gibt es mehrere Wege "nach Rom" ... ähm ... zum "GEBUCHT!"-Stempel in Unternehmen Online ?

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Hallo Bucher, Bucherinnen und Buchende,

mir stellt sich aus aktuellem Anlass eine kleine und möglicherweise triviale Verständnisfrage :

Wann und auf welchem/welchen Weg(en) kommt der "GEBUCHT!"-Stempel auf die digitalen Belege in "Belege Online" ("Unternehmen Online") ?

Mich interessiert insbesondere der Weg über 'fertige', importierte und verarbeitete Buchungsstapel in REWE inkl. der Beleg-Links und den damit verknüpften digitalen Belegen in "Unternehmen Online", die per XML-Schnittstelle hochgeladen wurden (kein 'normales' Scannen>Hochladen>OCR>Buchen).

Bisher war ich der Meinung, dass die "Gebucht!"-Stempel nur und erst durch die REWE-Funktion im Menü "Bestand" | "Buchungsinformationen übergeben" auf die Digitalen Belege 'gestempelt' werden 

Aber mindestens eine unserer buchenden Mitarbeiterinnen kennt diesen REWE-Menüpunkt gar nicht und hatte sich bisher keine weiteren Gedanken über die Herkunft der "GEBUCHT!"-Stempels gemacht.

Anscheinend gibt es noch einen anderen Weg, der dies automatisch erledigt 😉

... eigentlich ganz angenehm. Wer geht schon gerne 'stempeln' 😎

Nachtrag:

ich habe mal ein wenig 'gespielt' und habe gesehen, dass es in REWE bei "Erfassung beenden" noch ein kleines, unscheinbares Kästchen mit der Bezeichnung "Buchungsinformationen übergeben" gibt

Liegt hier der Schlüssel zur Beantwortung meiner Frage oder gibt es noch weitere alternative Wege zum "GEBUCHT!"-Stempel ?

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Moin,

nein mit den "Buchungsinformationen übergeben" hat der "Gebucht"-Stempel nichts zu tun.

Technisch wird nach der erfolgten Buchung bekannterweise nochmals die [+]-Taste gedrückt um den Beleg als gebucht zu markieren und abzulegen. Dies löst in Unternehmen online eine Markierung aus (der Originalbeleg wird nicht gestempelt). 

Diese Markierung ist also nur ein Datenbank-Merkmal zu einer Beleg-ID. Wenn also externe Belegeinreicher dieses Merkmal in der XML-Datei mitliefern, dann kann DUO dieses auch entsprechend übernehmen.

Das kleine unscheinbare Kästchen "Buchungsinformationen übergeben" wird übrigens immer dann aktiv, wenn

1. die Option in den Eigenschaften | Digitale Belege  aktiv ist

2. in den Buchungsstapel digitale Belege aktuell gebucht wurden.

Für die neuen digitalen Belege wird Rechnungswesen dann die Buchungsinformationen an DUO übergeben.

Dies kann auch im Nachgang nochmal wiederholt werden über Bestand | Buchungsinformationen übergeben | bspw. "Alle Stapel".

Buchungsinformationen sind die Infos, die in der Buchungszeile stehen (Konto, G-Konto, Belegnummer, Datum, etc.).

Beste Grüße
Christian Ockenfels

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@chrisocki ,

danke für das Feedback, 

Mein 'Gordischer Knoten' ist immer noch nicht zerschlagen

Meine Verständnisfragen sind immer noch :

• bei welcher Aktion erscheint der "GEBUCHT!"-Stempel auf dem Digitalen Beleg ?
  (dass der Stempel nur eine Markierung für den jeweiligen Beleg ist und kein reales Grafikelement, weiß ich. Man kann diese Markierung in DUO ja auch wieder per Menüpunkt aufheben.)
• kann ich in DUO nach diesen "GEBUCHT!"-Stempeln suchen/selektieren ?

Die Konstellation, die mich hauptsächlich interessiert :

bei einzelnen REWE-Mandaten werden 'fertige' Buchungsstapel und die zugehörigen Belege geliefert und von uns per "ISWL_Beleg2Buchung" verarbeitet und hochgeladen

Die Rechnungen sollen also nicht mehr zum "Digitalen Belegbuchen" angeboten werden, da sie ja schon gebucht sind.

Das hatte jetzt schon einige Monate gut funktioniert.

