandteil" einer beA-Nachricht definiert wird nutze ich diesen Umstand um diese an einem Ort abzulegen, der mich bei der täglichen Arbeit nicht stört.
in der Regel bleiben bei einer durchschnittlichen beA-Nachricht dann nur noch die gerichtliche Verfügung, der Schriftsatz des Kollegen und die Anlagen zum Schriftsatz übrig. Da ich mir angewöhnt habe diese Dateien mit sprechenden Bezeichnungen zu versehen; beginnt ab diesem Zeitpunkt die Handarbeit, die ich selbst ausführen muss; zugleich kann ich dann die jeweiligen Dateien/Dokumente notfalls noch manuell in andere Register/Ordner verschieben.
Eine versendete Mail wird bei uns so abgelegt (Daten geschwärzt). Damit sollte ein Nachweis jederzeit zu führen sein. Die Einstellungen hierzu lassen sich im E-Mail-Tool definieren.
Weitere (Detail-)Fragen können wir gerne auch per PM / unmittelbare E-Mail-Kommunikation besprechen.