Die "GEBUCHT!"-Stempel 'landeten' auf all diesen Belegen

... aktuell gerade nicht ... aus unbekannten Gründen 

Die betreffende Mitarbeiterin arbeitet eigentlich nie direkt in DUO, sondern in REWE und will diese fertigen Buchungen 'nicht ohne Not 'anfassen

Übrigens, 

ich habe den betreffenden Buchungsstapel in REWE und die Belege in DUO gelöscht und wollte die gleichen ZIP-Dateien hochladen, die "ISWL_Beleg2Buchung" bereits generiert hatte

Beim Hochladen gab es keine Fehlermeldungen, aber in der Belegablage sind sie nicht angekommen, seltsam

Also habe ich die Verarbeitung in "ISWL_Beleg2Buchung" nochmal ausgeführt (inkl. Hochladen der neuen ZIP-Dateien)

Heureka! Jetzt sind die Belege in DUO angekommen, ohne "GEBUCHT!"-Stempel

Zusatzfrage:

sind Beleg-Links 'verbrannt', wenn Digitale Belege in DUO und/oder Buchungsstapel in REWE gelöscht wurden ?

Übrigens, 

bei einem anderen REWE-/DUO-Mandat, das von einer anderen Mitarbeiterin bebucht wird, sind die "GEBUCHT!"-Stempel bunt gemischt sichtbar oder nicht sichtbar.

... keine Ahnung, nach welcher Logik ... 

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Hi @vogtsburger ,

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• bei welcher Aktion erscheint der "GEBUCHT!"-Stempel auf dem Digitalen Beleg ?
  (dass der Stempel nur eine Markierung für den jeweiligen Beleg ist und kein reales Grafikelement, weiß ich. Man kann diese Markierung in DUO ja auch wieder per Menüpunkt aufheben.)

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Bei der klassischen Buchung von digitalen Belegen erfassen Sie die Buchung, welche abgeschlossen wird. Der Cursor steht dann wieder im Feld "Umsatz" und Sie drücken nun noch einmal die [+]-Taste um den Beleg als "gebucht" zu markieren und abzulegen. 

Die Beleganzeige wechselt dann zum folgenden Beleg.

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• kann ich in DUO nach diesen "GEBUCHT!"-Stempeln suchen/selektieren ?

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In der Belegübersicht können Sie zwischen "Gebuchten Belegen", "Ungebuchten Belegen" und "Alle Belege" durchaus selektieren. 

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Die Konstellation, die mich hauptsächlich interessiert :

bei einzelnen REWE-Mandaten werden 'fertige' Buchungsstapel und die zugehörigen Belege geliefert und von uns per "ISWL_Beleg2Buchung" verarbeitet und hochgeladen

Die Rechnungen sollen also nicht mehr zum "Digitalen Belegbuchen" angeboten werden, da sie ja schon gebucht sind.

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Wenn ich es richtig habe, werden diese Belege doch direkt in die Belegablage hochgeladen. Wenn Sie also im Rechnungswesen tatsächlich nur die Belege aus dem Posteingang anzeigen lassen, würden keine importieren Belege mehr angezeigt werden.

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ich habe den betreffenden Buchungsstapel in REWE und die Belege in DUO gelöscht und wollte die gleichen ZIP-Dateien hochladen, die "ISWL_Beleg2Buchung" bereits generiert hatte

Beim Hochladen gab es keine Fehlermeldungen, aber in der Belegablage sind sie nicht angekommen, seltsam

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Bitte mal in der Belegübersicht rechts in den Protokollen (Importprotokoll) nachsehen. Dort wird von DUO genau gelistet, was mit den Importen passiert ist. Dort sind auch die Fehler aufgeführt.

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Zusatzfrage:

sind Beleg-Links 'verbrannt', wenn Digitale Belege in DUO und/oder Buchungsstapel in REWE gelöscht wurden ?

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Jaein... Die Beleglinks sind bekannterweise UID's, die im Buchungssatz bzw. an dem Beleg anhängen. Somit wird der Beleglink hergestellt. 

Externe Belegeinreicher liefern die UID's mit, da sie auch die Buchungssätze inkl. UID liefern. Also richtet sich DUO hiernach. Im Normalfall vergibt DUO bei dem Upload die UID. 

Wenn ich nun Buchungssatz und Beleg lösche, sind die UID tatsächlich weg. Eine Neuvergabe der alten UID ist technisch ausgeschlossen. Wenn ich nun gezielt Belege mit einer XML-Datei hochlade, in der die UID wieder genutzt wird, dann wird DUO m.E. allerdings auch auf einen Fehler laufen (habe das schon einmal gesehen, Fehler lautete "UID bereits in Bestand oder anderen Bestand vorhanden").

Wenn allerdings die alten UID tatsächlich endgültig gelöscht sind (inkl. Papierkorb), dann sollte es durchaus möglich sein die UID wieder zu verwenden.

Die Frage ist nur: Warum?

Beste Grüße
Christian Ockenfels

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@chrisocki ,

ich habe soeben nochmal in DUO nachgesehen.

Die gelöschten Belege befanden sich noch im Papierkorb.

Insofern ist es auch verständlich, dass die gleichen Beleglinks nicht nochmal verwendet werden können.

Allerdings hätte ich dann eine entsprechende Fehlermeldung erwartet ... die aber nicht kam ...

... sonst hätte ich mir die Wiederholung der "ISWL_Beleg2Buchung"-Verarbeitung ersparen können

Die DUO-Protokolle (Belegprotokoll und Importprotokoll) sind sehr sperrig, m.E. zuuu sperrig, um solchen Problem(ch)en nachzugehen

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@vogtsburger schrieb: Allerdings hätte ich dann eine entsprechende Fehlermeldung erwartet ... die aber nicht kam ... ... sonst hätte ich mir die Wiederholung der "ISWL_Beleg2Buchung"-Verarbeitung ersparen können

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Das funktioniert nicht, da der Belegtransfer die ZIP-Datei "stumpf" hochlädt und dann ist fertig. Erst im Nachgang nimmt DUO das ZIP auseinander und liest die betreffenden XML-Dateien aus. 

Der Belegtransfer müsste also die "Verbindung halten" und auf Rückmeldung warten, bis DUO die ZIP/die ZIP's verarbeitet hat. Insbesondere bei dieser Einreichung werden aber auch durchaus grössere Mengen hochgeladen, was den Benutzer zu langen Wartezeiten bringen würde. Und wenn die Uploads durch einen zentralen Server mit einem Belegtransfer im Überwachermodus erfolgen, dann würde die Rückmeldung auf dem Server erfolgen... also im Nirwana. 

Fazit: Es bleiben nur die Importprotokolle... 

Beste Grüße
Christian Ockenfels

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... danke @chrisocki , für die Aufklärung bzgl. der fehlenden Fehlermeldung beim Hochladen

inzwischen habe ich noch eine andere klickbare Stelle gefunden, wo ich das Belegprotokoll des einzelnen Belegs einsehen kann

Spaßeshalber habe ich mal zum Vergleich eine 'gestempelte' Buchung aus der grauen Vorzeit, aus dem vorherigen Monat angeschaut :

Ich interpretiere das Belegprotokoll so, dass ich selbst am 9.8. alle Belege hochgeladen habe und dass die Mitarbeiterin am 11.8. die Buchungsinformationen 'bewusst' oder 'bewusstlos' hinzugefügt hat, ohne nochmal virtuell und separat zu stempeln

Nach dem Hochladen waren die Belege definitiv nicht gestempelt, da ich die Ergebnisse des Hochladens und die Anzeige der Belege in der Primanota immer kurz checke

... die neu hochgeladenen Belege haben dann noch keinen Stempel und laut Belegprotokoll noch keine "Beleginformationen"

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... es wird mir wohl nichts Anderes übrig bleiben, als selbst ein wenig mit dem Mustermandanten und mit Musterbelegen zu 'spielen' ...

... um zu sehen, wann und wie 'durch Zauberhand' gestempelt oder entstempelt wird 😄

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@chrisocki schrieb:

[...] nein mit den "Buchungsinformationen übergeben" hat der "Gebucht"-Stempel nichts zu tun [...]

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... also diese Aussage würde ich  nochmal 'vorsichtig' anzweifeln

... nachdem es nämlich bei uns einen konkreten Fall gab,

• mit vorhandenem, (fast) fertigem, verarbeitetem Buchungsstapel in REWE,
• mit von ISWL_Beleg2Buchung verarbeiteten und hochgeladenen Belegen
• aber mit noch fehlenden "GEBUCHT"-Stempeln,

... bin ich der Sache nochmal näher 'auf den Pelz gerückt' ...

... und habe festgestellt, dass zwischen 'nicht gestempelt' und 'gestempelt' nur die Funktion "Buchungsinformationen übergeben" steht

kurz:

vor dem 'magischen' Klick: kein "GEBUCHT"-Stempel auf den Belegen in DUO

nach dem 'magischen' Klick: alle "GEBUCHT"-Stempel vorhanden

[#10 · Accepted solution]

Interessante Frage! Ich bin bisher ebenfalls davon ausgegangen, dass der Gebucht Stempel nur durch "Buchungsinformationen übergeben" gesetzt wird.

Es gibt ja auch verschiedene Wege / Orte, wie/wo die Buchungsinformationen erfasst werden:

• Mandat scannt, Kanzlei erfasst die Belege in Rewe mit "Digitale Belege buchen"
• Mandant scannt und macht die komplette Vorerfassung in UO inkl. Konten, Kanzlei holt sich in Rewe die Buchungsinformationen über "Buchungsvorschläge bearbeiten"
• Buchungsinformationen kommen über die XML Schnittstelle, Kanzlei holt sich in Rewe die Buchungsinformationen über "Buchungsvorschläge bearbeiten"
• Beleg2Buchung (Belege werden in der Belegablage von UO gespeichert, Buchungsinformationen kommen über die Stapelverarbeitung)

Bei ersterem könnte @chrisocki durchaus Recht haben, das der Stempel nach der Plus Taste gesetzt wird (lässt sich ja leicht herausfinden, probiere ich mal aus). Bei den zwei mittleren Varianten wird beim Verarbeiten zwar auch nochmal jeder Buchungssatz bestätigt, da ist mir aber noch nie aufgefallen, dass zu diesem Zeitpunkt eine "Online Verbindung" zu RZ bestehen muss bzw. dass es da bei mir mal einen Fehler gab "kann keine Infos übergeben, weil keine Verbindung blabla". Hier wird der Stempel bestimmt erst nach "Buchungsinformationen übergeben" erscheinen. Und bei der Beleg2Buchung Variante habe ich gerade keine Idee, da habe ich den Vorlauf ja dann bereits fix und fertig in Rewe.

Im Dokument  9211437 steht auch nur was von der Variante "Buchungsinformationen übergeben". Und in der Hilfe zu UO steht zum Gebucht-Kennzeichen "Der steuerliche Berater hat den Beleg gebucht.". Klingt für mich so, dass der Stempel unabhängig davon ist, ob Mandant den Beleg komplett vorerfasst oder per XML Schnittstelle eingelesen hat - der Stempel erscheint erst, wenn die Buchung in Rewe "ankommt" und dann "Buchungsinformationen übergeben" ausgeführt wurde.

[#11]

... danke für das Feedback

Ja, ich bin auch der Meinung, dass ausschließlich REWE den "GEBUCHT"-Stempel auf den Beleg 'haut', entweder aktiv über einen Klick auf "Buchungsinformationen übergeben" oder vielleicht auch 'proaktiv' durch eine mir noch unbekannte Automatik.

Da ich selbst nicht an der Buchhaltungsfront stehe, könnte mir der "GEBUCHT"-Stempel eigentlich 'schnuppe' sein, aber wenn sich eine Mitarbeiterin wundert, dass bei "Digitale Belege buchen" auch noch die vermeintlich längst fertig gebucht gelieferten Ausgangsrechnungen angeboten werden, muss man der Sache ja nachgehen

Es hat sich gezeigt, dass erst nach der Ausführung von "Buchungsinformationen übergeben" die o.g. Ausgangsrechnungen, die bereits per Beleg2Buchung eingespielt waren, nicht mehr zum digitalen Belegbuchen angeboten wurden

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Hallo @vogtsburger,

aufgrund Ihrer Rückmeldungen zum Thema "Wann wird das Gebucht-Kennzeichen gesetzt?" haben wir die verschiedenen Szenarien in einem Info-Dokument zusammengefasst:

 Gebucht-Kennzeichen beim Buchen mit digitalen Belegbildern

Wenn Ihnen noch ein Szenario fehlen sollte, schreiben Sie uns gerne hier in diesem Thread.